Exempel på automatisering (grundläggande): Uppdatering av jobbtilldelare

När ditt företag har många anställda behåller de olika personerna jobbet på olika sätt. pipeline stadier. Det är väldigt lätt att göra ett misstag när du omfördelar jobb manuellt. I stället kan du lägga till och ta bort tilldelade personer automatiskt i vissa skeden av workflow.

Täckt här:

• Steg 1. Definiera tilldelade personer för specifika pipeline stadier
• Steg 2. Ställ in automatiseringen "Uppdatera jobbtilldelad"
• Steg 3. Notera ordningen på automatiseringar
• Ändra jobbtilldelare när jobb flyttas eller läggs till

Steg 1. Definiera jobbtilldelare

Att ha arbetsförmedlare hjälper dig att se vem som är ansvarig för ett visst jobb och låter dig också filtrera efter varje tilldelad person. Du kan ställa in så många tilldelade personer som du vill för varje jobb och du kan visa dem alla på dina jobbkort så länge du har det alternativet aktiverat i din pipelines inställningar.

Innan du lägger till automatiseringen måste du bestämma vilken teammedlem som ska tilldelas ett jobb och när de behöver det. Det beror på din teammedlems roll eller ansvar, eftersom din försäljningschef/skatteförberedare/granskare/etc. bara kan vara ansvarig för ett jobb under en viss tid workflow etapp. Du kan till exempel ha ett jobb tilldelat till en kundansvarig i det första steget, sedan till förberedaren i nästa, sedan till granskaren och så vidare.

Steg 2. Ställ in automatiseringen "Uppdatera jobbtilldelad"

Följ dessa steg för att se till att alla dina medarbetare tilldelas jobbet medan de slutför sin del av det:

1. Gå till pipeline inställningar, välj den fas där du vill lägga till automatiseringen, klicka på länken Lägg till automatiseringar och välj sedan Uppdatera tilldelade personer i rullgardinsmenyn. Välj teammedlem(mar) från kontolistan.

2. När du skapar automatiseringen väljer du de anställda som du vill lägga till eller ta bort som jobbtilldelade automatiskt.

Automatiseringen kan konfigureras på olika sätt:

• Rensa befintliga tilldel ningar på + Lägg till tilldelningar tom:
  När ett jobb går in i detta skede blir tilldelade medarbetare otilldelade och jobbet blir otilldelat.
• Rensa befintliga tilldel ningar på + Lägg till tilldelningar fylld:
  När ett jobb går in i detta skede blir tilldelade medarbetare otilldelade och de som anges i fältet Lägg till tilldelade tilldelas jobbet istället.
• Ta bort befintliga tilldelade + Lägg till tilldel ade fyllda:
  När ett jobb går in i detta skede förblir tilldelade anställda tilldelade jobbet, och de som anges i fältet Lägg till tilldelade blir också tilldelade.
• Ta bort befintliga tilldelade + Ta bort tilldelade ifyllt:
  När ett jobb går in i detta skede blir de anställda som anges i fältet Ta bort tilldelade utan tilldelning.
• Lägg till tilldelade fyllda + Ta bort tilldelade fyllda:
  När ett jobb går in i detta skede tilldelas de anställda som anges i fältet Lägg till tilldelade personer till jobbet, och de som anges i fältet Ta bort tilldelade personer är inte tilldelade.

När ett jobb kommer in på scenen uppdateras jobbtilldelaren automatiskt.

Observera! För automatiseringen Uppdatera jobbtilldelare,spelar det ingen roll om växeln för automove jobs för steget är påslagen. Automatiseringen utlöses automatiskt och kräver inga åtgärder från varken kundens eller företagets sida för att slutföras. Inga element är heller kopplade till jobbet när automatiseringen utlöses.

Steg 3. Notera ordningen på automatiseringar

När du bygger komplexa pipelines med hjälp av automatiseringen Update job assignees och villkorliga steg och automatiseringar bör du vara medveten om automatiseringarnas ordningsföljd. Tänk på att automatiseringar utlöses en efter en, från först till sist. 

Jämför de två bilderna nedan för att få en bättre förståelse. 

• I exemplet till vänster skapas en uppgift för en teammedlem som tilldelats jobbet i ett tidigare skede och sedan tilldelas jobbet till en annan teammedlem.
• I exemplet till höger tilldelas jobbet först en ny teammedlem, och sedan skapas uppgiften för den specifika teammedlemmen.

För att ändra ordningen på automatiseringar, klicka på en automatisering i scenen, håll muspekaren över Flytta-ikonen och dra och släpp den sedan. 

Tips! Om du under skapandet av uppgiftsmallen är osäker på den specifika uppgiftsmottagaren kan du lämna den tom och sedan aktivera Tilldela uppgift till jobbtilldelare i Skapa uppgiftsautomatisering tillsammans med alternativet Uppdatera jobbtilldelare automatisering. På så sätt kommer uppgiften att tilldelas en teammedlem som har tilldelats ett jobb efter att automatiseringen har aktiverats. Läs mer om hur du matchar uppgiftstilldelare med jobbtilldelare.

Ändra jobbtilldelare när jobb flyttas eller läggs till

De alternativ du väljer i pipeline Inställningarna är standardinställningarna. Du kan dock alltid bestämma vilka teammedlemmar som ska tilldelas eller tas bort när du flyttar dina jobb manuellt eller lägger till dem i pipeline.

Om det finns en automation för Uppdatera jobbtilldelare skapad i ett valt steg som du flyttar jobb till, visas den i en popup. Du har följande alternativ:

• Om du vill att automatiseringen ska utlösas med standardinställningarna, lämna den som den är
• Om du inte vill att automatiseringen ska aktiveras, avmarkera kryssrutan
• Om du vill ändra inställningarna för de tilldelade personerna, lägg till eller ta bort dem du behöver
• Om du vill rensa alla befintliga tilldelningar för jobbet, växla till Rensa befintliga tilldelningar

Du kan också se tilldelade teammedlemmar i kanban-vyn, samt lägga till eller ta bort tilldelade personer genom att redigera ett jobbkort på plats.