CRM (Grundläggande): Portalåtkomst, meddelanden, e-postsynkronisering

Oavsett om du förbereder deklarationer för en enskild person, en familj eller ett företag behöver varje enhet ett eget konto. Olika personer (t.ex. familjemedlemmar eller affärspartners) kan dock ha olika inställningar i kontot. Läs mer om hur du ställer in inloggningsåtkomst till dina klienter, aviseringar och e-post.

Täckt här:

• Hur man lägger till flera e-postadresser
• LOGIN-reglaget, förklarat
• EMAIL SYNC-reglaget, förklarat
• NOTIFY-reglaget, förklarat
• Meddelanden och e-post till kunder som väntar på aktivering
• Ta bort användaråtkomst från ett konto
• Ändra en e-postadress
• Byte till ett annat konto i kundportalen

Så lägger du till flera e-postadresser

Eftersom en kontakt är en person är det naturligt att en kontakt kan ha flera e-postadresser (privat, arbete osv.). Som standard har varje kontakt ett fält för e-postadress, men du kan manuellt skapa extra CRM -fält eller lägga till dem när du skapar nya kontakter manuellt eller importerar dem.

En företagsägare, administratör eller annan anställd med behörighet att hantera konton kan lägga till ytterligare användare (e-postadresser) till ett konto.

Öppna fliken Info i kontoprofilen och granska sedan avsnittet Kontakter. Här ser du alla e-postadresser till kontakter som är kopplade till kontot. Om du vill lägga till e-postadresser som inte finns i listan kan du antingen lägga till en annan länkad kontakt eller lägga till en annan e-postadress till den kontakt som redan är länkad.

Följ dessa steg:

1. Skapa anpassade CRM e-postfält för att lagra de extra e-postadresserna.
2. Uppdatera den befintliga kontakten för att inkludera en ytterligare e-postadress.
3. Slå på reglagen LOGIN, NOTIFY och/eller EMAIL SYNC för e-postadressen om du behöver (se mer om reglagen nedan).

Observera! Om du ändrar e-postadressen innan den inbjudna personen klickar på inbjudningslänken avaktiveras den av säkerhetsskäl. Ett nytt inbjudningsmejl skickas till den uppdaterade e-postadressen. 

LOGIN-reglaget, förklarat

När du anger en e-postadress i en kontakt kan du slå på LOGIN för att ge portalåtkomst till den person som e-postadressen tillhör.

Vad detta gör:

• Användaren får en inbjudan till TaxDome kundportal så att de kan komma åt sitt konto.
• Alla kontakter som är kopplade till ett konto med LOGIN aktiverat bredvid sin e-postadress kan logga in.

När du har lagt till portalåtkomst till en kontakts e-postadress uppmanas du att skicka en e-postinbjudan till den användaren. När du klickar på Skicka skickar TaxDome en aktiveringsbegäran till personen via e-post. För att aktivera kontot accepterar personen begäran och skapar ett lösenord. Den nya användaren kopplas sedan automatiskt till kontot. Varje användare har sina egna inloggningsuppgifter för ett konto.

EMAIL SYNC-reglaget, förklarat

När du lägger till en användare till ett konto kan du också aktivera EMAIL SYNC för deras e-postadress.

Vad detta gör:

• Du kommer att se alla e-postmeddelanden från den adressen i Inbox+ avsnittet och på fliken E-post i kontoprofilen och kan svara från TaxDome.
• All historik mellan dina synkroniserade e-postmeddelanden och kontaktens e-postmeddelanden kommer automatiskt att fyllas i på TaxDome.
• Om Spara bilagor automatiskt är aktiverat kommer alla framtida e-postmeddelanden med bilagor automatiskt att spara dokumenten i avsnittet Kundens dokument på kontot.

Tips! Aktivera EMAIL SYNC för framtida kunder som ännu inte har tillgång till portalen (deras LOGIN har ännu inte aktiverats), så att du också kan ta emot e-post från dem.

