Återkommande fakturor (grundläggande): Skapa, schemalägg, spara som utkast

Med återkommande fakturor kan du begära betalningsgodkännande från dina kunder och få betalt automatiskt med jämna mellanrum. Detta kan hjälpa dig med alla dina kunder som beställer tjänster på en konsekvent basis. Här hittar du alla detaljer om hur du skapar återkommande fakturor.

Täckt här:

• Skapa och skicka återkommande fakturor
• Inställningar för återkommande
  • Anpassade scheman
• Typer av betalningsgodkännande
  • Automatisk betalning
  • Manuell betalning av faktura
• Sätta upp återkommande fakturapåminnelser
• Spara återkommande faktura som utkast
• Duplicering av återkommande fakturor
• Vad kunderna ser när du skapar återkommande fakturor
• Vem kan signera en återkommande faktura
• Vad händer om kunden signerar efter det första fakturadatumet?
• Vad händer om en automatisk betalning misslyckas?

Skapa och skicka återkommande fakturor

Återkommande fakturor kan skapas och skickas av en företagsägare eller en teammedlem som tilldelats kontot med åtkomsträttigheter för att hantera fakturor. 

Du kan skapa återkommande fakturor på egen hand eller inkludera dem i dina offerter eller offertmallar. Du kan också skapa återkommande fakturor från de tjänster som anges i offerten.

Följ dessa steg:

1. Klicka på knappen + Ny i det vänstra sidofältet och välj sedan Faktura i bildspelet. Eller lägg till en faktura i offerten.

2. Välj det konto för vilket den återkommande fakturan ska utfärdas.

3. Ställ in Fakturatyp till Återkommande, och ange sedan antingen ett Namn för den (välj ett kundnamn för fakturor med betalningsgodkännande) eller välj en mall. Om en mall har valts fortsätter du till steg 7.

4. Välj hur ofta fakturorna ska skickas (standardinställningen är Månadsvis) och hur många gånger de ska återkomma.

5. Välj betalningssätt: detta är hur du vill att dina fakturor ska betalas (antingen med kreditkort, bankdebitering eller både och)

6. Ange beloppet för varje faktura antingen genom att ange det i Delsumma eller genom att summera posterna.

7. Klicka sedan på Skapa för att skicka fakturan. När en återkommande faktura med betalningsauktorisering har accepterats skickas ett meddelande till din e-post och Inbox+.

Det finns andra detaljer som du kanske vill inkludera. Se detaljerade instruktioner för varje numrerat fält nedan:

1. Typ av faktura: För en återkommande faktura, välj lämpligt alternativ. 

2. Kontonamn. ID eller e-post: Välj det konto som fakturan ska skickas till.

3. Fakturamall: Klicka och välj en av de återkommande fakturamallar som du har skapat från rullgardinsmenyn. Återkommande fakturamallar är särskilt användbara för fakturor som du skickar till kunder regelbundet.

4. Välj betalningssätt: Detta är hur du vill att dina fakturor ska betalas (antingen med kreditkort, bankdebitering eller både och). Vi stöder ett antal betalningsmetoder.

5, 6. Börjar den: Detta är när den första fakturan skickas till kunden efter att de har godkänt den återkommande fakturan. Detta kan vara vid godkännande (endast för återkommande fakturor med betalningsgodkännande) eller på ett specifikt datum. Om du väljer ett specifikt datum måste du välja det under Första fakturadatum.

7, 8. Upprepning(ar): Här kan du välja period för återkommande fakturor och ange hur många fakturor som ska skickas inom ramen för den återkommande fakturan.

9. Teammedlem: Välj den teammedlem som är ansvarig för att ta emot betalningarna (som standard är det den person som skapar fakturan).

10. Namn: Namnet på den återkommande fakturan (t.ex. Bokföring 2023 eller Ekonomisk planering 2024). Kunden ser detta endast för återkommande fakturor med betalningsgodkännande.

11. Beskrivning: Lägg till en beskrivning av vad som ingår i fakturan (valfritt).

12, 15. Add shortcode: Include dynamic data to individualize your invoices. You can use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes. Here's more on shortcodes.

