Dokument (Avancerat): Begär dokument från kunder eller tredje part

TaxDome erbjuder många enkla och säkra sätt att få ut dokument från kunder och tredje part. Dessutom kan de till och med hoppa över att logga in på portalen om det behövs. Läs vidare för att ta reda på alla sätt som kunder och icke-kunder kan ladda upp dokument. 

notera

Webbinarium - Dokumenthantering: Utforska säker lagring och e-signaturer! Torsdag, 13:00 EST. Registrera dig här

Begära dokument från kunder som inte kan logga in

Har du en kund som har glömt sin inloggningsinformation eller som inte använder portalen TaxDome ? Med TaxDome kan du skapa länkar till en uppladdningssida för begärda filer. När kunden klickar på länken kommer de till en sida där de kan dra och släppa sina dokument. Du får ett meddelande i din Inbox+ när dokumenten har laddats upp.

Skapa en länk till en uppladdningssida för begärda filer:

1. Från fliken Dokument går du till Dokument och väljer klienten. Leta sedan upp den mapp du vill att dokumenten ska laddas upp till, klicka på de tre punkterna till höger om mappen och välj sedan Begär filer. 

Du kan också komma åt den här funktionen från fliken Dokument i klientkontot. 

spets

Obs: Kunden kommer inte att kunna se det övriga innehållet i mappen.

2. Ange ett meddelande, t.ex. varför du behöver den begärda handlingen.

3. Välj ett alternativ:

  • Skicka länken manuellt: Klicka på CREATE, kopiera sedan länken och skicka den via e-post. Eller kopiera den senare när du behöver den: Gå till fliken Dokument och öppna sedan underfliken Filförfrågningar för att hitta den.
  • Skicka länken automatiskt: Växla till Skicka förfrågan via e-post, välj mottagaren från listan (e-postadresserna i den här listan är för kontoanvändare med aktiverad portalåtkomst) eller ange valfri e-postadress och klicka sedan på SKAPA.

För att komma åt alla länkar du har skapat, gå till fliken Dokument i klientkontot och öppna sedan underfliken Filförfrågningar .

  • Om du vill att länken ska skickas automatiskt klickar du på de tre punkterna till höger och väljer Skicka igen.
  • Om du vill skicka länken manuellt väljer du Kopiera länk och skickar den sedan i ett meddelande eller e-postmeddelande.
  • Om du vill ändra meddelandet som medföljer länken väljer du Redigera, anger ett nytt meddelande och klickar sedan på SPARA.
  • Om du inte längre vill att klienten ska kunna ladda upp filer via länken väljer du Återkalla.

Skapa en säker länk för icke-klienter för att ladda upp dokument

Skapa ett allmänt gästkonto där vem som helst kan ladda upp dokument på ett säkert sätt. Den person som laddar upp dokument till gästkontot behöver inte åtkomst till TaxDome portal.

Fler användbara instruktionsvideor finns på TaxDome Academy, vår kostnadsfria online nav för
se och lära dig allt du behöver veta om TaxDome.

Så här gör du:

1. Skapa ett allmänt gästkonto. Länka inte några kontakter till det. Du kan dela det med olika personer - men det är bara du och dina teammedlemmar som har åtkomst till det.

2. Håll dig organiserad: Gå till Dokument och sedan Dokument. I mappen Privat skapar du en undermapp som icke-klienter kan ladda upp till; döp den till något lätt igenkännligt. 

3. Klicka på de tre punkterna till höger om mappen och välj sedan Request Files för att skapa en säker länk till en uppladdningssida. Nu när du har en länk skickar du den till den icke-klient som du behöver dokument från. 

4. När filerna har laddats upp kan du också dela dem med tredje part (mer information finns här).

Hur kunder laddar upp dokument till sin portal

När en kund har tillgång till portalen kan de ladda upp dokument på sidan Hem eller Dokument . Mer information finns i hjälpcentret för klienter.

Hur kunder laddar upp dokument från TaxDome Mobile App

När en kund har tillgång till portalen kan de installera TaxDome Mobile App på sin smartphone för att ladda upp dokument från sin enhet. Eller så kan de ta en bild av ett dokument, beskära och rotera det och sedan ladda upp det till portalen - lätt som en plätt. För mer information, gå till Client Help Center.

Begära dokument i Chats

Chattar består av trådar där du på ett säkert sätt kan prata med kunder. Dokument kan bifogas till meddelanden när de skapas eller till och med i efterhand. För att se till att en klient inte glömmer att följa upp en dokumentbegäran kan du göra det till en uppgift i tråden genom att lägga till den som en uppgift medKlientuppgifter. Begäran kommer att visas som en del av en checklista som de måste fylla i. Läs mer om klientuppgifter här.

Begära dokument inuti Client Organizers

Våra organizers är skräddarsydda formulär som används för att samla in alla grundläggande uppgifter och dokument som behövs för att börja arbeta för en kund. Organizer-mallar kan utformas för att inkludera så många filuppladdningsbegäranden som behövs. Dokument som laddas upp till en organizer sparas automatiskt i standardklientmappen med Kunden kan visa och redigera tillgång. Läs mer om hur du skapar organisatörer här.

Begära dokument i e-postmeddelanden

Tänk på att begäran om dokument via e-post inte är det säkraste sättet att utbyta information. När din e-post är synkroniserad med TaxDomekommer du att se all e-post från kunder i TaxDome's Inbox+ och även under E-post fliken i varje kundkontoprofil. Bilagor som klienter skickar via e-post kan sparas automatiskt i en standardmapp med Kunden kan visa och redigera tillgång.

Har detta besvarat din fråga? Tack för feedbacken Det uppstod ett problem när du skickade in din feedback. Vänligen försök igen senare.

Behöver du fortfarande hjälp? Kontakta oss Kontakta oss

Relaterade artiklar