💰 Löneräkning: Skaffa dokument från dina kunder

Att samla ihop dokument är en rutin som du upprepar med varje kund. I den här artikeln hittar du en fusklapp med de mest användbara tipsen om hur du får tag på alla nödvändiga dokument i tid och organiserar dem på ett enda ställe, oavsett hur du föredrar att göra det.

Tips: Ladda ner denna enkla checklista för att följa dina framsteg när du konfigurerar TaxDome för löner och spara tid!

Täckt här:

• Få löneinformation automatiskt
• Begära lönetimmar via automatiska meddelanden
• Samla in löneunderlag via uppladdningslänk
• Begär information från lönekunder via organisatörer
• Hantera tidrapporter som skickas via e-post och koppla dem till jobb
• Redigera TaxDome-lagrade tidrapporter från ditt skrivbord

Få löneinformation automatiskt

Att begära information eller dokument i TaxDome ger dig automatiskt flera fördelar: det sparar tid, skapar korrekt kommunikation med kunderna, förhindrar onödiga förseningar i din workflow från dokumentrelaterade problem och skapar en lättillgänglig dokumentlagring för ditt team.

Vi rekommenderar att du använder dessa alternativ:

• Begära lönetimmar via automatiska meddelanden
• Samla in löneunderlag via uppladdningslänk
• Begär information från lönekunder via organisatörer

Begära lönetimmar via automatiska meddelanden

När kunden laddar upp filer i en chattråd sparas de automatiskt i mappen Kundens uppladdade dokument. Få dina meddelanden skapade automatiskt för att begära lönetimmar i två steg:

1. Skapa en mall för chatten. Använd shortcodes för att begära specifik information (t.ex. [LAST_WEEK] för att begära lönetimmar för den senaste veckan).
2. Lägg till meddelandet automation till din pipeline (vanligtvis till det första steget).

 Chattråden länkas automatiskt till jobbet så att dina teammedlemmar kan öppna den och se listan över dokument.

Du kan eventuellt lägga till en klientuppgift i chattmallen (se till att Automove för scenen är på), eller aktivera funktionen Svara på den senaste tråden så att varje nytt meddelande skickas till den befintliga chattråden.

Se denna video om hur du ställer in denna process:

Samla in löneunderlag via uppladdningslänk

Om du behöver begära in dokument, men inte vill att dina kunder ska ha tillgång till den övriga information som ingår i deras konto, använder du länken till sidan Begärd fil. 

Begär information från lönekunder via organisatörer

De Organisatörer kan du skapa en anpassad uppsättning frågor för att få fram valfri information, t.ex. kalkylblad med arbetade timmar, W-4-blanketter, bankinformation om löner, skatteregistreringsnummer, information om anställda osv.

Skicka arrangörer automatiskt i två steg:

1. Skapa en mall för organisering.
2. Lägg till en Create organizer automation till din pipeline.

Här är några inställningar för din löneadministration:

• Nya kunder: begär in affärsdokument och företagsinformation innan du skickar ett förslag. Kopiera vår organisationsmall Payroll Setup Organizer (Best Practice) från biblioteket och redigera den efter behov.
• Befintliga kunder: Lönekunder skickar liknande dokument till dig varje månad. Kopiera vår mall för löneorganisation med begäran om W-4-formulär och kalkylblad för arbetade timmar.
• Alla kunder: skicka en enkät till dem i slutet av året för att ta reda på hur nöjda de är och samla in deras förslag.

Tips! Detta är bekvämare än e-post eftersom alla dokument automatiskt sparas i den förvalda klientmappen.

Hantera tidrapporter som skickas via e-post och koppla dem till jobb

Om du får tidrapporter och andra dokument från kunder via e-post kan du också organisera denna process. Kom bara ihåg att öppna e-postmeddelandet i TaxDome, inte i din e-postapp. När du har fått e-postmeddelandet kan du spara det i klientmappen. 

Eller så kan du aktivera funktionen Spara bilagor automatiskt. På så sätt sparas bilagor som du får via e-post automatiskt i en standardmapp som klienten kan visa och redigera.

Oavsett vilket alternativ du har valt kan du sedan länka dokument till dina jobb. 

Redigera TaxDome-lagrade tidrapporter från ditt skrivbord

För vissa av dina kunder har du i slutändan tidrapporterna på ditt skrivbord (de faxar dem till exempel till dig). Om så är fallet kan du enkelt överföra dem till TaxDome för vidare bearbetning.

Du kan snabbt ladda upp till TaxDome dokument från ditt skrivbord och redigera dem utan att överföra dem igen. Följ dessa steg:

1. Installera TaxDome Desktop App.
2. Ladda upp filer till TaxDome från File Explorer och länka dem till lämpliga jobb.
3. Öppna och redigera tidrapporter som lagrats på TaxDome med Excel eller andra program från tredje part som du använder på din dator.

Tips: Kolla in TaxDome Academy omfattande kurs om att använda TaxDome för löner.