• Automatisk betalning: efter att kunden har accepterat villkoren för återkommande fakturor kommer fakturor att utfärdas enligt ditt schema och kundens kort/bankkonto kommer att debiteras automatiskt. Tillgänglig för Stripe bara.
• Manuell betalning av fakturan: fakturor utfärdas och skickas till kunden enligt ditt schema, men de måste betala dem manuellt varje gång.

Läs mer om olika typer av betalningsfullmakter nedan.

14. E-posta faktura till kunden: Slå på detta och lägg till ett eget meddelande om du vill att kunden ska meddelas via e-post om en återkommande faktura med automatisk betalning. Annars kommer de bara att få ett meddelande i sin portal.

16. Påminnelser: Växla detta på för att skicka ett e-postmeddelande till kunden när de inte accepterar den återkommande fakturan inom ett angivet antal dagar(mer information nedan).

17. Inställningar för QuickBooks: Välj Plats för fakturan som ska skickas till QuickBooks. Kunderna kommer inte att se detta fält.

18. Poster på raden: Specificera de utförda tjänsterna för varje faktura i återkommande fakturor, samt eventuella rabatter. 

• Varupost: Klicka på Post och välj sedan antingen en befintlig tjänst eller skapa en ny. Fyll i fältet Pris , ange antal för varje tjänst och skattesats (mer om skattesatser) och lägg till en Beskrivning (valfritt). Välj den Klass som ska skickas till QuickBooks (kunderna kommer inte att se detta fält).
• Rabatt: Om du vill lägga till en radpost klickar du på Rabatt och fyller sedan i fältet Pris . 

Du kan också redigera samma postfält från sidan Redigera post genom att klicka på de tre punkterna till höger om posten, välja Redigera och sedan klicka på Spara.

19. Sammanfattning: Här kan du se beloppet för varje betalning.

• Delsumma: Summan av de tjänster som tillhandahålls i varje faktura, före skatt. Detta fylls i automatiskt efter att posterna har lagts till. Du kan också ange summan manuellt om du inte vill lägga till radposter.
• Skattesats: När moms har lagts till visas den i totalsumman (läs mer om hur du lägger till moms).

20. Betalningsschema: Gå igenom de datum då var och en av fakturorna kommer att skickas. 

21. Varje betalning, Fakturabelopp, Totalt: Granska huvudinställningarna för den återkommande fakturan: hur många betalningar du förväntar dig, beloppet för varje betalning och totalsumman.

22. Skapa: Klicka här för att skicka den återkommande fakturan så att kunden kan granska och godkänna den.

23. Spara som utkast: Spara dina ändringar utan att skicka den återkommande fakturan: inställningarna sparas och den återkommande fakturan visas under fliken Återkommande faktur or i avsnittet Fakturor och markeras som Utkast. Du kommer fortfarande att kunna granska och redigera fakturan och lägga till eller ta bort fält. Fakturan är inte synlig för kunden förrän du trycker på Skapa.

Inställningar för återkommande

Återkommande inställningar i detalj:

• Återkommande: anger hur många fakturor som ska ingå i den återkommande fakturan
• Återkommande: anger fakturans upprepningsperiod:
  • Dagligen
  • Varje vecka
  • Månadsvis
  • Var 3:e månad
  • Var 6:e månad
  • Årligen
  • Anpassad (se nedan)

Du kan granska och redigera inställningarna för återkommande fakturor när som helst genom att gå till listan Återkommande fakturor och öppna den.

Här är några exempel på vad du får genom att välja olika schemainställningar :

Anpassade scheman

Med anpassade scheman kan du anpassa scheman för återkommande fakturor ännu mer, beroende på dina behov. Schemalägg fakturor så att de återkommer med önskad frekvens, t.ex. den 25:e var fjärde månad, två gånger i månaden, varannan tisdag osv.

För att ställa in de anpassade återkommande inställningarna, välj alternativet Anpassad i rullgardinsmenyn Återkommande.