NOTIFY-reglaget, förklarat

När NOTIFY är aktiverat för en e-postadress i avsnittet Kontakter får den person som e-postadressen tillhör systemmeddelanden (antingen alla eller vissa). Du kan slå på NOTIFY när du lägger till portalåtkomst eller en ny e-postadress till ett konto - eller när du vill.

Tips! Du kan få kopior av alla TaxDome e-postmeddelanden som skickas till kunder. Så här kan du ställa in mottagning av systemmeddelanden som TaxDome skickar till kunder.

Bestäm vilka aviseringar användaren ska få genom att klicka på de tre punkterna längst till höger om e-postadressen och sedan välja Inställningar för aviseringar.

Vad de olika koderna betyder:

Dokument: Ladda upp filer

• Meddelanden om nya uppladdade dokument

Dokument: Begäran om underskrift

• Begäran om dokument som ännu inte undertecknats
• Påminnelser om dokument som väntar på underskrift

Dokument: Godkännande

• Begäran om dokument som ännu inte godkänts
• Påminnelser om dokument som väntar på godkännande

Chattar och klientuppgifter

• Meddelanden om nya meddelanden, inklusive klientuppgifter
• Meddelanden om nya svar i chattrådar

Förslag

• Begäran om nya förslag
• Påminnelser om pågående förslag

Organisatörer

• Önskemål om nya arrangörer
• Påminnelser om väntande arrangörer

Fakturor och betalningar

• Begäran om nya fakturor
• Påminnelse om utestående fakturor
• Bekräftelser för fakturabetalningar
• Meddelanden om utfärdade återbetalningar

Meddelanden och e-post till kunder som väntar på aktivering

Om du har aktiverat LOGIN, NOTIFY och EMAIL SYNC för en kontakt som är kopplad till ett konto, men som ännu inte har aktiverat sitt konto, kommer de fortfarande att få TaxDome e-post och systemmeddelanden:

• All vanlig e-post du skickar från TaxDome kommer att gå ut till mottagaren oavsett om deras konto är aktiverat eller inte. Du kan också få Inbox+ aviseringar om nya e-postmeddelanden från den kontakt som är kopplad till kontot (ställ in detta i dina aviseringsinställningar ).
• Alla systemmeddelanden skickas till kontaktpersonens e-postadress och innehåller banderollen Kontoaktivering högst upp i e-postmeddelandet tills de har aktiverat kontot.

Du kan alltid skicka en inbjudan igen.

Ta bort användaråtkomst från ett konto

Om någon inte längre vill ha tillgång till ett konto kan du gå vidare och ta bort dem. Under fliken Info i kontoprofilen stänger du av LOGIN till höger om användarens e-postadress. Kontot kommer att förbli intakt, men användaren kommer inte längre att kunna komma åt det.

Ändra en e-postadress

När en kunds e-postadress ändras lägger du till den nya e-postadressen som om den vore en ytterligare användare.

Lystring! Se till att inte omedelbart ta bort den föråldrade e-postadressen.

Följ istället dessa steg:

1. Uppdatera kundkontakten så att den innehåller den nya e-postadressen istället för den gamla.

2. Slå på knappen LOGIN och vänta på att användaren accepterar inbjudan som skickats till den nya e-postadressen, så att de inte förlorar åtkomsten till sitt konto. 

3. När kunden har accepterat inbjudan tar du bort den tidigare e-postadressen från avsnittet Unlinked Emails genom att stänga av LOGIN .

Byte till ett annat konto i kundportalen

Vid inloggning kommer användare som har tillgång till mer än ett konto att se popup-fönstret för att välja önskat konto och meddelandet med det konto de loggade in med högst upp på skärmen. Meddelandet högst upp kan stängas tills nästa inloggning genom att klicka på X längst till höger om det.

De kan öppna popup-fönstret när som helst senare genom att klicka på länken Byt konto längst ner i det blå sidofältet eller till höger från meddelandet högst upp.