💸 Skatteförberedelser: Inledande TaxDome installation

Hälsningar, Tax Preparer! Många av dina kollegor inom skatteberedning implementerar liknande processer i TaxDome för att hantera sina metoder. Vi är fast beslutna att avslöja alla hemligheter om hur du konfigurerar dina TaxDome -processer nu, så att du kan skörda frukterna av dem i framtiden. Gör dig nu redo att läsa om de mest användbara funktionerna och inställningarna som är utformade för att ta din skatteberedning till en ny nivå.

Genomför de allmänna onboarding -stegen innan du fortsätter så att du är bekant med grunderna för TaxDome .

Tips: Ladda ner denna enkla checklista för att följa dina framsteg.

Täckt här:

• Använd taggar för att filtrera konton eller för att skapa pipelines
• Använd en anpassad mappstruktur och gör ändringar i den i bulk
• Konfigurera anpassade fält
• Importera dina företag och enskilda skattekunder

Använd taggar för att filtrera konton eller för att skapa pipelines

Mål: Att skapa anpassade taggar som placerar kundkonton i en viss workflow. 

Create tags based on the type of services you offer. Some examples could be: Tax, 1040, 1065, 1120, 1099-NEC, Sales tax or Tax planning. You can immediately start applying them while you import. Later, they’ll come in handy when you filter your accounts and set up pipeline automations.

Taggar för skatteberedning används för att gruppera konton tillsammans. När du har taggat dina konton får du följande alternativ:

• Filtrera din kundlista för att hitta:
• Dina enskilda kunder som ännu inte har fyllt i sina organisatörer (dvs. kunder som har en "1040"-tagg och en väntande organisatör).
• Skatteförbered kunder med förfallna fakturor (dvs. kunder som har taggen "Skatt" och en förfallen faktura).
• Tax prep-kunder som ännu inte har undertecknat sitt uppdragsbrev (dvs. kunder som har en "Tax"-tagg och ett väntande förslag).
• Potentiella kunder som ännu inte har gjort sin första insättning (dvs. kunder som har taggarna "Prospect" och "Tax" och en väntande faktura).
• Ställ in automatiserade processer
• Skicka meddelanden i bulk, etc.

Använd en anpassad mappstruktur och tillämpa ändringar på den i bulk

Eftersom du redan har grupper för dina kunder kanske du vill fundera på hur mappstrukturen i Dokument >Kunddokument skiljer sig åt beroende på vilka tjänster du tillhandahåller.

Som standard är den mappmall som används i TaxDome Standardmallen för skatteår. Det är praktiskt för att förbereda skatter. Många företag lägger dock till extra undermappar, t.ex. Permanent Tax Docs.

När året är slut och den nya skattesäsongen börjar måste du lägga till en extra årsmapp för det föregående året för alla dina kunder.

Detta kan göras antingen genom att skapa en ny mall som bara innehåller en mapp eller genom att redigera den befintliga mallen och tillämpa ändringen på alla konton som är kopplade till den mallen. Vi rekommenderar att du använder det andra alternativet eftersom det gör att du kan använda denna mall både för dina nya och befintliga kunder. Det viktiga är att alla tidigare skapade mappar förblir oförändrade.

Konfigurera anpassade fält

Du kan inkludera ytterligare klientdata för att automatisera ännu fler processer. Det är vad anpassade fält är till för.

Dessa fält kan innehålla alla anpassade data som du använder när du arbetar med dina kunder, t.ex:

• Företagets storlek
• Industri
• Anpassat namn
• Företagets namn
• EIN

Anpassade fält kan läggas till både för konton (företag, familjer) och kontakter (individer).

Custom fields can be used as shortcodes throughout the system in:

• Massutskick - i ämnesraden och brödtexten
• E-postmallar - i ämnesraden och brödtexten
• Mallar för chatt
• Mallar för jobb
• Mallar för förslag

Titta på den här praktiska videon för att lära dig hur du använder anpassade fält för att skicka e-postmeddelanden om betalning av beräknad skatt.

Importera dina företag och enskilda skattekunder

The last piece of advice on setting up your CRM so that your practice runs smoothly here is to learn how to import your clients. To do so, create separate spreadsheets for each client group.

Generellt kan alla skattekonton delas in i två huvudgrupper:

• Individuella konton, som antingen är privatpersoner eller gifta par som ansöker gemensamt. Observera att i TaxDome är ett familjekonto ett individuellt konto med två kontakter som är kopplade till det kontot:

• Företagskonton är bolag, handelsbolag eller andra företagsstrukturer för vilka du måste lämna in Form 1120, Form 1065, etc. Detta är en företagskontotyp med flera kontakter (dvs. personer - t.ex. ägare, VD, CFO, anställda etc.) kopplade till kontot:

Om du skapar kalkylbladet på egen hand rekommenderar vi att du endast anger en kontakt per rad, även om du kopplar flera kontakter till samma konto. På så sätt fungerar importen smidigt.

När du exporterar kundlistor från ett annat skatteprogram kan du dock se fall där en skattebetalare och dennes make/maka, samt alla deras personliga uppgifter, listas på samma rad. Om så är fallet ska du inte slösa tid på att kopiera och klistra in data - kör istället importguiden två gånger. Här visar vi dig hur du gör: