CRM (Grundläggande): Importera en kundlista

Med vårt importverktyg kan du överföra kundkonton och kontaktuppgifter till TaxDome samtidigt, så att du snabbt kan börja arbeta från din portal. Även om du kan skapa nya kontakter och konton manuellt, är uppladdning av en CSV-fil ett mycket snabbare sätt att överföra dina data till TaxDome. 

Täckt här:

• Step 0. Prepare a CSV file
  • Importing several accounts with the same contact
  • Importing several contacts with the same account
  • Importing contacts to two accounts simultaneously
• Step 1. Upload a CSV file to TaxDome
• Steg 2: Skapa konton Skapa konton (valfritt)
• Steg 3. Definiera inställningar (valfritt)
• Steg 4. Skapa kontakter
• Steg 5. Granskning
• Vem kan importera?

Webinar - TaxDome 101: Kom igång med TaxDome! Måndag, 13:00 EST. Registrera dig här

Step 0. Prepare a CSV file 

För fler användbara instruktionsvideor, besök TaxDome Academy, vår kostnadsfria online hubb för
allt du behöver veta om TaxDome.

För att importera dina befintliga kontakt- och kontouppgifter använder du ett kalkylbladsverktyg som Excel eller Google Sheets. Du kan också läsa instruktionerna om hur du överför dina data från en viss plattform eller ett visst program.

• När du importerar dina kunddata till TaxDome, kom ihåg att Konton och Kontakter är olika: 
  • Konton är de enheter som du arbetar för och fakturerar, oavsett om det är ett företag, en stiftelse, en familj eller en enskild person 
  • Kontakter är de faktiska individer som du interagerar med. Här är en förklaring av konton och kontakter
• Skapa ett kalkylblad med dina kunddata och spara det sedan som en CSV-fil. Se till att CSV-filen är UTF-8-kodad och inte överstiger 300 kB.
• Enter only one contact per spreadsheet row, even when several contacts are linked to the same account. You can also skip importing accounts to import contacts only
• Du kan ha olika kalkylblad för olika grupper av kunder. Dessa kan importeras en och en, med olika inställningar. Här är en video om import av olika kundgrupper

Tips: Om din källprogramvara genererar en fil med skattebetalaren och maken/makan på samma rad behöver du inte redigera CSV-filen manuellt. Följ istället instruktionerna för att importera en fil med skattebetalaren och maken/makan på en rad.

• 👋 Vi kan hjälpa dig! Om din CSV-fil slutar med flera kontakter per rad och du inte vet hur du ska åtgärda det, låt oss veta. Vårt supportteam hjälper gärna till: Följ dessa steg för att få hjälp. 

1. Skapa ett kalkylblad 

Skapa och märk kolumnerna. 

Tips: När du namnger kolumnerna står varje kolumnrubriknamn för en annan dataegenskap.

Här är några exempel på namn på kolumnrubriker: 

• Column A | Account Name: the name of a company or trust (a non-personal account) or the name of an individual or family (a personal account)
• Kolumn B | Kontaktnamn: för- och efternamn på den kontakt som är kopplad till kontot
• Kolumn C | Förnamn  
• Kolumn D | Efternamn  
• Kolumn E | Kontotyp
• Column F | Email: an email address must be provided for the contact to have portal access
• Column G | Phone
• Column H | City
• Kolumn I | Kontotaggar: en etikett som du kan använda för att gruppera konton
• Kolumn J | Kontakttaggar: en etikett som du kan använda för att gruppera kontakter
• Column K | Team members: team members you would like to be automatically assigned during import

2. Fyll i raderna i kalkylbladet med kontaktuppgifter och ytterligare information

Ditt kalkylblad kanske redan har anpassade kolumner. Se dock till att du följer dessa grundläggande regler för en smidig import:

• Varje rad får endast innehålla en kontakt
• Om du planerar att skapa nya konton när du överför dina data ska du se till att det finns en kolumn för kontonamn. Ge den namnet Kontonamn (det som TaxDome kallar dataegenskapen) eller vilket namn som helst som passar dig. Om en kontakt inte behöver kopplas till ett konto lämnar du raden i kolumnen Kontonamn tom.
• Om två eller flera kontakter delar samma konto, använd samma kontonamn i varje rad för varje kontakt
• Olika typer av anpassade fält stöder olika tecken. Kontrollera att ditt fälten är korrekt ifyllda:
  • Dela upp alternativen med ett kommatecken eller semikolon ("," eller ";"), tecknet för anpassade fält med flera val i rullgardinsmenyn
  • Datum ska fyllas i i motsvarande format: MM/DD/YYYY eller MMM/DD/YYYY för amerikanska företag och DD/MM/YYYY för icke-amerikanska företag

Är du osäker på hur du ställer in olika typer av konton, t.ex. för ett gift par som deklarerar separat? Titta på exempel på hur du ställer in kontakter för olika kontotyper och ta sedan del av dessa tips:

• Importing several accounts with the same contact
• Importing several contacts with the same account
• Importing contacts to two accounts simultaneously

Importing several accounts with the same contact

F: Hur lägger jag in olika konton som ska kopplas till samma person i kalkylbladet? Till exempel flera företag som tillhör samma företagare. 

