Förslag (grundläggande): Skapa och tillämpa mallar

Förslagsmallar används för att definiera omfattningen av ett uppdrag mellan ditt företag och en kund. Skapa så många förslagsmallar för olika användningsområden (bokföring, skatteförberedelser för ett år, revision, representation, finansiell analys, uppstädning, löner etc.) som du behöver.

Täckt här:

• Skapa mallar för förslag
• Lägga till förslagsmallar från Marketplace
• Använda mallar för förslag
• Skicka förslag via automatisering
• Redigera mallar för förslag
• Duplicering av förslagsmallar
• Radera förslagsmallar

Skapa mallar för förslag

A proposal template can be created by a firm owner, an admin or any team member who has manage templates access rights. It’s helpful to design templates in advance so that you have them ready to go or to further customize.

For more helpful how-to videos, visit TaxDome Academy, our free online hub for
viewing and learning everything you need to know about TaxDome.

Om du vill skapa en förslagsmall går du till Mallar >Företagsmallar i den vänstra menyraden, väljer Förslag och EL och klickar sedan på Skapa mall.

Du kan också gå till sidan för att skapa mallar genom att lägga till automatiseringen Skicka förslag när du redigerar en pipelineoch klicka sedan på Ny mall.

Varje förslag består av flera avsnitt, vart och ett på en separat sida. Du har möjlighet att anpassa vilka avsnitt som ska ingå i förslagsmallen och vad som ska stå i vart och ett av dem:

• Allmänt
• Introduktion och termer
• Tjänster och fakturor
• Betalning

Tips! Även om dina tjänster, fakturerings- och betalningsalternativ kan behöva anpassas för varje kund, är det praktiskt att ha en allmän offertmall med ifyllda sidor för Introduktion och Villkor. Detta gör att du snabbt kan infoga dem när du utformar ett förslag.

Allmänt

Här kan du anpassa ditt förslag genom att välja vilka steg som ska ingå. Du kanske till exempel vill inkludera information om ditt företag, avtal, fakturor för gemensamma tjänster som tillhandahållits etc. 

Ta reda på alla numrerade inställningar:

1. Template name: the title of your proposal template (clients can't see it).

2. Team member: the team member who will receive the payment associated with a proposal.

3. Name: the title of this proposal (clients will see it).

4. Steps: toggle on and off steps to be included in the proposal. Each step appears as a page in the proposal. Once selected, you can customize them. 

5. Custom message in email: your client always receives an automatically generated email with a link for viewing and signing this proposal. Toggle on if you want to include a custom message in this email.

6, 8. Shortcodes: to individualize the message, apply shortcodes to include account name, next year's date and other dynamic data.

7. Reminders: toggle on to enable sending automatic reminders for pending proposal. Learn more about reminders.

När du är klar klickar du på knappen Nästa för att gå vidare till nästa avsnitt.

Introduktion och termer

Dessa två steg är snarlika så vi kommer att gå igenom dem tillsammans. 

På sidan Introduktion kan du presentera dig själv. Förklara för dina kunder vem du är, vilka tjänster du tillhandahåller, vilket värde du tillför och all annan information som du vill dela med dig av. Inkludera bilder och videor för att få din självpresentation att lysa. 

På sidan Villkor kan du ange ditt uppdragsbrev eller avtal som beskriver villkoren för förhållandet mellan ditt företag och kunden. 

Ta reda på alla numrerade inställningar (de är likadana för båda stegen):

1. Titel: Byt namn på detta avsnitt för att bättre anpassa det till ditt varumärke eller det specifika innehåll du inkluderar (kunderna kommer att se det).
2. Text: redigera din inledning här, lägg till en logotyp, ladda upp bilder från din dator och bädda in video, om det behövs.
3. Add Shortcode: to individualize the text, apply shortcodes to include dynamic data, such as account name or date.

Tjänster och fakturor

Du kan skicka en engångs- eller återkommande faktura tillsammans med offerten, be kunden om en deposition vid godkännande eller skicka offerten med endast en lista över tjänster. Du kommer också att kunna utfärda en faktura vid ett senare tillfälle.

Här finns alla tillgängliga inställningar:

1. Fakturera eller skicka endast en prislista: 

• Lägg till faktura eller be om deposition: skicka en faktura tillsammans med offerten eller be kunden om en deposition vid godkännande, eller välj 
• Skicka en lista över tjänster utan faktura: skicka en lista över dina tjänster till din kund utan att utfärda en faktura.

2. Fakturatyp: välj om du vill att en engångsfaktura eller en återkommande faktura ska skapas för detta förslag.

3. Invoice template: click and select one of your one-time or recurring invoice templates from the pull-down menu.

4. Utfärda faktura: välj när fakturan ska utfärdas, antingen när förslaget accepteras eller ett specifikt datum. Om ett specifikt datum har valts måste du välja det.

5. Beskrivning: lägg till en beskrivning av vad som ingår i fakturan (valfritt).

6. Postrader: specificera de tjänster som utförts och eventuella rabatter som tillämpats.

• Post: klicka på Post och välj sedan antingen en befintlig tjänst eller skapa en ny. Fyll i fältet Pris, ange antal tjänster och skatt (mer information om skattesatser i fakturor) och skriv in Beskrivning (valfritt).
• Rabatt: Om du vill visa det sänkta priset på fakturan klickar du på Rabatt och fyller sedan i fältet Pris. Beloppet kommer att subtraheras från totalsumman.

7. Sammanfattning:

• Delsumma: Detta är summan av beloppen för de tillhandahållna tjänsterna, före skatt.
• Skattesats: När moms har lagts till återspeglas den i totalsumman (mer om moms).

8. Lägg till en faktura till: klicka för att skapa fler fakturor. 

Betalning

Om du har valt att skicka fakturor tillsammans med din offert måste du också bestämma hur du vill ha betalt. 

Ta reda på alla numrerade inställningar:

1. Betalningsmetod: detta är hur du vill att dina fakturor ska betalas (antingen med kreditkort, bankdebiteringar eller både och). Vi stöder ett antal betalningsmetoder.

2. Betalningsgodkännande: välj om du vill att betalningarna ska godkännas och sedan genomföras automatiskt eller inte.

• Automatisk betalning: kunden accepterar villkoren, godkänner betalningen en gång och efterföljande betalningar sker automatiskt. Tillgänglig för Stripe bara.

• Manuell fakturabetalning: kunden måste betala varje faktura manuellt. Tillgänglig för Stripe och CPACharge.

3. Spara mall: klicka för att spara mallen och gå tillbaka till mallistan.

Lägga till förslagsmallar från Marketplace

Du kan ladda ner färdiga förslagsmallar med de bästa metoderna. För att lägga till en förslagsmall från Marketplace:

1. Gå till Templates > Marketplace i den vänstra menyraden och öppna fliken Proposals & ELs.

2. Klicka på Get free på den mall du vill lägga till eller klicka på dess pris och fortsätt med betalningen om det är en betald mall.

3. Gå till Templates > Firm templates, öppna fliken Proposals & ELs och klicka på namnet på förslagsmallen för att börja redigera. Se till att infoga information om ditt företag i alla steg där det behövs.

Använda mallar för förslag

När du har skapat en mall kan du använda den för att snabba upp arbetet med att ta fram nya förslag. Så här gör du:

1. Skapa ett nytt förslag antingen genom att klicka på Ny längst upp till vänster och välja Förslag eller genom att välja en eller flera mottagare i din kontolista och sedan klicka på Skicka förslag.

2. Klicka i fältet Mall och välj sedan ett förslag från rullgardinsmenyn.

3. Gå igenom förslagsstegen och gör ändringar om det behövs och skicka sedan.

Notera: Ändringar som du gör i förslaget påverkar inte den valda mallen.

Redigera mallar för förslag

Gör så här för att göra ändringar i en förslagsmall:

1. Gå till Mallar > Företagsmallar i den vänstra menyraden, öppna fliken Förslag & ELs och klicka sedan på förslagsmallens namn

2. Gå igenom förslagsstegen och gör ändringar om det behövs och spara sedan.

Observera: De ändringar du gör i en förslagsmall återspeglas inte i de förslag som redan skapats med den mallen.

Duplicering av förslagsmallar

Skapa nya förslagsmallar baserat på befintliga: klicka på tre punkter längst till höger om förslagsmallens namn och välj sedan Duplicera. Kopian av mallen sparas med lämpligt suffix (t.ex. Förslag (2)).

Radera förslagsmallar

Om du vill ta bort en förslagsmall helt går du till Mallar >Företagsmallar i den vänstra menyraden och öppnar sedan fliken Förslag & EL: er. Klicka på de tre punkterna längst till höger om förslagsmallens namn, klicka på Ta bort och bekräfta sedan genom att klicka på Ta bort i popup-fönstret Bekräftelse på borttagning .