💸 Skatteförberedelser: Kommunikation med kunden

Som en av våra kunder uttryckte det: "Med rätt tidsplanering och kundkommunikation kan en erfaren skattekonsult hantera varje deklaration endast en gång." Här hittar du en fusklapp med de mest användbara tipsen om hur du kan uppnå detta.

Täckt här:

• Skicka personliga e-postmeddelanden
• Schemalägg e-postmeddelanden
• Låt dina kunder boka tid direkt från sin kundportal
• Samla in dokument
• Automatiserad insamling med hjälp av arrangörer
• Slutförande av dokumentationen
• Använda inbäddade PDF-verktyg för att förbereda och granska deklarationer

Skicka personliga e-postmeddelanden

Regelbunden och personlig kommunikation ger både dig och din kund sinnesro. Du vet att de är informerade och de känner att du hör av dig regelbundet.

Följande funktioner på TaxDome hjälper dig att effektivisera dina interaktioner:

• Mallar för e-post. Förbered en e-postmall för varje gång du behöver kommunicera med kunder. Använd vårt mallbibliotek för en enkel start.
• Use shortcodes for personalization - you don't have to compose every email manually.
• Skicka personliga e-postmeddelanden i bulk (t.ex. när du behöver informera en grupp kunder om något).
• Send automated emails (i.e. notifications when your job is moving through a pipeline).

Schemalägg e-postmeddelanden

Du kan också planera så att e-postmeddelanden skickas automatiskt om du vet exakt när de ska skickas. Skriv dina e-postmeddelanden i förväg och ange datum och tid för utskicket. Här finns mer information om schemaläggning.

Baserat på erfarenheterna från andra företag som använder vårt system rekommenderar vi att du använder den här funktionen för att informera kunderna om startmejlet för skattesäsongen:

• Förändringar i din verksamhet/tjänster under året
• Dina kontorstider
• Hur dina kunder kan nå dig
• Information om den deposition du behöver för att starta ditt arbete
• Hur du ser till att deras dokument är säkra
• Hur kunder kan få tillgång till sin kundportal

Låt dina kunder boka tid direkt från sin kundportal

Du kan spara den tid du vanligtvis lägger på att schemalägga ett samtal. Gå till sidan Inställningar, välj fliken Integrationer och klicka sedan på underfliken Schemaläggare. Här kan du konfigurera TaxDome integration med Acuity, Calendly, YouCanBook.Me och Schedulista. För mer information, gå till här.

Även om dina kunder kommer att kunna boka möten med knappen längst upp till höger i sin portal, rekommenderar vi att du skapar ett separat e-postmeddelande med instruktioner om hur man bokar ett möte.

Samla in dokument

Att samla ihop dokument är en rutin som du upprepar med varje kund. Det kan också vara en källa till överraskningar - som att upptäcka att det saknas dokument mitt i deklarationsförberedelserna. Med TaxDome kan du ställa in processen för att samla in dokument och se till att dina kunder följer den. Se våra råd nedan:

• Automatiserad insamling med hjälp av arrangörer
• Slutförande av dokumentationen

Automatiserad insamling med hjälp av arrangörer

Det vanligaste sättet att samla in information och dokument från dina kunder är via PDF. Detta är dock också föråldrat och ineffektivt. TaxDome förser dig med organisatörer som enkelt kan automatiseras och ställas in efter dina behov.

Att använda organisatörer kan spara dig mycket tid och besvär - utforska följande funktioner för att se:

• Villkorlig logik: ställ in villkoren för att hoppa över de frågor som inte är tillämpliga

• Ytterligare avsnitt: låt dina kunder kopiera de avsnitt som upprepas (t.ex. adressen för båda makarna)

• Förklaringar till frågor: lägg till en beskrivning till dina frågor så att dina kunder vet exakt vad som krävs av dem

• Textblock: lägg till textblock för att beskriva varje avsnitt i detalj eller för att förmedla viktig information

Slutförande av dokumentationen

Följ alltid denna regel: börja förbereda din deklaration först när du har fått alla dokument från.

Vi har gjort ett par rekommendationer här:

• Öppna klientens organizer eller dokument först när du har fått ett meddelande om att alla dokument har laddats upp till TaxDome. Dina klienter har kryssrutanMeddela företaget om du är klar med uppladdningen för det.
• Stäng av aviseringar i organisatörer om dokumentuppladdningar så att du inte distraheras i förtid.

• Be dina kunder att skicka ett mejl till dig när de är klara med uppladdningen, eller ta det ett steg längre genom att använda automatiseringar och klientuppgifter i chattar.

• Make a separate stage for the automation for sending the confirmation message in your pipeline.

• Skapa en chattmall för att begära att dina kunder bekräftar att de är klara med att ladda upp dokument - och lägg till en kunduppgift där.

• Ta ut en avgift för obesvarade anmälningar eller anmälningar som lämnats in efter tidsfristen.

Använda inbäddade PDF-verktyg för att förbereda och granska deklarationer

TaxDome ger dig inbäddade PDF-verktyg som passar för visning, redigering, markering, samarbete och mycket mer. För att ha dokumenten nära till hands kan du använda dessa knep:

• Sammanfoga dokument direkt i TaxDome om din kund skannade dem som enskilda filer

• Använd stämplar när du granskar PDF-filer så att teamet vet vilka dokument som har kontrollerats