E-post (grundläggande): Skicka, svara, skriv ut, lägg till bilder

Fler användbara instruktionsvideor finns på TaxDome Academy, vår kostnadsfria online nav för
se och lära dig allt du behöver veta om TaxDome.

Du behöver inte använda din Gmail eller en app från tredje part när du arbetar: TaxDome erbjuder sin egen säkra integrerade e-post. Synkronisera ditt e-postkonto med TaxDome för att hålla alla dina TaxDome ärenden på ett ställe och förbättra dina kontakter med kunderna.

Täckt här:

Skicka e-postmeddelanden

E-postmeddelandet kan skickas av en företagsägare, en administratör eller en teammedlem med åtkomst till kontot eller åtkomsträttigheter för att se alla kont on.

Det finns flera sätt att skicka e-post:

Skicka e-post med knappen Ny

Om du vill skicka e-post från valfri sida i portalen klickar du på Ny längst upp till vänster, väljer E-post i rullgardinsmenyn, väljer ett konto, en kontakt eller e-postadresser som är kopplade till kontot och skriver sedan e-postmeddelandet. Nu är det klart! Klicka på Skicka.

Se nedan för mer information om våra meddelandefunktioner.

spets

Obs! 

  • If you email an account (account shortcodes mode), all the linked contacts receive the same copy with cc.
  • If you email contacts (contact shortcodes mode), all of them receive individual emails. However, you can choose specific email addresses to receive an email.

Skicka e-post i bulk från kontolistan

Ibland behöver du skicka samma e-postmeddelande till många kunder, till exempel för att informera alla om en kommande deadline eller uppdatering.

Om du vill skicka ett massutskick går du till sidan Konton > Kunder i menyn till vänster, markerar kryssrutorna bredvid de önskade kontona, klickar på @Skicka e-post och skriver sedan e-postmeddelandet eller väljer en mall. Nu är det klart! Klicka på Skicka.

E-postmeddelandet skickas till alla kontakter som är kopplade till de valda kontona.

Nedan kan du se vad du ska göra i varje numrerat avsnitt:

1. Mall: Klicka på och välj en av de e-postmallar du har skapat i rullgardinsmenyn. E-postmallar är särskilt användbara för meddelanden som du ofta skickar till kunder.

2. Mode: Select the contacts or accounts mode to be able to add dynamic data to your message, such as the email recipient’s name or the date. For more about shortcodes, go here.

3. Från: Du kan skicka ett e-postmeddelande på uppdrag av en annan teammedlem genom att markera dennes namn i fältet Från.

spets

Observera! Teammedlemmen måste ha aktiverat Tillåt andra att skicka från min e-post i sina kontoinställningar på TaxDome .

4. Till: Beroende på vilket läge du har valt kan du välja konton eller enskilda kontakter som mottagare.

5. Ämne: Detta fylls i automatiskt när du använder en mall.

6. Add shortcode: Include dynamic data to individualize your messages. Depending on the mode you chose, you’ll be able to use different types of shortcodes, including the ones based on custom fields. Shortcodes can be added to the subject line as well as to the body of the email. For more on shortcodes, go here.

7. Meddelande: Detta fylls i automatiskt när du använder en mall.

8. Bifoga fil: Mer information om denna funktion finns nedan.

9. Schemalägg e-post: Schemalägg när e-postmeddelandet ska skickas ut. För mer information om detta, gå hit.

10. Skicka förhandsgranskning till mig: Klicka för att se hur ditt meddelande kommer att se ut innan du trycker på skicka.

11. Skicka: Skicka e-postmeddelandet till alla valda konton/kontakter.

Och det finns mer:

  • Använd taggar för att filtrera en kontolista till specifika mottagare. Lönekunder kan t.ex. behöva få andra e-postmeddelanden än företagskunder.
  • E-post skickas från det e-postkonto som du har synkroniserat med TaxDome; du ser det också i avsnittet E-post på fliken Skickat i varje mottagares profil.
  • Endast 400 e-postmeddelanden kan skickas per dag. Om fler mottagare har valts delar TaxDome upp kön och skickar 400 åt gången. Du får ett meddelande om hur många dagar det tar att skicka alla.
  • Kunderna kommer inte att kunna se de andra mottagarna i fälten Till eller CC.

Skicka e-post till kunder via automatisering

För mer information, gå till här.

Hur vet jag att en kund har skickat ett e-postmeddelande?