Här är alternativen för att skapa anpassade scheman:

• Börjar den: Detta är när den första fakturan kommer att skickas till kunden efter att de har accepterat återkommande fakturor. Detta kan vara på ett specifikt datum eller vid godkännande.
• Första fakturadatum: det datum då den första fakturan kommer att skapas (tillgängligt om ett specifikt datum har valts).
• Utfärda faktura varje: antalet tidsperioder mellan varje faktura.
• Tidskategori: i detta fält anges tidsperioden - dagar, veckor eller månader.
• Antal upprepningar: antal fakturor som ska skickas.

Du ser också förfallodatumet - det datum då den sista fakturan ska betalas enligt tidsplanen.

Typer av betalningsgodkännande

Med återkommande fakturor kan du välja om du vill att betalningarna ska godkännas och sedan genomföras automatiskt eller inte. Nedan har vi en mer detaljerad beskrivning av hur det fungerar.

• Automatisk betalning - kunden accepterar de återkommande villkoren, sedan debiteras deras kort/bankkonto automatiskt enligt schemat. Tillgänglig för Stripe bara.
• Manuell betalning av faktura - fakturor utfärdas och skickas till kunden enligt ditt schema, och de måste betala manuellt varje gång. Tillgänglig för Stripe och CPACharge. Om du har valt CPACharge kommer du inte att kunna välja betalningsauktorisering, och manuell kommer att vara det enda alternativet.

Automatisk betalning

När automatisk betalning väljs godkänner kunden betalningen en gång, och alla kommande betalningar sker automatiskt. Återkommande fakturor med automatiska betalningar kan liknas vid en prenumeration - när de väl har ställts in behöver varken du eller kunden vidta några ytterligare åtgärder.

Låt oss se hur det ser ut på klientsidan:

1. Företagets ägare eller teammedlem förbereder en återkommande faktura. Kunden får ett meddelande.

2. Kund med firmateckningsrätt granskar villkoren, lämnar betalningsuppgifter och signerar och godkänner därefter den återkommande fakturan.

Därefter debiteras kortet/kontot automatiskt i enlighet med det schema som anges i den återkommande fakturan.

Uppmärksamhet! Om du vill använda den här typen av auktorisering Stripe bör väljas som standardbetalningsleverantör.

Manuell betalning av faktura

När manuell betalning av fakturor väljs utfärdas och skickas fakturor till kunden enligt ditt schema, och kunderna måste betala fakturorna manuellt varje gång. Om du har CPACharge valt kommer du inte att kunna välja betalningsgodkännande, och manuell kommer att vara det enda alternativet.

Alla utfärdade fakturor kommer att fungera som engångsfakturor – de kommer att visas på fliken Fakturor på sidan Fakturor och om QuickBooks Online är ansluten, kommer de att synkroniseras inom en dag efter att de utfärdats. Samtidigt kommer schemat att vara tillgängligt för granskning och redigering på fliken Återkommande fakturor . 

Låt oss se hur det ser ut på klientsidan:

1. Företagets ägare eller teammedlem förbereder en återkommande faktura och kunden får ett meddelande om varje utfärdad faktura. När manuell betalning väljs ser kunden inte fakturan som återkommande på sin sida. 

2. Kunden betalar fakturan manuellt på samma sätt som en vanlig faktura.

3. När ett visst datum infaller skickas en ny faktura till kunden enligt schemat, och de måste återigen betala den manuellt. Detta upprepas tills alla fakturor har skickats enligt schemat.

Sätta upp återkommande fakturapåminnelser

När du skapar en återkommande faktura, slå på Påminnelser. Då får kunden en påminnelse om fakturan om den inte har godkänts inom en viss tidsram; standardantalet dagar är tre, men du kan ändra det:

• Dagar till nästa påminnelse: Detta är antalet dagar innan kunden får en påminnelse. Som standard skickas en påminnelse tre dagar efter att en faktura har utfärdats, men du kan ändra det till vad du föredrar.

• Antal påminnelser: Detta är antalet påminnelser som skickas till kunden. Som standard får klienten bara ett påminnelsemeddelande, men du kan också ändra detta.

Påminnelser upphör när:

• Kunden har inte accepterat den återkommande fakturan, men det fastställda antalet påminnelser har skickats.
• Kunden accepterade fakturan.
• Den väntande fakturan avaktiverades av en företagsmedlem.

