Automove (Grundläggande): Skapa uppgifter & länka till jobb

You can have your tasks created and assigned automatically to save time spent on task distribution and delegation processes. Though TaxDome automates most of your routine and repeated processes, your team still has to perform the manual aspects of the job, such as assignments to prepare or forms to review. As your employees do their part of the job and mark tasks as completed, your jobs can automatically move to the next stage of the pipeline.

Täckt här:

• Ställ in arbetsfördelningssteget och aktivera automove
• Länka uppgift till ett jobb manuellt
• Automatiskt skapande av uppgifter när kunden slutför sin del
• Använda uppgifter för att fördela arbetet mellan teammedlemmar

Ställ in arbetsfördelningssteget och aktivera automove

Each job requires a set of tasks, such as getting a client to sign a proposal, complete an organizer or upload a document. TaxDome allows you to automate your pipelines so that tasks are created on their own as jobs progress. It is a huge time-saver when you set up your pipelines to automatically generate tasks at different stages.

Need an example? Add a  Manager Review task in the Review stage of a pipeline, so that when jobs hit that stage, team members responsible for the jobs are automatically assigned the task to review the returns.

The launch point for automated task creation is selecting a suitable stage in your workflow. Follow these steps:

1. Du behöver en uppgiftsmall med uppgifter som du vill delegera automatiskt. Om du inte har en sådan kan du skapa den genom att klicka på Ny mall när du lägger till automatiseringen. Mallen kan innehålla underuppgifter för att lista allt manuellt arbete som behandlas i ditt team för varje kund (t.ex. begära e-signatur, begära godkännande, låsa ett dokument till en faktura, etc.).
2. Make sure you have a stage in your pipeline for new tasks, then add the Create task automation. Once the job enters this stage, a new task is automatically assigned to the responsible team member. At the same time, it is automatically linked to the job and your employee receives a notification about the new work.
3. Se till att du har den Automove jobb för steget aktiverat. På så sätt flyttas jobbet automatiskt till nästa steg när alla uppgifter är slutförda. 

Länka uppgift till ett jobb manuellt

I vissa fall kan du också vilja länka uppgifter till jobb manuellt. Du kanske t.ex. vill länka uppgiften Fråga kunden om ytterligare inkomstinformation till ett jobb för Individuell skattedeklaration. När uppgiften har länkats manuellt fungerar funktionen Flytta jobb automatiskt på samma sätt som för uppgifter som skickas och länkas automatiskt: när uppgiften är slutförd eller avbruten flyttas jobbet till nästa steg.

Lär dig hur du länkar uppgifter till jobb manuellt och använder dem i pipelines.

Observera! Om uppgiften inte är slutförd eller avbruten och du flyttar jobbet manuellt till ett annat steg, uppmanas du att bestämma vad du ska göra med den väntande uppgiften (mer information finns i Hantera oavslutade element när jobb flyttas).

Automatisera skapandet av uppgifter när kunden har slutfört sin del

Performing services for your clients is like passing the ball back and forth. But how do your team members find out that the ball is in their court? This is when automated tasks come in handy. When you have task automations added to the pipeline, they are created and automatically assigned only when the client has completed their part of the job.  

Below you will find the example of a payroll pipeline where the task for the team is created only when the client is done and has uploaded the forms that you expect from them.

So, this pipeline has two main stages:

• Steget "Formulär skickas" -- Bollen hos kunden: en mappmall för kunden med ett formulär som ska behandlas skapas automatiskt och ett meddelande skickas där kunden uppmanas att fylla i formuläret. Meddelandet innehåller en klientuppgift som utlöser automove.
• "I förberedelse"-stadiet - Bollen ligger hos företaget: när kunden har fyllt i formuläret och markerat uppgiften i en chattråd som slutförd, skapas automatiskt en uppgift för lämplig teammedlem. De kan nu fortsätta med löneprocessen.

Och på så sätt, med dessa automatiseringar, kan du minimera mängden arbete och övervakning du behöver göra.

Använda uppgifter för att fördela arbetet mellan teammedlemmar 

Tack vare pipelines kan uppgifter kopplas till varandra så att nästa automatiskt skapas när en uppgift är slutförd. På så sätt kan du använda automatiserade uppgifter för att meddela personer att de ska påbörja sin del när flera personer arbetar med samma jobb. 

Below, find the example of a part of a tax preparation pipeline where the task for the person who reviews the return is created once another team member has uploaded the return and marked their task as completed.

Denna del av processen består alltså av två huvudfaser:

• "I förberedelse"-stadiet - Teammedlem 1 får den automatiskt skapade uppgiften att förbereda deklarationen. När de har laddat upp det och länkat dokumentet till ett jobb markerar de uppgiften som slutförd. Det utlöser automove. 
• "Under granskning"-stadiet -- Uppgiften för teammedlem 2 skapas, de får ett meddelande och kan nu granska den uppladdade returen.

Och på så sätt, med dessa automatiseringar, kan du skära bort onödig kommunikation och fokusera på själva arbetet.