Dokument (grundläggande): Översikt

När du har laddat upp ett dokument till ett konto hittar du det genom att gå till Dokument i den vänstra sidomenyn eller genom att öppna kontots flikDokument. Ett dokuments åtkomstnivå beror på de specifika mappar du placerar det i. Läs vidare för att ta reda på hur allt fungerar. 

Täckt här:

• Sidan Dokument
• Docs-listan
  
• Att veta när kunder laddar upp dokument
  
• Vem kan hantera dokument

Webbinarium - Dokumenthantering: Utforska säker lagring och e-signaturer! Torsdag, 13:00 EST. Registrera dig här

Sidan Dokument

Om du vill visa eller ladda ner dokument för alla dina konton går du till sidan Dokument i menyn till vänster. 

Du ser tre flikar här: 

• Senaste: Detta är de dokument som du har arbetat med under de senaste 30 dagarna. Det är en praktisk plats för att snabbt hitta allt ditt senaste arbete. Mer information finns här.
• Dokument: Dessa dokument är ordnade efter klientkonto. Välj ett konto och navigera sedan till dess mappar för att komma åt dokumenten. Du hittar både nya och gamla dokument här. Om du vill komma åt dokumenten för en viss kund kan du också gå till Kunder i menyn på vänster sida, välja kontot och sedan öppna fliken Dokument . 
• Papperskorgen: Det här är dokument som du har raderat från olika konton under de senaste 120 dagarna. För mer information, gå till här.

Docs-listan

I listan Dokument visas alla dokument för det valda kontot. 

Du hittar denna information här:

• Namn: Dokumentets filtyp visas till vänster om dess namn.

• Innehåller: Här visas hur många dokument och undermappar som finns i den aktuella mappen. Om undermapparna innehåller dokument räknas de inte med i totalsumman.

• Uppladdat: Detta är datumet då dokumentet laddades upp.

• Användare: Du ser vem uppladdade dokument till mapparna på översta nivån med Kunden kan se och Privat behörighetsnivåer. För mer information om åtkomstnivåer, gå till här.

• Beskrivning: Om en beskrivning lades till när dokumentet laddades upp visas den här.

• Status: The status tags help you manage and organize your documents. For more details, go here.

• Mappar och dokument märks NYA när de innehåller filer som laddats upp av kunden och som ännu inte har visats. När de har visats eller laddats ner av någon av företagets medlemmar försvinner etiketten.

Observera! Dokument som laddas upp av en firmamedlem markeras aldrig som Nya för den övriga personalen. 

På ett kontos dokumentsida hjälper de fem flikarna till att organisera dokument för det kontot:

• Dokument: Alla kunddokument lagras här (mer information nedan).
• Approvals: These firm-prepared documents have been paid for and approved by the client, or they are still awaiting approval. Tags let you know their status. 
• Underskrifter: Dessa dokument som upprättats av företaget måste fortfarande undertecknas av kunden.
• Filförfrågningar: Detta är länkar till mappar där kunder kan ladda upp dokument när de inte kan logga in på portalen TaxDome . 
• Papperskorgen: Detta är dokument som har raderats; efter 120 dagar försvinner de permanent. 

Att veta när kunder laddar upp dokument

När en kund laddar upp ett dokument får du ett e-postmeddelande. Dessutom får du ett meddelande i din Inbox+. Klicka på det markerade dokumentnamnet eller på länken Gå till... för att komma till dokumentet.

Du får också ett meddelande när en klient laddar upp dokument till en organisatör. För mer information om detta, gå hit.

På sidan Dokument märks dokument som har laddats upp av kunden och som ännu inte har visats eller laddats ner av någon av företagets medlemmar - och mappar som innehåller sådana filer - med Ny. När någon i ditt team öppnar filen försvinner etiketten NY för alla medlemmar i företaget.

Tips: Ändra dina inställningar för aviseringar när du behöver.

Vem kan hantera dokument

Företagets ägare och administratörer kan ladda upp, redigera och radera dokument för alla konton; alla andra teammedlemmar måste ges lämpliga åtkomsträttigheter:

1. Gå tillInställningar, välj Team & Planer i menyraden, klicka på de tre punkterna längst till höger om teammedlemmens namn och välj sedan Redigera.

2. Klicka på Hantera dokument.

3. Klicka på Spara.