Jobs (Basic): Create & apply job templates

Creating job templates will ultimately save you loads of time and is a must for working efficiently. You’ll need them for all your frequently used procedures as well as for adding jobs to pipelines. 

Covered here: 

• Skapa jobbmallar
• Customizing job names and descriptions with shortcodes
• Tillämpa jobbmallar
• Standard jobbmall
• Redigera jobbmallar
• Duplicering av jobbmallar
• Radera jobbmallar

Fler användbara instruktionsvideor finns på TaxDome Academy, vår kostnadsfria online nav för
se och lära dig allt du behöver veta om TaxDome.

Skapa jobbmallar

En jobbmall skapas av en företagsägare, en administratör eller någon annan teammedlem som har behörighet att hantera mallar.

Om du vill skapa en jobbmall går du till Mallar >Företagsmallar i den vänstra menyraden, öppnar fliken Jobb och klickar sedan på Skapa mall.

Se nedan för mer information om varje numrerat fält i fönstret Skapa jobbmall:

1. Mallnamn: Ge jobbmallen ett namn; vad du kommer att se när du väljer den. Till exempel: 1040 Retur.

2. Job name: This is the name that is displayed on the job cards in a pipeline. The shortcodes add dynamic data—such as the specific account name and due date—to make jobs easily identifiable (see section below).

3. Tilldelade personer: Välj teammedlem för jobbet. Mer information om att tilldela jobb finns här.

4. Prioritet: Välj prioritetsnivå för jobbet: LÅG, HÖG, MEDEL eller Brådskande.

5. Description: Use different text formatting, emojis, bullets, numbered lists, links and even shortcodes here. The shortcodes add dynamic data—such as the specific account name and due date—to automatically add more specific information to job description (see section below).

6. Start Date. This is the date when the assigned team member should start working on a job. It's not the same as the job creation date. The job is visible inside a pipeline once it is created, but it is not visible in the calendar view unless you set the Start and/or Due dates. 

7. Due date: This is the date by which the job must be completed, calculated from the start date. When you have it set, you can easily tweak your Calendar view to see all your due dates inside the Calendar. This also influences the color of the counters on the job card.

Start- och förfallodatum är antingen relativa eller absoluta (ungefärliga eller fasta):

• Relative (default): Set a period of time for how long after the start date the job is due (e.g., start one day after the job was created; finish two weeks after the start date). If no start date has been set, the due date is calculated from the job creation date. Note, that you cannot set more than 10 000 units (days/months/years).
• Absolut: Växla till Absoluta datum för att ange start- och förfallodatum från kalendern istället (t.ex. 15 april).

8. Lägg till enkommentar: Lämna eventuella användbara anteckningar här, t.ex. något som dina teammedlemmar kan behöva veta för att kunna utföra jobbet.

9. Lägg till en wiki-sida: Om du har interna instruktioner för den här typen av jobb kan du länka dem till mallen för dina teammedlemmar. Mer information finns här.

10. Spara och avsluta, Spara och Avbryt: Klicka på Spara och avsluta för att spara mallen och gå tillbaka till mallistan, Spara för att behålla dina ändringar och fortsätta redigera mallen eller Avbryt för att avsluta utan att spara.

Customizing job names and descriptions with shortcodes

While creating a job template, include dynamic data—such as the account name or due date—in the job name or description. This way, you can: 

• Easily tell jobs apart by the specific details in their names once they are inside a pipeline and displayed on job cards
• Automatically add more specific information to job description

By selecting these shortcodes, you can include any of these details in a job’s name or description:

• Account name: the account the job is for
• Account custom field: any custom account field
• Date shortcodes: any date, such as a due date set in the job template
• Pipeline periodicity: the job’s schedule settings in the selected pipeline
• Priority: the priority set in the job template

Here, find some examples of job names or descriptions with shortcodes and how they would appear in a pipeline:

Tillämpa jobbmallar

När du har några jobbmallar kan du påskynda processen med att skapa jobb. Jobbmallar används antingen manuellt eller automatiskt genom att välja en standard (se nedan).

Tillämpa en jobbmall manuellt:

1. Skapa ett nytt jobb, som beskrivs här.

2. Lägg till konton och ange pipeline.

3. Klicka på listan Mall för att expandera den och välj sedan den mall du vill ha. Kontrollera mallens detaljer och redigera dem vid behov.

4. Fortsätt skapa jobbet genom att klicka på Lägg till längst ned till vänster.

Standard jobbmall

Standardjobbmallen är den som automatiskt tillämpas på alla jobb som skapas i en pipeline. Om du vill ställa in standardjobbmallen klickar du på pipeline namn på sidan Pipelines antingen från Mallar eller Workflow sektioner. 

När standardjobbmallen har valts tillämpas den automatiskt...

• ... När ett jobb läggs till manuellt i pipeline.
• ... När ett återkommande jobb läggs till automatiskt i pipeline enligt schemainställningarna. Mer information finns här.
• ... När ett jobb läggs till automatiskt i pipeline enligt inställningarna i kundens registreringsformulär. Mer information finns här.
  

Redigera jobbmallar

Gör ändringar i en jobbmall:

1. Gå till Mallar > Företagsmallar i den vänstra menyraden, välj Jobb och klicka sedan antingen på jobbmallens namn i listan eller välj Redigera i rullgardinsmenyn.

2. Gör ändringar i jobbmallen och klicka sedan på knappen Spara och avsluta.

Duplicering av jobbmallar

Skapa nya jobbmallar från befintliga: Klicka på de tre punkterna längst till höger om jobbmallen och välj sedan Duplicera i rullgardinsmenyn. Kopian av jobbmallen sparas med lämpligt suffix (t.ex. Form 940 (2)).

Radera jobbmallar

Om du vill ta bort en jobbmall helt går du till Mallar > Företagsmallar i den vänstra menyraden, väljer Jobb, klickar på de tre punkterna längst till höger om jobbmallen, väljer Ta bort i rullgardinsmenyn och klickar sedan på knappen Ta bort för att bekräfta.