Chattar (grundläggande): Visa, Skriv ut, Arkivera, Ta bort

TaxDome ger dig massor av verktyg för att hantera och hålla reda på dina kunders meddelanden. Du kan se alla svar på en gång eller bara från en kund. Du kan också arkivera dina chattar, öppna och radera dem igen, ta reda på när en kund fick ett meddelande och mycket mer.

Täckt här:

Svara på kundmeddelanden

Teammedlemmar får ett e-postmeddelande och ett meddelande i sina Inbox+ när en av deras tilldelade klienter skapar en ny chattråd, svarar på en chatt eller gör ändringar i en uppgift. 

När någon svarar på en tråd uppdateras Inbox+ meddelandet uppdateras; endast ett meddelande per chattråd visas. När det finns ett nytt meddelande i en tråd uppdateras aviseringen och flyttas till toppen. (Här finns mer information om aviseringar.)

Om du vill visa det senaste meddelandet och svara på det klickar du på trådens namn eller på länken Gå till....

Visa och svara på en kunds chatt genom att gå till fliken Kommunikation i deras konto. På fliken sker allt i realtid, precis som med DMs. Klicka på en tråd för att visa den.

Inre chattrådar:

  • Kommunicera med kunder genom att skriva i chattfältet
  • Skicka ett meddelande genom att trycka på ctrl + enter i Windows eller cmd + enter i Mac
  • Visa och ladda ner klientuppladdade filer
  • Lägga till, visa, ladda ner och radera filer som laddats upp av företaget
  • Lägga till, granska och checka av klientuppgifter

När du får ett svar från en klient vars konto innehåller andra användare - två eller flera kontakter som har Login aktiverat - vet dualltid vem som svarar i chattråden, eftersom kontaktens namn visas som författare.

Se alla chattar för ett kundkonto

Om du vill visa alla chattrådar för ett klientkonto går du till Klienter, väljer kontot och öppnar sedan fliken Kommunikation . Cirkeln som visas till höger om fliken Kommunikation visar hur många olästa chattar och SMS-meddelanden ett konto har. Den gröna punkten på fliken Chattar visar olästa trådar under den.

Alla chattar för klientkontot sorteras kronologiskt efter det senaste svaret på sidan Chattar . Det finns också en sida för kommunikation via SMS.

Detta är vad du har inne på Chats-sidan:

  1. Olästa och Lästa avsnitt. Trådar med olästa meddelanden är placerade högst upp. En tråd är läst om minst en firmamedlem har läst alla meddelanden i den. När du har läst alla meddelanden försvinner avsnittsnamnen. 
  2. Status and author. Threads with unread messages are marked with a green paper plane icon and a dot, while read threads are marked with a purple paper plane icon, and archived ones are marked with a grey one. You can also see the name of the person who sent the latest message in a thread.
  3. Ämne och svarstid. Visar innehållet i det senaste meddelandet och datum/tid då det skickades, om det finns bifogade dokument och om det finns klientuppgifter i en tråd.
  4. Client tasks status. Shows how many tasks in the thread are completed out of the total number of tasks. The number of incomplete tasks are highlighted in blue and those completed in grey.
  5. Filter. Filter chat threads by time interval, client tasks completion or thread status (see below).

Filtrering av chattrådar

Du kan filtrera dina chattrådar för ett klientkonto genom att bara visa de som är relevanta. Med hjälp av filtrering kan du till exempel snabbt hitta alla trådar med ofullbordade klientuppgifter eller de som har arkiverats. Det finns tre sätt att filtrera:

  • Tidsintervall: se chattrådar med svar eller klientuppgifter som skapats under ett visst tidsintervall.
  • Klientuppgifter: se chattrådar med ofullständiga eller slutförda klientuppgifter, eller välj Alla för att bara se trådar med klientuppgifter.
  • Status: see chat threads with the Active or Archived status only.

Om du vill filtrera en lista klickar du på FILTER i det övre högra hörnet, markerar de filter du vill använda och klickar sedan på ANVÄND. Du kan använda så få eller så många filter som du behöver. 

När du har använt dina valda filter begränsas listan i enlighet med detta. De valda filtren visas högst upp på sidan Filter . Du kan enkelt ändra filtren genom att lägga till eller ta bort något av dem, annars klickar du på ÅTERSTÄLL för att rensa alla och börja om på nytt. (Här finns mer information om hur du använder filter).