S: Skapa en rad för varje konto och ange sedan samma kontaktinformation för varje konto i de lämpliga kolumnerna.

I exempelkalkylbladet nedan mappas Account Name till Account Name i TaxDome, och fem konton skapas under importprocessen, vart och ett kopplat till Brian Ross kontaktinformation. Brian Ross kan sedan logga in på TaxDome med hjälp av email@example.com och växla mellan konton. 

Importing several contacts with the same account

F: Hur anger jag flera kontakter som behöver kopplas till samma konto i kalkylbladet? Till exempel flera affärspartners som äger ett företag eller en skattebetalare och dennes make/maka.

S: Använd en rad för varje kontakt och ange sedan samma kontonamn för varje person i lämplig kolumn.

I exempelkalkylbladet nedan mappas Name_Business Name till Account Name i TaxDome, och sex konton skapas under importprocessen. Michael Douglaston är länkad till en kontakt, Robbie Corp till tre kontakter, familjen Smith till tre kontakter, Mart Frickey till en kontakt, Solomon Deutsch till en kontakt och Chrissy Tidder till en kontakt.

Importing contacts to two accounts simultaneously

Fråga: Hur lägger jag in flera kontakter som behöver vara kopplade till två konton i kalkylbladet? Till exempel barn som behöver egna konton men som ändå behöver vara kopplade till familjekontot.

S: Använd två rader för varje kontakt och ändra sedan kontonamnet medan kontaktuppgifterna förblir desamma. Detta kan spara en del arbete senare eftersom du inte behöver länka kontakter manuellt.

3. Spara kalkylbladet i CSV-format

TaxDome känner bara igen kalkylblad som sparats som CSV-filer. I menyfältet i kalkylbladet går du till Arkiv och väljer sedan Spara som CSV eller Ladda ner som CSV (ordalydelsen kan variera beroende på vilket program du använder).

Microsoft Excel: I fältetSpara som typ väljer du CSV (Kommaavgränsat). Välj Webbalternativ i rullgardinsmenyn Verktyg. Öppna fliken Kodning . Välj Unicode (UTF-8) i rullgardinsmenyn Spara detta dokument som och klicka sedan på OK.

Nu när du har sparat ditt kalkylblad som en CSV-fil och sett till att den är UTF-8-kodad är du redo att importera dina kontakter till TaxDome.

Steg 1. Ladda upp CSV-filen till TaxDome

Go to Clients > Accounts, then click Import. You can also access this button from the Contacts page.

Dra och släpp CSV-filen eller klicka på Bläddra för att hitta den på skrivbordet för att ladda upp den.

Step 2. Create accounts (optional)

Here’s how to create accounts:

1. Map the Account Name

Select the column header name from your spreadsheet that corresponds to TaxDome’s Account Name property. If you used Account Name as the column header name in your spreadsheet, it is automatically mapped to TaxDome’s Account Name property because they have the same name.

Tip! If you want to skip importing accounts and import contacts only click X to the right of the Choose CSV column for Account Name field.

2. Choose the Account Type

Select an option to specify how you want to apply the account type to your imported clients. For details, go to the article on account types.

Om Företag används kommer klienten att ha egenskapen Företagsnamn som är lika med kolumndata för Kontonamn.

3. Map account fields

Add any data from your spreadsheet as custom fields for your accounts, tag them or assign team members. Review all column header names on the left, then choose either Ignore or Sync custom field from the Action drop-down menu. If you choose Sync custom field, select the custom field from the drop-down menu in the TaxDome column. 

• Om ett konto med samma namn redan finns i TaxDome, kommer det inte att ändras och alla dess uppgifter kommer att förbli desamma 
• Om ett kolumnrubriknamn från kalkylbladet inte har en motsvarande kontoegenskap skapar du en ny genom att välja Nytt fält i rullgardinsmenyn. Läs mer om att lägga till anpassade kontofält vid import
• Du kan också tagga dina konton här. Mer information finns i den här artikeln om att använda taggar
• If you have the Team members column in your spreadsheet, the team members listed in the spreadsheet will be automatically assigned to the corresponding clients. 

Steg 3. Definiera inställningar (valfritt)

I det här steget tillämpar du inställningar i bulk på de nyligen importerade kontona.

