Chattar (grundläggande): Skapa och tillämpa mallar

Chattmallar är användbara för kommunikation som du regelbundet skickar till kunder. De används också i pipelines som automatiseringar för att skicka automatiska meddelanden till kunder. De gör att du inte behöver skriva samma meddelanden från grunden om och om igen. På så sätt kan du se till att du har dem till hands när du behöver dem.

Täckt här:

• Skapa mallar för chattar
• Tillämpa mallar för chattar
• Redigera chattmallar
• Radera chattmallar
• Automatisera meddelanden till kundkonton

Skapa mallar för chattar

En chattmall kan skapas av en företagsägare, en administratör eller en anställd som har behörighet att hantera mallar.

Om du vill skapa en chattmall går du till Mallar >Företagsmallar i den vänstra menyraden, går till Chattar och klickar sedan på Skapa mall.

Eller öppna den här sidan genom att lägga tillSkicka automatisktmeddelande när du redigerar en pipelineoch sedan klicka på knappen Ny mall .

Nedan förklaras de numrerade avsnitten i fönstret Skapa meddelandemall där du skapar meddelandemallar:

1. Namn: Ange ett namn för mallen - det du kommer att se när du väljer mallen.

2. Från: Välj den teammedlem på vars vägnar meddelandet ska skickas. Detta är det namn som mottagaren kommer att se som avsändare, oavsett vem som har flyttat jobbet till nästa steg.

En teammedlem kan väljas här om:

• Тde är tilldelade kontot, eller
• Тde har åtkomsträttigheter för att se alla konton

3. Ämne: Ange en ämnesrad; den kommer att visas som namnet på meddelandet i mottagarens meddelandelista.

4. Add Shortcode: To individualize the message, apply shortcodes (dynamic data) to include, for example, the recipient's name, the account name or the date. Shortcodes are available for both the message title and body. Here's more on using shortcodes in TaxDome.

5. Texten: Skriv meddelandet med hjälp av formatering, emojis, länkar och mycket mer.

6. Skicka påminnelser till kunder: Aktivera om du vill att ett påminnelsemeddelande ska skickas till klienten när de inte svarar inom en viss tidsram eller inte har slutfört sina uppgifter. Läs mer om påminnelser i chattar.

7. Klientuppgifter: Lägg till klientuppgifter. Uppgifterna visas som en att göra-lista med kryssrutor. Klicka på Lägg till uppgift för att lägga till fler att göra-objekt. När en uppgift är slutförd kan antingen du eller klienten bocka av den. Här finns mer information om att hantera klientuppgifter.

8. Spara och avsluta, Spara och Avbryt: Klicka på Spara & Avsluta för att spara mallen och gå tillbaka till mallistan, Spara för att behålla dina ändringar och fortsätta redigera mallen eller Avbryt för att avsluta utan att spara.

Tillämpa mallar för chattar

När du har skapat en chattmall kan du använda den för att påskynda skapandet av ett nytt meddelande. Så här gör du:

1. Välj alternativet för att skapa ett nytt meddelande:

• Klicka på New uppe till vänster och välj sedan Chat.
• Klicka på Ny chatt i avsnittet Kommunikation i en kontoprofil.
• Markera en eller flera mottagare i kontolistan och välj sedan Skicka meddelande i rullgardinsmenyn.

2. Klicka på fältet Mall och välj sedan mall i rullgardinsmenyn.

3. Redigera den befintliga texten eller skriv något nytt och ställ sedan in meddelandealternativen.

Observera! Ändringar som du gör i meddelandet påverkar inte den valda mallen.

Redigera chattmallar

Följ dessa steg för att göra ändringar i en chattmall:

1. Gå till Mallar > Fasta mallar i den vänstra menyraden, välj Chattar och klicka sedan på namnet på chattmallen.

2. Gör ändringar i chattmallen och klicka sedan på Spara & avsluta.

Radera chattmallar

Om du vill ta bort en chattmall helt och hållet går du till Mallar > Fasta mallar från i den vänstra menyraden och öppnar sedan Chattar. Klicka på tre punkter längst till höger om namnet på chattmallen, välj Ta bort och bekräfta sedan genom att klicka på Ta bort i popup-fönstret Bekräftelse på borttagning.