Koppla chattrådar till jobb

Om du vill länka ett nytt jobb går du till fliken Länkade jobb i en tråd och klickar på + Länka till jobb, väljer ett eller flera jobb genom att klicka i kryssrutorna till vänster och klickar sedan på Spara. Använd sökfältet för att hitta ett visst jobb eller klicka på upp- och nedpilarna för att sortera jobben efter namn eller pipeline.

Alla länkade jobb visas på fliken Länkade jobb. Klicka på X till höger om jobbnamnet för att ta bort länkningen, eller klicka på jobbnamnet för att visa detaljerna på en ny sida.

Redigera dina meddelanden

En företagsägare och en anställd kan redigera meddelanden som de har skickat under de senaste 24 timmarna. Så om du behöver göra ändringar i ett meddelande:

1. Öppna en chattråd.

2. Klicka på de tre punkterna till höger om meddelandet och välj sedan Redigera.

3. Gör de ändringar du behöver i textfältet och tryck sedan på ✔ för att behålla ändringarna eller X för att kasta dem.

notera

Observera! Redigering av meddelanden är inte tillgängligt för dina kunder. Du kan inte heller redigera meddelanden som skickats av andra.

Radera dina meddelanden

Endast en företagsägare och en administratör kan radera sina egna meddelanden. Så här gör du:

  1. Öppna en chattråd
  2. Klicka på de tre punkterna till höger om meddelandet och välj sedan Ta bort

notera

Observera! Om du tar bort ett meddelande med bifogade dokument tas även dessa dokument bort från fliken Dokument i chattråden.

Se vilka meddelanden som har mottagits och lästs

Gray or green checkmarks appear next to each message you or any of the team members sent. All team members always see if the message from the firm was read by a client, disregarding who sent it.

Here’s what the checkmarks mean:

Meddelandet skickades framgångsrikt.

The client has read the message. If there are several users linked to the client account, green checkmarks indicate that at least one has read the message.

As for the client, they don't see if you have read their messages. Therefore, you don't need to feel pressured to respond immediately, lest they think you're ignoring them. 

Filtrera din kontolista för att se vilka kunder som har öppna frågor eller olästa meddelanden:

  1. Gå till Klienter och klicka sedan på Filter.
  2. Välj Chattar i rullgardinsmenyn och markera det alternativ du föredrar:
  • Aktiv: alla konton med aktiva chattrådar.
  • Olästa: alla konton med olästa chattrådar.
  • Arkiverad: alla konton med arkiverade chattrådar.

Skriva ut chattar

Om du vill skriva ut en chattråd klickar du på de tre punkterna längst upp till höger i chattfönstret och väljer sedan Skriv ut i rullgardinsmenyn.

Arkivera och öppna chattrådar igen

Once you receive all the information you need from a client in a chat thread, archive or delete it to avoid clutter. When you archive a chat thread, you still have access to it. However, if it still has incomplete tasks, clients won’t be able to view them on their dashboard.

Om du vill arkivera chattrådar klickar du på de tre punkterna längst upp till höger, klickar på Arkiv och sedan på Ja i popup-fönstret Arkivera chatt.

Arkiverade chattrådar listas på sidan Chattar tillsammans med aktiva trådar. De förblir synliga för klienter och markeras med en grå pappersplansikon och etiketten Arkiverad högst upp i tråden. Du kan dock filtrera din sida så att arkiverade trådar inte visas.

Om du arkiverar en chattråd och senare upptäcker att du behöver den kan du öppna den igen.

  1. Gå till sidan Chattar på fliken Kommunikation för klientkontot.
  2. Click the Filter button on the far right of the page, select Archive from the Status section and click Apply.
  3. Öppna chattråden, klicka på de tre punkterna längst till höger i chatten och klicka sedan påÖppna igen.

Arkiverade chattar blir automatiskt aktiva när följande åtgärder utförs i tråden (antingen av företaget eller av en kund):

Radera chattrådar

Till skillnad från arkiverade meddelandetrådar kan raderade trådar inte återställas. Ta bort en chattråd permanent:

1. Klicka på de tre punkterna längst till höger i meddelandetråden och klicka sedan på Ta bort.

2. Klicka på Ta bort i popup-fönstret Bekräftelse på borttagning.

Har detta besvarat din fråga? Tack för feedbacken Det uppstod ett problem när du skickade in din feedback. Vänligen försök igen senare.

Behöver du fortfarande hjälp? Kontakta oss Kontakta oss

Relaterade artiklar