💸 Skatteförberedelser: Konfigurera processer i TaxDome

Här berättar vi hur du ställer in dina processer för skatteberedning i TaxDome: hur du enkelt tar emot nya kunder, hanterar tillägg med hjälp av automatiseringar, får e-signaturer för 8879 i en handvändning och mycket mer.

Täckt här:

• Automatisera och delegera rutinuppgifter
• Upprepade uppgifter relaterade till kommunikation
• Administrativa uppgifter
• Onboarding new clients: best practices
• Keep a separate pipeline for leads/prospects
• Ta in nya kunder i era vanliga pipelines med hjälp av taggar och villkor
• Hantera tillägg
• Konfigurera fakturering och betalningar
• E-signering av 8879 och andra skatteformulär
• Hantera dina färdiga skattedeklarationer

Automatisera och delegera rutinuppgifter

Ju fler uppgifter du automatiserar, desto fler kunder kan du hantera. Vi har användbara tips (baserade på dina kollegors erfarenheter) om hur du gör:

• Automatisera upprepade uppgifter i samband med kommunikation(meddelanden, dokumentförfrågningar, fakturor etc.)
• Delegera administrativa uppgifter (t.ex. arbete med kundkonton och regelbundna interna revisioner)

Upprepade uppgifter relaterade till kommunikation

Dessa vardagliga rutinuppgifter kan tilldelas TaxDome bara i 3 steg:

1. Skriv ner vad du redan gör
2. Leta efter uppgifter som upprepas
3. Skapa pipelines för alla processer och använd automatiseringar för rutinuppgifter

You don’t need to do it from scratch – start from our Marketplace with templates for different types of services. All of the templates we provide are fully editable, so you can change them to fit your needs: 

• 1040 Tax Return Pipeline (from webinar)
• 1120S - Inkomstdeklaration för S-företag
• 1120 - Företagets inkomstdeklaration
• 1065 - Inkomstdeklaration för partnerskap

Administrativa uppgifter

Skriv först ner alla dina administrativa uppgifter. Överväg att anlita någon som kan sköta administrationen så att du kan frigöra värdefull tid.

Then add a team member with a role of an admin to do various administrative tasks: check tags, assign team members to accounts, check pipeline availability inside the team, track your team's working hours, etc.

Onboarding new clients: best practices

Beroende på vilken byrå ni har kan ni ha olika processer på plats för att ta emot nya kunder. Vi föreslår följande två alternativ (välj det som fungerar bäst för dig):

• Keep a separate pipeline for leads/prospects
• Ta in nya kunder i era vanliga pipelines med hjälp av taggar och villkor

Keep a separate pipeline for leads/prospects

The first option is to have a separate pipeline for your prospects and to move them to your usual pipeline once they become clients.

You can add new clients into your workflow this way:

1. Ring ett samtal, skicka en offert och underteckna ett avtal under processen för att generera leads.
2. When leads become clients, move their job from the “Prospects” pipeline to the “Tax Preparation” pipeline with just one click while keeping everything in place — proposals, notes, messages, time entries and so on.

Ta in nya kunder i era vanliga pipelines med hjälp av taggar och villkor

Ett annat sätt att hantera nya kunder är att lägga till några regler som endast tillämpas på de nya konton som läggs till i pipelines. På så sätt behöver du inte använda två pipelines.

Enligt våra kunders bästa praxis bör du göra följande:

• Skapa ett villkorligt steg för alla konton som är taggade med taggen Ny kund . Om ett konto är taggat med taggen Ny kund flyttas jobbet till steget Väntar på förskottsbetalning där automatiseringen av fakturering läggs till:

• Skapa villkorliga automatiseringar och skicka olika välkomstmeddelanden till dina nya och befintliga kunder baserat på de taggar som används:

• Add the Update account tags automation to the last stage of the pipeline and change the New client tag to the Returning client tag:

Hantera tillägg

Om du frågar oss - "Vad är det bästa sättet att hantera tillägg via TaxDome?" -- är svaret: det beror på. Låt oss undersöka hur du kan hantera tillägg.

• Create a separate Extension pipeline.  When a client needs an extension, you can move it to another pipeline. And then you can move it back to the previous pipeline when the client is ready to file.

• Or create a conditional stage in your tax preparation pipeline. If your client needs an extension, you can apply the Ext needed tag to their account. Clients enter this stage only if they are tagged, then they move further down the pipeline. Otherwise, they skip the stage.

Konfigurera fakturering och betalningar

Tips! Anslut din betalningsleverantör för att kunna ta emot pengar direkt via TaxDome.

Faktureringsprocessen beror på vad som fungerar bäst för dig och dina kunder.

Välj ett av följande alternativ eller använd dem båda för olika kunder:

• Invoice your new clients before the job is done. You may send an invoice along with an engagement letter. Once the client signs the proposal, the job is moved to the next stage, and the invoice is automatically sent along with a message that they need to pay before you start the work.

• Fakturera dina betrodda kunder efter att jobbet är gjort. Du kan låsa förberedda deklarationer till fakturor så att kunderna ser att jobbet är gjort, men de kommer inte att kunna komma åt eller ladda ner sina formulär förrän de betalar för ditt arbete.

E-signering av 8879 och andra skatteformulär

Nedan kan du se det snabbaste sättet att få en signatur från din kund:

Använd våra knep för att hålla processen smidig:

• For Forms 8879 requiring knowledge-based authentication (KBA), TaxDome can request an IRS-compliant signature (this will cost $1 per signer)
• För att hantera flera firmatecknare, t.ex. en familj, koppla dem till ett konto
• Koppla det dokument som väntar på underskrift till ditt jobb: automove-funktionen aktiveras när dokumentet har undertecknats
• Du kan använda signaturmallarna för att snabbt lägga till fält för vanliga formulär

Hantera dina färdiga skattedeklarationer

När din deklaration är klar kan du behöva ladda upp den till TaxDome för granskning av chefen och godkännande av kunden.

Med TaxDome Desktop App kan du göra det direkt från ditt skatteprogram eller något annat program som har en utskriftsfunktion. Använd bara TaxDome som skrivare och länka det uppladdade dokumentet till lämpligt jobb så att din chef enkelt kan hitta det.