Återkommande jobb (Avancerat): Skapa, Redigera, Ta bort

TaxDome allows you to have jobs repeat as needed, automatically generating them in your pipelines. You can set up a default schedule for all jobs you add to a pipeline or configure it separately for each recurrence. Make your jobs recur daily, weekly, biweekly, monthly, quarterly, or annually. Add job recurrences for each service you provide and easily adjust the recurrence settings if needed.

Coming soon! Recurring jobs videos are in the progress of being updated to reflect the new pipeline settings interface.

Täckt här:

• Lägga till återkommande jobb
• Inställningar för återkommande
• Setting up default recurrence
• Redigera upprepningar
• Ta bort återkommande jobb från ett schema
• Hur vet jag när ett schemalagt jobb har skapats?
• Åtkomsträttigheter för hantering av återkommande jobb

Lägga till återkommande jobb

There are three simple ways to add job recurrences:

• By going to Workflow > Job recurrences from the left menu bar (this is the easiest way because from here you can add recurrences for any pipeline and client) 
• From the kanban view of the pipeline (use the Manage Recurrence link, then follow the steps below, excluding pipeline selection)
• From the Workflow tab in the client profile (use the Manage Recurrence link, then follow the steps below, excluding pipeline and accounts selection)

För att lägga till jobbrekommendationen från listan Jobbrekommendationer:

1. Click New job recurrence at the top of the page.

2. Select the accounts you want to add to the recurrence and click Continue.

För att göra det enklare att söka efter konton kan du:

• Sortera listan efter kontonamn eller antalet återkommande jobb för ett konto. 
• Click the search button at the top left of the New job recurrence sidebar, start entering the account name into the search field, and then press enter on your keyboard. The account list is narrowed accordingly. Click X in the search field to clear it.
• Filtrera kontolistan genom att klicka på knappen Filter längst till höger i menyfältet. (Här kan du läsa mer om hur du använder filter för att begränsa kontolistan).

3. Select the pipeline where the new recurrence should be added. 

4. Set up the recurrence settings. 

You can speed up the creation process by setting up the default recurrence settings. Once you’ve added the default recurrence, it’s automatically applied to all new recurrences and can be easily tuned up if needed. 

5. Set up  Job parameters by selecting a job template and assignees responsible for the job, then click Create.

Now, each time a start date occurs, the job for the selected account is automatically added to the pipeline.

Tips! Du kan lägga till så många återkommande jobb som behövs för samma konto. Om du t.ex. behöver förbereda olika formulär för samma kund kan du ha dem i separata jobb och anpassa varje jobb på det sätt du behöver, med en återkommande inställning för varje jobb.

After the job recurrences have been added to the schedule, they will become available in the Jobs recurrences list. You’ll see the number of accounts with recurrent jobs under the name of the pipeline as well.

When you need to review the recurrence settings, go to the  Workflow > Job recurrences page. Hover your mouse over the recurrency's schedule to see the details.

Inställningar för återkommande

Återkommande inställningar i detalj:

• Återkommande:
• Varje år
• Var 3:e månad
• Varje månad
• Varje vecka
• Varje dag
• Recurrence period: The start and the end (optional) dates of recurrence. These are the first and the last days the job appears in the pipeline.
• Upprepas varje: Välj anpassad periodicitet och upprepningsdatum/veckodagar från rullgardinsmenyn.
• Parametrar för jobbet: Välj en jobbmall och de personer som ansvarar för jobbet.

Tänk på följande:

• The Start date cannot be earlier or the same as the current date.
• Scheduled jobs start at 12 am. The starting times are affected by your time zone setting, so please check to make sure that you've set them up correctly.
• The End date is the last date the scheduled job will be created.
• If you choose the 31st as the repeat date, your jobs will only start in months with that date.
• You can change settings for the recurrence you add at a later point.

Here are some examples of what you will get by selecting different schedule settings :

Setting up default recurrence

If you set up the default recurrence settings (which is optional), they will be used to pre-fill fields when you set up recurrences to save time.