Whenever a client sends a new email to your firm or replies to an existing chat thread, team members who have access to their account will receive a notification in their Inbox+ . When they reply to a thread or there’s a new email in a thread, notifications are updated and anything new is moved to the top. If the thread is archived, it moves from the To Do items. To view the most recent email and respond to it, click Go to....

För att komma åt en kundspecifik inkorg går du till Konton > Kunder i menyn på vänster sida, klickar på namnet på kundkontot och navigerar sedan till fliken E-post . Om det finns olästa e-postmeddelanden från klienten visas ett meddelande på fliken E-post .

Alla skickade e-postmeddelanden lagras på fliken Skickat .

E-postmeddelanden delas automatiskt in i trådar för att undvika rörighet. Om du vill se en konversation klickar du på e-postens ämnesrad för att se alla svar.

Svara på e-postmeddelanden

För att svara på ett e-postmeddelande:

  1. Klicka på e-postmeddelandet för att expandera det och klicka sedan på den grå-gröna konversationsikonen till höger.
  2. Klicka i fältet Till för att lägga till ytterligare mottagare.
  3. Skriv e-postmeddelandet. Du kan använda textformatering, emoji, punktlistor, numrerade listor och mycket mer.
  4. Klicka på SEND.

Lägga till bilagor

spets

Om du har valt mer än ett konto som mottagare kan du inte lägga till filer från TaxDome, eftersom dokumentlagringen är kontospecifik.

Det finns två alternativ för att bifoga filer till e-postmeddelanden som skickas från TaxDome:

  • Om du vill lägga till filer från din dator klickar du på Bifoga fil, väljer Från min dator och letar sedan upp den fil du vill ladda upp. Läs mer om vilka filtyper som accepteras.
  • Lägga till filer från TaxDome, klicka Bifoga fil, välj Från TaxDome, klicka på mappen och välj sedan filerna. Lägg till filer som redan laddats upp till TaxDome från alla toppnivåmappar med Kunden kan se och och Kunden kan visa och redigera tillgång.

spets

Om du skickar ett meddelande som innehåller en fil från TaxDome till en mottagare som inte är en TaxDome -användare, behöver de ingen inloggning för att komma åt den. För att hålla filen säker kan du ge länken ett utgångsdatum. Läs mer om säkerhet för e-postbilagor.

Lägga till bilder i e-postmeddelanden

Du kan skicka bilder i e-postmeddelanden antingen från din enhet eller från en webbplats. Använd något av de alternativ som finns tillgängliga när du skapar ett nytt e-postmeddelande:

  • Ladda upp en bild från din enhet med knappen 📎 Bifoga eller Lägg till bild
  • Klistra in en bild från webbläsarens urklipp direkt i e-postmeddelandets textfält
  • Klistra in valfri bild från webben i textfältet för e-post

Sätt att lägga till bilder som inte stöds:

  • Dra och släpp en bild i textfältet för e-post
  • Klistra in en fil med bilden i textfältet för e-post från din enhet

Filtrering/sökning av e-post

För att du inte ska tappa bort dig i mängden av e-postmeddelanden kan du välja vilka e-posttrådar som ska visas:

  • Alla: Om du väljer detta alternativ visas trådar mellan alla teammedlemmar med synkroniserad e-post och klienten.
  • Min: Om du väljer detta alternativ visas endast trådar mellan dig och kunden (skickas till din e-post som du har synkroniserat med ditt TD-konto).

Du kan också söka efter ett specifikt meddelande. Skriv ett nyckelord i sökfältet och klicka sedan påEnter på tangentbordet. Sök efter ett e-postmeddelande genom att använda kundens namn eller ett nyckelord från e-postmeddelandets ämnesrad eller brödtext.

Klicka på x för att rensa sökfältet.

spets

Observera! Om du inte kan hitta vissa e-posttrådar kan de vara avstängda. Läs mer om dämpade trådar.

Utskrift av e-posttråd

Om du vill skriva ut en specifik tråd klickar du på de tre punkterna längst till höger i e-posttråden och väljer sedan Skriv ut. Din webbläsare kommer att erbjuda dig att skriva ut e-posttråden.

Spara bilagor direkt till klientdokument

Mer information om att spara i en standardklientmapp finns här.

spets

Tip: Check out TaxDome Academy for fun, comprehensive courses to become a TaxDome superstar!

Har detta besvarat din fråga? Tack för feedbacken Det uppstod ett problem när du skickade in din feedback. Vänligen försök igen senare.

Behöver du fortfarande hjälp? Kontakta oss Kontakta oss

Relaterade artiklar