Pipelines (grundläggande): Hur automatiseringar fungerar

Automatiseringar hjälper dig att spara tid. Du lägger till dem så att en åtgärd automatiskt initieras som nästa steg i workflow processen när du flyttar ett jobb genom de olika stegen i din workflow.

Fler användbara instruktionsvideor finns på TaxDome Academy, vår kostnadsfria online nav för
se och lära dig allt du behöver veta om TaxDome.

Täckt här:

Automatiseringar, förklarade
Lägga till automatiseringar
Ordningen på automatiseringar
Ta bort automatiseringar
Visa automatiseringar i pipelines

Automatiseringar, förklarade

Fler användbara instruktionsvideor finns på TaxDome Academy, vår kostnadsfria online nav för
se och lära dig allt du behöver veta om TaxDome.

Om du undrar så är en automatisering en mekanism som gör att ett system fungerar automatiskt. TaxDome's automatiseringar initierar åtgärder för dig, dina teammedlemmar eller dina kunder under de olika stegen i dina arbetsrutiner. När ett jobb rör sig genom de olika stegen i en pipelineutlöser de automatiseringar som du har ställt in åtgärder som måste vidtas för att jobbet ska kunna slutföras.

Dessutom inkluderar automatiseringar jobben automove funktion. Du kan ställa in utlösare för orsak och verkan, så att ett jobb automatiskt flyttas till nästa steg när alla krav för det aktuella steget är uppfyllda. När en kund betalar en faktura och skickar in en organisatör, till exempel, flyttas jobbet automatiskt till nästa steg i pipelinedär en ny automatisering utlöses (t.ex. en uppgift för ditt team skapas).

Din firma har till exempel en process för personlig skatt. Du kanske vill ha ett introduktionsmejl och en anpassad organisatör som automatiskt skickas till kunden. När kunden sedan skickar in arrangören flyttas jobbet för deras konto automatiskt till nästa steg, t.ex. skatteförberedelse. Du kanske sedan vill initiera en uppgift för en teammedlem att slutföra, och så vidare.

Så här kan en exempelprocess för din kund se ut. Du kan se att varje steg kan ha automatiseringar som förenklar din rutin.

Tips! Vänligen se Pipelines (grundläggande): Din första pipeline med automatiseringar där vi förklarar hur en typisk pipeline med mallar och automatiseringar skapas och vad som händer när du lägger till ett jobb i den och flyttar den vidare.

Följ dessa steg för att komma igång:

1. Ladda ner en pipeline från Marketplace. Detta kommer också att kopiera alla mallar som används i automatiseringar.

2. Välj ett steg, lägg till eller redigera automation(er) som uppföljning och välj sedan en mall.

3. Bestäm om du vill använda jobbens automove-funktion. Du kan aktivera eller avaktivera den för varje steg utom det sista.

4. Spara pipeline. När automatiseringen har lagts till kan du se den genom att gå till pipeline sidan och klicka på automationsikonen ovanför scenen.

Lägga till automatiseringar

Innan du skapar automatiseringar bör du fundera på vilka olika steg i din arbetsprocess som kräver en viss typ av uppföljning:

När du har ett uppdrag, skriv ner de olika stegen i arbetsprocessen.
Ringa in de steg som kräver uppföljningsåtgärder.
Definiera vad dessa åtgärder är, så att du kan lägga till dem som automatiseringar när du skapar en ny pipeline på TaxDome.

När du vet vilka automatiseringar du vill skapa är nästa steg att lägga till dem i en pipeline:

1. Från pipeline inställningar, välj det steg du vill länka automationen till, klicka på knappen Lägg till automationer eller på någon automation om du redan har en, välj sedan automationstyp:

