Uppgifter (grundläggande): Skapa uppgifter & att göra

Vår funktion Uppgifter hjälper dig att hantera dina uppgifter så att alla - inklusive du själv - håller sig uppdaterade, vilket är avgörande för alla skattebyråer. Med Uppgifter får du inte bara veta vad som står på tur på din agenda, utan även vad som hanteras av resten av teamet. Dessutom kan du automatisera uppgifter i pipelines, så att de genereras automatiskt exakt när du behöver dem.

Täckt här:

• Skapa uppgifter
  • Skapa en fristående uppgift
  • Skapa en uppgift för flera kunder
  • Lägga till detaljer i en uppgift
  • Skapa en uppgift från ett e-postmeddelande
  • Automatisera uppgifter i pipelines
• Skapa deluppgifter
• Lägga till filer till uppgifter
• Skapa återkommande uppgifter

Webbinarium - Workflow automatisering: Optimera dina interna processer! Tisdag, 1 EST. Registrera dig här

Skapa uppgifter

På TaxDome ser vi uppgifter som steg du måste ta för att slutföra ett jobb. Ett jobb kan innehålla en mängd olika uppgifter för både ditt team och kunden - meddelanden, fakturor, tidrapporter, förslag och så vidare. Läs mer om skillnaden mellan våra funktioner Pipelines, Jobb och Uppgifter.

Eftersom det finns så många rörliga delar i en skattepraktik har vi utformat ett system där du kan automatisera uppgifter i dina pipelines. På så sätt genereras uppgifterna automatiskt när ett jobb går från steg till steg inom en pipeline. Och om du vill skapa en uppgift manuellt kan du också länka den till ett specifikt jobb. Det finns massor av flexibilitet!

Uppgifter kan skapas av en företagsägare, administratör eller en anställd som har fått åtkomst till kontot eller åtkomsträttigheter för att se alla kont on.

Du kan skapa uppgifter på flera sätt:

• Skapa en fristående uppgift
• Skapa en uppgift för flera kunder
• Lägga till detaljer i en uppgift
• Skapa en uppgift från ett e-postmeddelande
• Automatisera uppgifter i pipelines

Skapa en fristående uppgift

Följ dessa steg för att skapa en enskild uppgift:

1. Klicka på knappen NY längst upp till vänster och välj sedan Uppgift i bildspelet.

2. Ange namnet på uppgiften i det obligatoriska fältet.

3. Nu är det klart! Klicka på knappen Skapa uppgift.

Skapa en uppgift för flera kunder

Om du behöver skapa samma uppgift för flera olika kunder kan du använda vår bulkfunktion:

1. Gå till Klienter > Konton, markera kryssrutorna bredvid klientkontona, klicka sedan på Fler åtgärder och välj Skapa uppgift i rullgardinsmenyn.

2. Ange namnet på uppgiften (t.ex. Förbered 1040) i det obligatoriska fältet.

3. Nu är det klart! Klicka på knappen Skapa uppgift.

Lägga till detaljer i en uppgift

Lägg till mer information om uppgiften om det behövs. Du kan...

1. Konto(n). Lägg till ett klientkonto eller lämna fältet Klient tomt om uppgiften inte är för en specifik klient.

2. Jobb. Om du bara har valt ett konto i föregående steg kan du välja ett jobb som du vill länka uppgiften till. En uppgift kan endast kopplas till ett jobb.

3. Mall. Fyll uppgiften med en av dina tidigare sparade mallar. Klicka på listan Mall för att välja en mall (läs mer om uppgiftsmallar här).

4. Mottagare(n). Tilldela uppgiften till en eller flera teammedlemmar om projektet kräver fler än en. När du tilldelar en uppgift blir den automatiskt synlig för de tilldelade teammedlemmarna. Läs mer om mottagare i artikeln.

5. Prioritet. Välj prioritetsnivå: LÅG, HÖG, MEDEL eller URGENT. Standardprioriteten är MEDIUM.

6. Uppdragets namn. Det här fältet måste fyllas i och det kommer att vara det namn du ser i uppgiftslistan och i jobbet.

7. Status. Statusar hjälper dig att hålla reda på i vilket skede en uppgift befinner sig. När uppgiften är slutförd kan du eller den tilldelade teammedlemmen ändra statusen status till AVSLUTAD.

8. Beskrivning. Använd beskrivningen för att dokumentera aktuella framsteg eller öppna objekt. På så sätt kan du se i vilken form uppgifterna befinner sig när du öppnar uppgiftslistan. Du kan använda textformatering, emoji, punktlistor, numrerade listor och även infoga länkar. Du kan också nämna dina teammedlemmar så att de får ett meddelande om uppgiften utan att du behöver tilldela dem den.

9. Taggar. Dessa hjälper dig att kategorisera dina uppgifter och sortera dem. Mer information finns i Använda konto- och uppgiftstaggar.

10. Startdatum, förfallodatum. Att ange datum är valfritt men kan vara ett bra verktyg för tidshantering. Du får en e-postpåminnelse tre dagar före uppgiftens förfallodatum. Och du kan identifiera vilka uppgifter som är försenade genom utropsteckenikonen bredvid deras namn i uppgiftslistan.