Spara återkommande faktura som utkast

I vissa fall kan det ta tid att förbereda en återkommande faktura (t.ex. om du fortfarande håller på att utarbeta villkoren med kunden). Du kan spara alla dina ändringar utan att skicka fakturan till kunden genom att klicka på länken Spara som utkast.

När du har gjort det kommer du att kunna hitta den återkommande fakturan i underfliken Inaktiv på fliken Återkommande faktur or i avsnittet Fakturor. Dessa fakturor är markerade som Utkast.

Om du vill visa utkast till fakturor för en viss kund går du till Kunder, väljer kontot och går sedan till underfliken Återkommande fakturor på fliken Fakturor i kundens profil. Fliken Fakturor i klientens profil är tillgänglig för företagets ägare, administratör eller någon teammedlem med åtkomsträttigheten Hantera faktur or.

När den återkommande fakturan sparas som ett utkast kan du fortfarande granska den och lägga till eller ta bort fält. Utkastet kommer inte att vara synligt för kunden förrän du trycker på Skapa.

Observera! Saldokolumnen för kladdfakturor visar $0,00 tills du skapar och skickar den återkommande fakturan. Saldo är summan av obetalda fakturor i återkommande fakturor.

Duplicering av återkommande fakturor

Om du vill skapa en kopia av en befintlig återkommande faktura går du till fliken Återkommande fakturor på sidan Fakturor eller underfliken Återkommande fakturor på kundkontots flik Fakturor, klickar på de tre punkterna längst till höger om fakturans namn och väljer Duplicera i rullgardinsmenyn.

Du kommer att se sidan Skapa faktura med alla uppgifter för din ursprungliga faktura redan ifyllda. Klicka på knappen Skapa eller redigera den som du vill.

Vad kunderna ser när du skapar återkommande fakturor

Din kund kan se och signera återkommande fakturor genom att antingen klicka på meddelandet på sin dashboard, klicka på länken i e-postmeddelandet eller klicka på länken på sidan Återkommande fakturor på portalen. 

Därefter visas ett enkelt formulär där de kan granska detaljerna, lägga till betalningsinformation och underteckna. 

Om du vill se TaxDome så som kunden ser det kan du få tillgång till en skrivskyddad vy av deras portal.

Vem kan signera en återkommande faktura

När du skickar en återkommande faktura får alla kontakter som är kopplade till kontot och har firmateckningsrätten aktiverad skriva under från sin klientportal. 

För att göra den återkommande fakturan aktiv behöver endast en kontakt acceptera den. Se därför till att firmateckningsrätten är inaktiverad för de kontakter som inte får skriva under (t.ex. barn).

Vad händer om kunden signerar efter det första fakturadatumet?

Om en kund signerar en återkommande faktura med betalningsgodkännande efter att det första fakturadatumet har passerats, kommer alla missade fakturor att genereras och automatiskt debiteras kunden. Om den återkommande fakturan t.ex. startar den 25 september men kunden signerar den den 26 oktober, kommer kunden att debiteras för missade fakturor från både september och oktober.

Om kundens valda betalningsmetod inte har tillräckliga medel kommer TaxDome att göra flera försök att debitera betalningarna. Kunden kommer dock alltid att ha möjlighet att betala fakturorna om de väljer att göra det manuellt.

Vad händer om en automatisk betalning misslyckas?

Om det uppstår problem med betalningshanteringen, t.ex. otillräckligt saldo på kundens bankkonto eller andra fel som hindrar betalningen från att genomföras, kommer systemet automatiskt att försöka genomföra betalningen upp till fyra gånger till:

• 4 timmar efter den första misslyckade betalningen
• 24 timmar efter det sista försöket
• 48 timmar efter det sista försöket
• 72 timmar efter det sista försöket

Om alla fyra försöken misslyckas måste kunden uppdatera sina betalningsuppgifter. När detta har gjorts kommer framtida betalningar att debiteras automatiskt.

Not! För bankdebetbetalningar ska standard Handläggningstiden är upp till 30 dagar, vilket är gott om tid för att säkerställa att betalningen behandlas framgångsrikt. Om betalningen misslyckas under denna tid kommer det att göras ett nytt försök när betalningen har gjorts status ändras från "Behandlar betalning" till "Misslyckades".