Tillämpa mappmall: När ett jobb för en kund går in i detta skede ändras mappstrukturen för deras dokument till den för en vald mall.
Uppdatera kontotaggar: När ett jobb för en kund går in i detta skede appliceras en vald tagg automatiskt på deras konto eller tas bort från det. Du kan också välja att rensa alla kontotaggar.
Skapa faktura: När ett jobb för en kund går in i detta skede skickas en faktura baserad på en vald mall till dem. Den länkas också automatiskt till jobbet.
Skapa arrangör: När ett jobb för en kund går in i detta skede skickas en organizer baserad på en vald mall till dem. Den länkas också automatiskt till jobbet.
Skapa uppgift: När ett jobb för en kund går in i detta skede skapas en uppgift baserad på en vald mall. Den länkas också automatiskt till jobbet.
Skickaförslag: När ett jobb för en kund går in i detta skede skickas ett förslag baserat på en vald mall till dem. Det länkas också automatiskt till jobbet.
Skickae-post: När ett jobb för en kund går in i detta steg skickas ett e-postmeddelande baserat på en vald mall till dem.
Skicka meddelande: När ett jobb för en kund går in i detta steg skickas ett meddelande baserat på en vald mall till dem. Det länkas också automatiskt till jobbet.
Uppdatera kontoåtkomst: När ett jobb för en kund går in i detta skede uppdateras kontoåtkomstbehörigheterna för de teammedlemmar som har åtkomst till kontot.
Uppdatera jobbtilldelare: När ett jobb för en kund går in i detta skede tilldelas teammedlemmar automatiskt till jobbet och/eller blir otilldelade.

2. Välj en mall för din automatisering eller klicka på knappen Ny mall för att skapa en ny. När mallen har skapats och sparats kan du välja den från listan.

Följ dessa länkar för att lära dig mer om hur du skapar mallar:

3. Om du vill att ytterligare e-postmeddelanden ska skickas till dina kunder när de inte svarar inom en viss tidsram ska du aktivera funktionen Påminnelser (dessa automatiseringar fungerar för organisatörer, förslag, fakturor och meddelanden). Läs mer om påminnelser.

4. Om du vill att automatiseringen bara ska aktiveras för vissa kunder klickar du på knappen Redigera villkor och lägger sedan till ett villkor. Här finns mer information om villkorliga steg.

5. Lägg till så många automatiseringar för varje steg som behövs.

6. Bestäm om du vill att dina jobb ska flyttas automatiskt till nästa steg när alla tillhörande åtgärder är utförda, t.ex. när organisatören är klar, fakturan är betald osv. Läs mer om automatisk flytt av jobb.

7. Klicka på knappen Spara för att spara ändringarna.

Ordningen på automatiseringar

Vanligtvis bör du inte vara medveten om ordningen på automatiseringar i ett steg. De utlöses en efter en när ett jobb kommer in i steget. Så om ett meddelande skickas till klienten tillsammans med organisatören, sker dessa två händelser nästan samtidigt.

I vissa fall är dock automationsordningen viktig eftersom vissa automationer kan vara beroende av andra. Om du till exempel har automatiseringen Uppdatera kontotaggar som rensar alla taggar från klientkonton och den villkorliga automatiseringen som endast skickar arrangörer till konton med en viss tagg, bör du kontrollera ordningen noggrant. I det senare exemplet kanske du vill placera automatiseringen Uppdatera kont otaggar på andra plats, annars kommer den villkorliga automatiseringen inte att fungera.

Du kan ändra ordningen på automatiseringar. Du öppnar sidofältet Automationer genom att klicka på en automation i scenen, hålla muspekaren över ikonen Flytta och sedan dra och släppa den.

Ta bort automatiseringar

Du kan ta bort automatiseringar när du redigerar en pipeline.

1. Från inställningarna pipeline inställningar väljer du scenen med automatiseringen. Du kan se antalet automatiseringar i ett steg i mitten.

2. Klicka på en automation i scenen eller på länken Redigera autom ationer för att komma till sidofältet Automationer .

3. Klicka på ikonen för papperskorgen till höger om automatiseringen och klicka sedan på Spara.

Visa automatiseringar i pipelines

Du kan alltid ta reda på vilka automatiseringar som används i en pipeline. Du kan också snabbt lägga till eller ta bort automatiseringar.

Det finns en automatiseringsikon med räknaren ovanför varje steg. Klicka på ikonen för att utforska detaljerna: vilka automatiseringar steget har och vilka mallar som används. Om det finns villkorliga automatiseringar, kommer de att markeras i enlighet med detta. Peka med markören för att se den tagg som utlöser automatiseringen.
Om det finns ett villkorligt steg ser du länken Stegvillkor ovanför det. Klicka för att utforska vilka taggar som används som utlösare.
Om du vill göra ändringar i pipelineklickar du på länken Lägg till automatiseringar eller Lägg till taggar . Då öppnas fönstret Redigera pipeline.