To do so, go to the pipeline settings page and select how often the job should repeat, then set the start and end (optional) dates, and the repeat day. For details, go to the section on recurrence settings.

When you need to review the default recurrence pipeline settings, go to  the Workflow > Pipelines page. Hover your mouse over the pipeline's schedule to see the details.

Redigera upprepningar

When you add a new job recurrence to the pipeline, you always can decide if you want to use the default recurrence pipeline settings (if any) or to select individual settings for the recurrence. The recurrence settings for any recurrence added to the pipeline could also be edited at any time, one by one, or in bulk.

For example, this allows you to have all your payroll or bookkeeping clients in one pipeline, but each with its own schedule (e.g., weekly, bi-weekly, or monthly). Or you may have different job templates for different clients (here's more on using recurrences with job templates).

För eventuella återfall kan du ändra: 

• The repeat period, 
• the first recurring date, the last recurring date
• Jobbmallen
• The job assignee (assignees chosen here override the ones previously selected in the job template)

To modify settings for a recurrence, go to  Workflow > Job recurrences from the left menu bar, select one or more recurrences and click Edit.

To modify settings from the pipeline or from the client profile, click  Manage Recurrence, select one or more recurrences, and click on the Recurrence settings link.

Tänk på att:

• Individual recurrence settings override the default recurrence pipeline settings.
• När du redigerar återkommande inställningar i bulk kommer endast de som är desamma bland de konton du väljer att fyllas i. Övriga kommer att vara tomma (om flera återkommande händelser har samma datum men olika tilldelare kommer datumfältet att fyllas i, medan tilldelarfältet förblir tomt).
• Future changes made to the default recurrence pipeline settings won’t apply to job recurrences that have already been added. Always modify recurrence settings via individual schedules.
• Om du inaktiverar en teammedlem med tilldelade återkommande jobb tilldelas dessa återkommande jobb till företagets ägare.

Du kan hitta de närmaste återkommande datumen när du hanterar dina återkommande datum: 

Observera: Om du försöker avsluta Inställningar för återkommande utan att klicka på Sparakommer du att få en varning. Klicka på Fortsätt redigera i popup-meddelandet om du vill fortsätta att göra ändringar, eller Förkasta ändringar om du vill kassera alla ändringar du har gjort. Undvik att markera kryssrutan Förhindra att denna sida skapar ytterligare dialogrutor om du föredrar att se denna användbara popup-varning.

Ta bort återkommande jobb från ett schema

Om du vill ta bort återkomster som inte längre behövs markerar du dem i listan Jobbåterkomster, klickar på Ta bort och sedan på Bekräfta.

This also can be done from the  Manage Recurrence section inside the pipeline.

Hur vet jag när ett schemalagt jobb har skapats?

When a new job is created inside a pipeline, you’ll receive a notification in your Inbox+ about it. You’ll also get a link to it. If something is preventing a job from being created, you’ll also get a notification about it that will explain why. Here's more on system notifications about job automation issues.

Åtkomsträttigheter för hantering av återkommande jobb

The firm owner and the admin have access rights to manage the recurrence settings.

Om du vill att en anställd också ska ha åtkomst måste du ge dem åtkomsträttigheter:

1. Go to  Settings > Team & Plans from the left menu bar, open the Team members tab, then click on the team member’s name in the list.

2. Klicka på pennikonen i avsnittet Redigera åtkomsträttigheter och växla till önskade inställningar (båda eller bara en): 

• The Manage job recurrence toggle grants access rights to add new recurrences and edit existing ones, as well as to access the Job recurrences list. It gives rights to set schedules only for the client accounts to which the employee already has access.
• The Manage pipelines toggle grants access rights to set and change pipelines settings, including the Default recurrence pipeline settings. It gives rights to change pipeline settings only for the pipelines to which the employee has access.

3. Klicka på Spara.