Återkommande fakturor (Grundläggande): Skapa och använd mallar

Mallar för återkommande fakturor är ett bra sätt att förenkla och optimera dina faktureringsrutiner. Genom att skapa en återkommande faktura kan du automatisera faktureringsprocessen för regelbundna abonnemangsbetalningar med betalningsgodkännande, vilket sparar tid och ansträngning. Dessutom säkerställer återkommande fakturor konsekvens och enhetlighet i alla kundinteraktioner, vilket minskar risken för fel och förvirring. Här visar vi hur du skapar dem.

Kommer inom kort! Du kommer även att kunna använda mallar för återkommande fakturor för automatiseringar.

Täckt här:

• Skapa mallar för återkommande fakturor
• Använda mallar för återkommande fakturor
• Redigera mallar för återkommande fakturor
• Duplicering av mallar för återkommande fakturor
• Ta bort mallar för återkommande fakturor
• Din lista med mallar för återkommande fakturor

Skapa mallar för återkommande fakturor

En mall för återkommande fakturor kan skapas av en företagsägare, administratör eller teammedlem med åtkomsträttigheter för att hantera mallar.

För att skapa en mall för återkommande fakturor går du till Mallar >Firmamallar i den vänstra menyraden och sedan Återkommande fakturor. Klicka sedan på Skapa mall.

Nedan kan du läsa mer om alla alternativ (1-18) som du har i fönstret Skapa mall för återkommande fakturor:

1. Mallnamn: Det här är vad du ser när du väljer mall.

2. Välj en betalningsmetod: Här anger du hur du vill att dina fakturor ska betalas (antingen med kreditkort, bankgiro eller både och). Vi stöder ett antal olika betalningsmetoder. När standardbetalningsleverantören inaktiveras kommer betalningsmetoden att bytas till kreditkort för alla återkommande fakturamallar.

3, 4. Börjar på: Detta är när den första fakturan kommer att skickas till kunden efter att de har godkänt återkommande fakturor. Detta kan vara vid godkännande (endast för återkommande fakturor med betalningsgodkännande) eller på ett visst datum. Om du väljer ett specifikt datum måste du välja det under Första fakturadatum.

5, 6. Upprepning(ar): Här kan du välja period för fakturaupprepning och ange antalet fakturor som ska skickas inom ramen för den återkommande fakturan.

7. Team-medlem: Välj den teammedlem som ska ta emot betalningarna (som standard är det den person som skapar fakturan som tar emot den).

8. Namn: Namnet på den återkommande fakturan (t.ex. Bokföring 2023 eller Ekonomisk planering 2024). Kunden ser det endast för återkommande fakturor med betalningsgodkännande.

9. Beskrivning: Lägg till en beskrivning av vad som ingår i fakturan (valfritt).

10. Lägg till kortkod: Inkludera dynamisk data för att individualisera dina fakturor. Du kan använda konto shortcodes baserat på anpassade fält och datum shortcodes. Här är mer om shortcodes.

• Automatisk betalning: efter att kunden har godkänt villkoren för återkommande fakturor kommer fakturor att utfärdas enligt ditt schema och kundens kort / bankkonto debiteras automatiskt. Tillgänglig för Stripe Endast för
• Manuell betalning av faktura: faktur or kommer att utfärdas och skickas till kunden enligt ditt schema, men de måste betala dem varje gång manuellt.

Läs mer om olika typer av betalningsauktorisationer här.

12. Skicka fakturan till kunden via e-post: Aktivera detta och lägg till ett anpassat meddelande om du vill att kunden ska få ett e-postmeddelande om en återkommande faktura med automatisk betalning. Annars får de bara ett meddelande i sin portal.

13. Inställningar för QuickBooks: Välj Plats för fakturan som ska skickas till QuickBooks. Kunderna kommer inte att se detta fält.

14. Varuposter: Specificera de tjänster som utförts på varje faktura i återkommande fakturor, samt eventuella rabatter. 

• Linjeobjekt: Klicka på Radpost och välj sedan antingen en befintlig tjänst eller skapa en ny. Fyll i fältet Pris , ange antal för varje tjänst och skattesats (mer om skattesatser) och lägg till en Beskrivning (valfritt). Välj den klass som ska skickas till QuickBooks (kunderna kommer inte att se detta fält).
• Rabatt: Om du vill lägga till en rad klickar du på Rabatt och fyller sedan i fältet Pris . 

Du kan också redigera samma radpostfält från sidan Redigera artikel genom att klicka på de tre punkterna till höger om radposten, välja Redigera och sedan klicka på Spara.

