Automove (grundläggande): Hur man skickar förslag och kopplar dem till jobb

Fler användbara instruktionsvideor finns på TaxDome Academy, vår kostnadsfria online nav för
se och lära dig allt du behöver veta om TaxDome.

You can have your proposals and engagement letters created and sent automatically. Jobs will move on their own right to the next stage of the pipeline once the client signs a proposal. To make automation magic happen, set up the Send proposal automation and turn on the Automove feature.

Täckt här:

• Skapa en fas för att skicka förslag och möjliggöra automove
• Koppla anpassade förslag till ett jobb manuellt
• När automoveras mina jobb med länkade förslag?

Skapa en fas för att skicka förslag och möjliggöra automove

This way of sending proposals works well when you send them for the same services and the same price to many customers. If your clients are different, you create custom proposals for each of them but still want to have them inside the pipeline, please jump to the next section.

The launch point for sending automated proposals is selecting a suitable stage in your workflow. Follow these steps:

1. Du behöver en förslagsmall med de villkor som fungerar för dig. Om du inte har någon kan du skapa den genom att klicka på Ny mall när du lägger till automatiseringen.
2. Make sure you have a stage in your pipeline for new proposals, then add the Send proposal automation. Once the job enters this stage, a new proposal is automatically sent to the client. At the same time, it will be linked to the job. 
3. Se till att du har den Automove jobb för steget aktiverat. På så sätt flyttas jobbet automatiskt till nästa steg när förslaget är fullständigt undertecknat.
   

Notera! Fakturor som utfärdas tillsammans med förslag kopplas inte automatiskt till jobb.

Koppla det anpassade förslaget till ett jobb manuellt 

När alla dina offerter är olika kan du inte använda automatiseringar för att skicka dem. Istället kan du ha en allmän mall med villkor och företagsinformation som anpassas för varje kund (t.ex. tjänster som läggs till, fakturor som skapas, rabatter som tillämpas etc.) och sedan skickas manuellt. 

Du kan dock skicka förslag manuellt i dina pipelines och ändå dra nytta av fördelarna med Automove-funktionen . 

Se videoexemplet nedan och läs sedan hur du kan länka ditt förslag manuellt:

Förslag kan kopplas till jobb av företagets ägare, administratör eller annan anställd som har fått behörighet att hantera förslag. När förslaget har länkats manuellt fungerar funktionen för att flytta jobb automatiskt på samma sätt som för förslag som skickas och länkas automatiskt: när kunden skriver under flyttas jobbet till nästa steg.

Det finns tre sätt att länka ett förslag manuellt:

• From the proposal creation/editing screen: In the General step of proposal creation, choose a client, then click the + Add job at the bottom of the page. Once done, you will see selected jobs in the Linked jobs section along with the job title and the pipeline it belongs to.
• Från sidan Proposals & ELs/kundens kontoflik: Klicka på de tre punkterna längst till höger om det skickade förslaget, välj Länk till jobb och välj sedan jobb från listan.
• From a pipeline: Make sure that the job is in the right stage, click the job box, click + Link on the top right, select Proposals & ELs, then choose proposals to link. By default, only pending proposals are shown. To see all proposals, click the Filter button, select All, then click the Apply button.

Oavsett vilket alternativ som används kan du:

• Länka eventuella förslag som tidigare skickats till användare av kontot.
• Länka så många förslag till ett jobb som behövs.

Observera! Om förslaget inte är undertecknat och du flyttar jobbet manuellt till ett annat steg uppmanas du att bestämma vad du ska göra med det väntande förslaget (för mer information, läs om hantering av oavslutade element när jobb flyttas).

När automoveras mina jobb med länkade förslag?

Även om offerter har möjlighet att inkludera fakturor, är den enda utlösande faktorn för att automatiskt flytta jobb med offerter genom dina pipelines slutförandet av signeringsprocessen. Här är vad som händer i varje enskilt fall:

• Förslag utan fakturor. När offerten har undertecknats av alla parter är jobbet automatiserat.
• Ett förslag med automatiska betalningar och tillräckliga klientmedel. När förslaget undertecknas inleds två parallella processer:
  • Jobbet är automatiserat.
  • En faktura utfärdas, som du vid behov kan koppla manuellt till jobbet. 
  • Betalningen debiteras automatiskt framgångsrikt.
• Förslag med automatiska betalningar, men betalningen gick inte igenom. När förslaget undertecknas inleds två parallella processer:
  • Jobbet är automatiserat. 
  • En faktura utfärdas, som du vid behov kan koppla manuellt till jobbet. 
  • Betalningen debiteras INTE automatiskt av olika skäl. TaxDome kommer att försöka debitera efter 1, 4, 24 och 48 timmar. Om dessa försök misslyckas och ingen manuell betalning läggs till, blir fakturan försenad baserat på dina konfigurerade inställningar.
• Förslag med manuella betalningar. När förslaget undertecknas inleds två parallella processer:
  • Jobbet är automatiserat.
  • En faktura utfärdas, som du vid behov kan länka manuellt till jobbet. Om dessa försök misslyckas och ingen manuell betalning läggs till, blir fakturan förfallen baserat på dina konfigurerade inställningar.