11. Upprepa. Gör så att din uppgift automatiskt upprepas (för att se hur, gå hit). Skapa till exempel en "Glöm inte att betala elräkningen!"-uppgift för dig själv. Även om du fortfarande kan ställa in en uppgift så att den återkommer varje månad får du ännu mer ut av att införliva uppgifter i jobb (se Automatisera uppgifter i pipelines).

12. Länka till anteckningar. Länka kontoanteckningar som kan hjälpa dina lagkamrater att slutföra uppgiften. När anteckningen är länkad kan du se den under Kontoanteckningar. (detaljer i artikeln).

13. Bifoga dokument. Din uppgift kan innehålla dokument som du eller andra teammedlemmar behöver arbeta med (se nedan).

14. Deluppgifter. Din uppgift kan innehålla mindre uppgifter (se nedan).

15. Kommentarer. Skriv användbara påminnelser om uppgiften. När det inte längre är relevant, radera det.

Skapa en uppgift från ett e-postmeddelande

Det kan hända att du vill skapa en uppgift från ett e-postmeddelande som du har fått från en kund. Detta görs enkelt från ditt Inbox+ meddelandecenter. Så här gör du:

1. Från sidan Inbox+ sidan klickar du på e-postaviseringsfältet för att expandera det och klickar sedan på länken Skapa uppgift. Om e-postadressen är kopplad till flera konton kommer du att kunna välja det du vill ha.

2. Sidan Skapa uppgift öppnas. Fälten kommer redan att vara ifyllda från kundens e-post:

• Klient: den klient som har skickat e-postmeddelandet.
• Uppgiftsnamn: e-postmeddelandets ämnesrad.
• Beskrivning: e-postmeddelandets brödtext.

3. Klicka på knappen Skapa uppgift för att spara uppgiften. När uppgiften har skapats flyttas aviseringen automatiskt till fliken Arkiverad i Inbox+.

Automatisera uppgifter i en pipeline

Mer information om hur du automatiserar uppgifter i pipelines finns här på sidan Uppgifter i jobb.

Skapa deluppgifter

En uppgift kan ha underuppgifter. Dessa ser ut som checklistor för att göra. Dina deluppgifter måste göras för att den övergripande uppgiften ska kunna slutföras. Du lägger till underuppgifter när du skapar eller redigerar en uppgift.

1. När du aktiverar växlingsknappen Deluppgifter visas en kryssruta med ett fält för ett att göra-objekt. Fyll i namnet på deluppgiften eller att göra-objektet.

2. Klicka på Lägg till underuppgift för att skapa fler punkter i checklistan.

3. Klicka på CREATE TASK eller SAVE för att spara ändringarna.

När en deluppgift är slutförd kan du markera rutan bredvid den.

Du ser antalet slutförda deluppgifter och det totala antalet återstående deluppgifter i kolumnenDELUPPGIFTER i uppgiftslistan.

Lägga till filer till uppgifter

Du behöver en mapp med åtkomstnivån privat för att kunna bifoga filer till en uppgift för en specifik klient (du kan inte göra det för mer än en klient åt gången).

• Om du vill bifoga filer från skrivbordet klickar du på BIFOGA DOKUMENT, väljer Från min dator och letar sedan upp de filer du vill ladda upp. Du kan ladda upp PDF-filer, Word-filer, Excel-filer eller bilder. Mer information finns här. De filer som bifogas till uppgifter sparas i den valda mappen under fliken Dokument i underfliken Privat .
• Om du vill bifoga filer från TaxDome klickar du på ATTACH DOCUMENTS, väljer From TaxDome, klickar sedan på mappen och väljer filerna. Du kan lägga till filer som redan har laddats upp till TaxDome.

Skapa återkommande uppgifter

Fler användbara instruktionsvideor finns på TaxDome Academy, vår kostnadsfria online nav för
se och lära dig allt du behöver veta om TaxDome.

Återkommande uppgifter är sådana som du utför regelbundet: Till exempel att ringa ett samtal till en kund en gång i veckan, kolla posten var tredje dag, förbereda vissa skatteformulär årligen.

När du skapar en återkommande uppgift kopieras följande attribut från den första uppgiften:

• Namnet på klienten
• Uppgiftens namn
• Beskrivning av uppgiften
• Uppgiftens taggar
• Uppgiftens historia
• Uppdragstagare för uppgiften
• Deluppgifterna (med alla kryssrutor avmarkerade)
• Upprepningsschema (antal valda upprepningar minus en)

Observera! Status, kommentarer och bilagor kopieras inte från den första uppgiften.

För att skapa en återkommande uppgift följer du samma steg som när du skapar en uppgift - men aktiverar växeln Upprepa. Då kan du skapa ett uppgiftsschema.

1. Välj hur ofta du vill att uppgiften ska upprepas. Som standard upprepas en uppgift en gång i veckan. Den kan upprepas varje x antal dagar, veckor, månader eller år.

2. Bestäm när du vill att uppgiften ska upphöra. Du kan välja ett specifikt datum eller hur många gånger du vill att uppgiften ska återkomma.

När en återkommande uppgift har konfigurerats ser du start- och slutdatum för den och hur många som finns i din kö.

Du kan också identifiera vilka uppgifter som återkommer genom att se klockikonen bredvid namnen i uppgiftslistan.

Observera! Starttiderna för återkommande uppgifter påverkas av din tidszonsinställning.