15. Sammanfattning: Här kan du se beloppet för varje betalning.

• Delsumma: Summan av de tjänster som tillhandahålls för varje faktura, före skatt. Detta fylls i automatiskt efter att raderna har lagts till. Du kan också ange summan manuellt om du inte vill lägga till rader.
• Skattesats: När moms läggs till återspeglas det i totalsumman (mer information om att lägga till moms).

16. Betalningsschema: Se över datum för när var och en av fakturorna ska skickas. 

17. Varje betalning, Fakturabelopp, Totalt: Granska huvudinställningarna för den återkommande fakturan: hur många betalningar du förväntar dig, beloppet för varje betalning och totalsumman.

18. Spara och avsluta, Spara och Avbryt: Klicka på Save & Exit för att spara mallen och gå tillbaka till listan med mallar, Save för att behålla ändringarna och fortsätta redigera mallen eller Cancel för att avsluta utan att spara.

Använda mallar för återkommande fakturor

Mallar för återkommande fakturor kan användas antingen när du skapar återkommande fakturor eller när du skapar förslag.

Så här gör du:

1. Skapa en ny faktura eller lägg till en faktura i förslaget.

2. Ställ in Fakturatyp till Återkommande.

3. Klicka på listan Fakturamallar för att expandera den, välj sedan en mall och fortsätt med att konfigurera den återkommande fakturan. Du kan nu göra ändringar i belopp, skattesats etc.

Observera: Ändringar som du gör i fakturorna påverkar inte den mall som användes för att skapa dem.

Redigera mallar för återkommande fakturor

Följ dessa steg för att ändra en mall för återkommande fakturor:

1. Gå till Mallar >Firmamallar i den vänstra menyraden och välj sedan Återkommande fakturor. Klicka sedan på namnet på mallen för återkommande fakturor i listan.

2. Gör ändringar i mallen för återkommande fakturor och klicka sedan på Spara och avsluta.

Duplicering av mallar för återkommande fakturor

Om du vill skapa en ny mall för återkommande fakturor från en befintlig mall klickar du på tre punkter längst till höger om mallen för återkommande fakturor och väljer sedan Duplicera i rullgardinsmenyn. Kopian av mallen för återkommande fakturor sparas med ett suffix (t.ex. Form1040 (2)).

Ta bort mallar för återkommande fakturor

Om du vill ta bort en återkommande fakturamall helt klickar du på tre punkter längst till höger om namnet på den återkommande fakturamallen, väljer Ta bort i rullgardinsmenyn och klickar sedan på Ta bort igen för att bekräfta.

Din lista med mallar för återkommande fakturor

TaxDome kan du enkelt hålla reda på dina mallar för återkommande fakturor så att du alltid kan hitta dem snabbt och enkelt. För att få en samlad bild av dina mallar för återkommande fakturor, gå till Mallar >Firmamallar i den vänstra menyraden och sedan Återkommande fakturor.

Hela listan med mallar för återkommande fakturor är tillgänglig för en företagsägare och administratör eller en teammedlem med åtkomsträttigheter för att hantera mallar. I annat fall kommer denna sida inte att vara tillgänglig.

Sidan Återkommande fakturor är helt anpassningsbar (se nedan). Här kan du ha kolumner för:

• Namn: Det här är vad du ser när du väljer mallen.
• Beskrivning: En beskrivning av vad som ingår i fakturan.
• Betalningsgodkännande: om betalningarna ska behandlas automatiskt eller inte.
• Kontroller: om kontroller ska visas för att öppna rullgardinsmenyn med alternativen Edit, Duplicate och Delete.

Kolumnnamnen är synliga hela tiden när du skrollar. Du kan också klicka på upp-ned-pilen bredvid kolumnrubriken för den kolumn du vill sortera.

Listan över mallar för återkommande fakturor kan anpassas på olika sätt. Du kan ändra storlek, aktivera, inaktivera och flytta kolumner som du vill. Du anpassar kolumnerna genom att klicka på och hålla kvar delaren mellan kolumnernas namn och ändra storlek genom att flytta musen.

Om du vill ställa in vilka kolumner som ska visas i avsnittet med listan över mallar för återkommande fakturor klickar du på kugghjulsikonen uppe till höger i tabellen.

Du kan aktivera, inaktivera eller flytta de kolumner du vill. När du klickar på Apply kommer tabellen att byggas om med nya kolumner.

Genom att klicka på Reset visas alla kolumner.