CRM (Grundläggande): Importera en CSV-fil med skattebetalare och make/maka på en rad

Fler användbara instruktionsvideor finns på TaxDome Academy, vår kostnadsfria online nav för
se och lära dig allt du behöver veta om TaxDome.

When you export your client data from another software, you might see instances where a taxpayer and their spouse, as well as all their personal details, are on the same row on the CSV file spreadsheet. Don’t waste time copying and pasting data between rows—instead, run the import tool twice. It’s way faster. 

Så här gör du:

• Step 1. Export your client data to a CSV file
• Step 2. Import the taxpayer contacts from the CSV file to TaxDome
• Step 3. Import the spouse contacts from the CSV file to TaxDome

Step 1. Export your client data to a CSV file

När du importerar dina data ska du komma ihåg att det finns en skillnad mellan konton och kontakter. Konton är de enheter som du arbetar för och fakturerar, antingen ett företag (icke-personligt konto) eller en enskild person (personligt konto). Kontakter är de faktiska personer som du interagerar med: deras förnamn, efternamn och deras personliga uppgifter, till exempel en e-postadress, som de behöver för att logga in på TaxDome. Еch konto på TaxDome kommer att ha en eller flera kontakter - eller användare av kontot - kopplade till det.

För detaljerade instruktioner om hur du exporterar dina klientdata från några av de mest använda skatteprogrammen, gå till här.

För ett gift par som ansöker gemensamt och båda behöver tillgång till portalen skapar du ett konto och länkar sedan varje makes kontakt till det. (Mer information om hur du konfigurerar olika typer av konton finns här).

Så här kan en CSV-fil med båda makarna på en rad se ut:

Step 2. Import the taxpayer contacts from the CSV file to TaxDome

När du har exporterat dina klientdata till en CSV-fil är du redo att importera dina kontaktdata till TaxDome. Här importerar du först skattebetalarnas kontakter, sedan importerar du makarnas kontakter separat.

Följ dessa steg för att importera skattebetalarnas kontakter:

1. Ladda upp CSV-filen

Go to Clients > Accounts and click Import (you can also get to the Import button from the Contacts tab).

Dra och släpp CSV-filen eller klicka på Bläddra för att hitta den på skrivbordet och ladda upp den på det sättet.

2. Create accounts, tag them and add portal access

Skapa först familjekonton för alla makar.

Karta Kontonamn: Välj det namn på kolumnrubriken i kalkylbladet som motsvarar Account Name på TaxDome. Om kolumnhuvudets namn är Kontonamn i kalkylbladet mappas det automatiskt till fältetKontonamn på TaxDome eftersom de har samma namn. 

Apply tags: if you need to apply tags to the imported accounts, scroll down to the Account tags CSV column (if you have such a column in your spreadsheet) and select Sync custom field in the Action dropdown, then choose Tags in the TaxDome column.

Länkade kontakter: Bestäm om varje skattebetalare ska ha tillgång till portalen, få aviseringar och få sin e-post synkroniserad. Här finns mer information om portalåtkomst.

3. Import the taxpayer contacts: map columns to TaxDome

Importera skattebetalarnas kontakter och gör sedan makarnas kontakter separat.

Map each taxpayer contact detail to the corresponding TaxDome field by choosing Sync custom field from the Action drop-down menu. Select the corresponding property in the TaxDome drop-down menu: for example, First Name, Phone, Email and City. 

Do not map spouse contact details; instead, leave Ignore selected in the Action field.

Once you’ve finished mapping, click Continue. This does not begin the import process. You are still able to return to this step if you’ve made mistakes.

4. Review the mapping results and finish the import process

Kartläggningsresultaten kommer att visa dig:

• De kontakter som ska skapas, inklusive all information om dem, t.ex. namn och e-postadresser.
• De konton som ska skapas, inklusive de kontakter som är kopplade till dem.

Om allt ser bra ut klickar du på Starta import. Om inte, gå tillbaka och korrigera det du behöver.

Du kan lämna sidan; processen fortsätter av sig själv. När importen är klar får du ett e-postmeddelande. 

Du har nu följande på TaxDome:

• Alla dina skattebetalarkontakter.
• Alla konton som dessa skattebetalarkontakter är kopplade till.

Step 3. Import the spouse contacts from the CSV file to TaxDome

Now you are adding the spouse contacts to TaxDome. This requires running the import tool a second time and selecting the same CSV file. However, this time, map the spouse contact details to TaxDome, repeating the same process you used with the taxpayer contacts.

1. Kartlägg kontonamn: Välj det kolumnrubriknamn från kalkylbladet som motsvarar egenskapen Kontonamn på TaxDome. Du har redan skapat dessa konton och inga nya kommer att skapas. Du kommer bara att länka makarnas kontakter till deras konton och ge dem portalåtkomst.

2. Länkade kontakter: Bestäm om båda makarna ska ha tillgång till portalen, ta emot aviseringar och ha sin e-post synkroniserad så att du kan se all deras e-post TaxDome . 

3. Import the Spouse Contacts: Map each spouse contact detail to the corresponding TaxDome field, by choosing Sync custom field from the Action drop-down menu. Select the TaxDome field in the drop-down menu: for example, First Name, Phone, Email and City. Do not map taxpayer contacts details; leave Ignore selected in the Action field.

4. Granska mappningsresultaten och avsluta importprocessen på samma sätt som tidigare.

Nu är skattebetalarens och makens kontakter länkade till deras delade familjekonton:

👋 Vi kan hjälpa dig! Om du stöter på problem under importprocessen är vårt team alltid redo att hjälpa till! Om du vill ha hjälp med en import fyller du i formuläret TaxDome Importhjälp.