Dokument (grundläggande): Ladda upp manuellt eller automatiskt
Det finns massor av alternativ för att ladda upp dokument till TaxDome: Dra-och-släpp dem, använd en zip-fil som automatiskt packas upp - och mycket mer.
Dokument kan laddas upp av företagets ägare, administratör eller annan teammedlem som har kontoåtkomst eller åtkomsträttigheter för att hantera dokument. Läs vidare för att upptäcka alla dina uppladdningsalternativ.
Täckt här:
- Hur man laddar upp dokument
- Åtkomstnivåer och synlighet för dokument
- Ladda upp mappar
- Uppladdning av zip-filer
- Vad kunderna ser när du skickar dokument till dem
Hur man laddar upp dokument
Det finns många sätt att ladda upp; välj det som fungerar bäst för dig:
- Klicka på Ny längst upp till vänster.
- Dra dokumenten eller mapparna från skrivbordet till fliken Dokument / Senaste på sidan Dokument och släpp dem var som helst på skärmen. Du kan också släppa dem var som helst i fliken Dokument för kontot eller helt enkelt släppa dem i en specifik mapp eller undermapp för att ladda upp dokument dit.
- Klicka på Ladda upp dokument eller Ladda upp mapp på fliken Dokument på sidan Dokument eller på fliken Dokument för kontot.
- Använd TaxDome Desktop App.
- Use TaxDome Drive.
- Ladda upp dem med hjälp av mappmallar och automatiseringar i pipelines.
1. Klicka på Ny längst upp till vänster, välj Dokument i listrutan eller klicka på Ladda upp dokument under fliken Dokument på sidan Dokument eller under fliken Dokument för kontot och välj sedan de filer som du vill ladda upp från din dator. Om du vill välja flera filer från en mapp använder du control eller shift på tangentbordet.
2. Gå till det konto som du vill ladda upp filerna till.
3. Välj vart du vill ladda upp till. Det finns synlighetsikoner för varje dokument och mapp för enkel identifiering.
4. Klicka på Ladda upp för att avsluta. När du laddar upp till en mapp på högsta nivån med åtkomst för Klient kan visa eller Klient kan visa och redigera (mer information finns här) kan du växla till några användbara inställningar (se nedan).
Tänk på följande:
- Vissa filtyper känns inte igen (för mer information, gå hit).
- Den maximala uppladdningsstorleken är 300 Mb.
- Om du vill avbryta uppladdningen medan den pågår klickar du på x.
- It is impossible to upload documents to a sealed folder.
Ytterligare inställningar vid uppladdning
När du laddar upp dokument till en mapp på högsta nivån med åtkomst för Klient kan visa eller Klient kan visa och redigera (mer information finns här), kan du aktivera några användbara inställningar. Du kan antingen aktivera dem för alla dokument du laddar upp eller bara för vissa.
Nedan kan du läsa mer om de numrerade artiklarna här:
1. Meddela klient: När detta alternativ är aktiverat får alla kontakter - som är kopplade till kontot och har aktiverat aviseringar (mer information finns här) - ett e-postmeddelande när du laddar upp.
2. Markera som läst för kunden: När denna funktion är aktiverad laddas dokumenten upp men markeras inte som Nya för klienten; de kommer inte att få något meddelande om detta. Denna funktion är användbar när du först flyttar en klient till TaxDome.
3. Meddela följare när en klient öppnar ett dokument: När denna funktion är aktiverad får alla teammedlemmar med kontoåtkomst och aviseringar för dokument aktiverade en avisering via e-post och i sina Inbox+ när klienten öppnar dokumentet för första gången. (Mer information om att tilldela teammedlemmar till konton finns här).
4. Begär kundens godkännande: Denna inställning är endast tillgänglig när du laddar upp till en toppnivåmapp med åtkomstnivån Klienten kan visa (gå hit för mer information).
5. Påminnelser: aktiverar klientpåminnelser om det begärda godkännandet (för mer information, gå till vår artikel om påminnelser).
6. Lägg till beskrivning: skriv in information om dokumentet. Kommer att vara samma för varje dokument, om du laddar upp flera på en gång, men kan redigeras individuellt.
7. Lås dokumentet till den obetalda fakturan: Här kan du ladda upp ett dokument så att kunden ser att det är tillgängligt men inte kan se eller ladda ner det förrän de har betalat för arbetet (för mer information, gå hit).
8, 9. Jobb: Länka dokument till jobb. Här finns mer information om att länka dokument.
Välja ytterligare inställningar för enskilda filer
När du laddar upp flera dokument till ett konto kanske du vill välja olika inställningar för varje fil. Du vill till exempel få godkännande från en kund på ett dokument och låsa ett annat till en faktura. Följ dessa steg:
1. När du har valt dokumenten klickar du på Ställ in individuellt längst upp till höger. Detta inställningsalternativ visas endast när du laddar upp två eller flera filer.
2. Klicka på kugghjulsikonen till höger om filen och välj sedan inställningar.
3. Click Save, then repeat for each file. Documents with added settings will be given color-coded status tags (Pending Approval, Pending Payment, Notify followers, Mark as read, or Notify Client) for easy identification.
4. Klicka på Ladda upp för att avsluta.
Ladda upp hela mappar
För att ladda upp hela mappar, välj det sätt som fungerar bäst för dig:
- Dra mappar från din dator till fliken Dokument / Senaste på sidan Dokument och släpp dem var som helst på skärmen. Du kan också släppa dem var som helst i fliken Dokument för kontot eller helt enkelt släppa dem i en specifik mapp eller undermapp för att ladda upp mappar dit.
- Klicka på Ladda upp mapp under fliken Dokument på sidan Dokument eller under fliken Dokument för kontot.
- Klicka på Ny längst upp till vänster och välj sedan Mapp från bildskärmen.
Tänk på följande:
- Filtyper som inte känns igen kommer inte att laddas upp.
- Din mappstruktur överförs. Alla dokument placeras i den valda TaxDome mappen inom sina ursprungliga mappar.
Ladda upp en zip-fil
Zip-filer är ett bra sätt att ladda upp flera dokument på en gång. TaxDome laddar upp zip-filer på upp till 300 Mb. De laddas upp på samma sätt som andra filer. Men när en zip-fil har laddats upp:
- Zip-filen packas upp automatiskt.
- Filtyper som inte känns igen kan inte laddas upp.
- Mapparna på zip-filen kommer inte att replikeras på TaxDome, så du måste skapa nya mappar för att organisera dokumenten.
- Den ursprungliga zip-filen som du laddade upp raderas automatiskt.
Vad kunderna ser när du skickar dokument till dem
Klienter kan komma åt dokument som du laddar upp till mappen Klienten kan visa.
De kan öppna dem...
- ...genom att gå till sidan Dokument.
- ...genom att klicka på länken i deras automatiska e-postmeddelande.
- ...by clicking the notification on their dashboard.
Få tillgång till en skrivskyddad vy av en kunds portal för att se TaxDome från deras sida.
Tip: Check out TaxDome Academy for our fun comprehensive courses.