1. Linked contacts

On the left, under EMAILS, you’ll see the TaxDome Email property. If you have added custom email fields for your contacts, you’ll see these as well. 

Välj åtkomsträttigheter för varje kontakt vars e-postadress är länkad till det importerade kontot. Som standard är alla åtkomsträttigheter aktiverade: 

• LOGIN: när detta är aktiverat kan kontakten använda sin kundportal TaxDome

• NOTIFY: när detta är aktiverat får kontakten alla systemmeddelanden, t.ex. för meddelanden, arrangörer, förslag, fakturor och e-postmeddelanden som skickas från TaxDome eller via pipeline automatiseringar och mer

• EMAIL SYNC: när detta är aktiverat kan du se och svara på kundens e-postmeddelanden i din Inbox+ och visa alla e-postmeddelanden på fliken E-post i deras konto   

Om du vill att kunderna ska få en inbjudan via e-post till sin TaxDome -portal markerar du rutan Skicka inbjudningar. Om du vill lägga till ett eget meddelande skriver du det i fältet Personligt meddelande. Om du inte vill bjuda in dem direkt kan du skicka en inbjudan senare genom att gå till fliken Konton och öppna underfliken Väntar på aktivering.

2. Tags

If you already have some tags created in TaxDome, you can apply them to your imported accounts here. They will be applied to all imported accounts. If you need to apply different tags to different accounts, it's better to add them to the spreadsheet beforehand. Read more on applying tags.

3. Assignees

If team members are not listed in the spreadsheet, new accounts are assigned to the person doing the import. Or you can select additional team members you want to have access to all the imported accounts. Read more on assigning team members while importing.

4. Folders and documents

If you use a custom folder structure for client documents, apply folder templates in bulk to the newly created accounts. Read more about creating folder templates. The Default Tax Years template is automatically applied to new accounts if you don’t select a folder template you've already created.

Steg 4. Skapa kontakter

To start importing your contacts to TaxDome, review the column header names from your spreadsheet on the left, then choose either Ignore or Sync custom field from the Action drop-down menu. The column header names in your spreadsheet that match TaxDome contact property names (e.g., First Name, Phone, Email, City) get automatically mapped. 

If you choose Sync custom field, select the contact field from the drop-down or add a new field by clicking New field. Read more about contact custom fields. 

• You can also tag your contacts here.  For details, go to this article on applying tags.
• You don’t have to pair every column header name — you can leave the Action field selection as Ignore.
• If you skipped account mapping, you can import contacts only.

När du är klar med mappningen klickar du på Fortsätt. Detta innebär inte att importprocessen påbörjas. Du kan fortfarande gå tillbaka till det här steget om du har gjort några misstag.

Steg 5. Granskning 

När du granskar mappningsresultaten ser du allt detta:

• Vilka teammedlemmar kommer att tilldelas kontona
• Vilka taggar kommer att tilldelas kontona
• Vilka anpassade konto- och kontaktfält som ska skapas
• Vilka kontakter som ska skapas med vilka namn och e-postadresser
• Vilka konton kommer att skapas med vilka länkade kontakter

Om allt ser bra ut klickar du på Starta import. Om inte, gå tillbaka för att göra nödvändiga korrigeringar.

Nu kan du lämna sidan. Importprocessen kommer att fortsätta på egen hand. När importen är klar får du ett e-postmeddelande. Klicka på länken i meddelandet för att gå till importresultaten. Du kommer att se:

• Hur många kontakter som importerades
• Hur många rader i kalkylbladet som hoppades över
• Hur många konton som skapades
• Hur många konton som uppdaterades
• Hur många anpassade fält som skapades

Om vissa rader har hoppats över (på grund av fel) kan du exportera en zippad CSV-fil med information om vilka rader det gäller och varför. Anledningar till att rader hoppas över kan vara tomma celler i obligatoriska kolumner (t.ex. kontaktnamn) eller celler i e-postkolumnen som saknar e-postadresser. Nu kan du lämna sidan. Processen kommer att fortsätta på egen hand. Exportresultaten kommer att skickas till dig via e-post.

Om du har problem med importprocessen, låt oss veta! Vårt team är alltid glada att hjälpa till!

Vem kan importera?

En företagsägare och administratör kan importera kontakter och skapa konton i TaxDome. Om du vill att teammedlemmar ska kunna importera, ge dem åtkomsträttigheter för att hantera kontakter:

1. Gå till Inställningar, välj Team & Planer i menyraden, klicka på de tre punkterna längst till höger om teammedlemmens namn och klicka sedan på Redigera

2. Klicka på Hantera kontakter och sedan på Spara

Tips: kolla in TaxDome Academy för att ta roliga, omfattande kurser och bli en TaxDome superstjärna.