CRM (Avancerat): Anpassade fält

TaxDome innehåller en hel uppsättning anpassade fält, men du kanske också vill skapa några egna. Med anpassade fält kan du lägga till information om dina konton och kontakter. Några exempel på anpassade fält för konton kan vara Adress, Stad och Typ; medan exempel på anpassade fält för kontakter kan vara Födelsedag och Bästa tid att ringa.

Ett anpassat fält kan skapas av en företagsägare, administratör eller teammedlem som har åtkomsträttigheter för att hantera anpassade fält.

Täckt här:

Anpassade fälttyper

För att skapa ett anpassat fält i TaxDome, måste du först välja typ. Genom att välja typ (t.ex. text, nummer, URL) undviker du att ange felaktiga data i fältet (t.ex. måste ett e-postfält vara i formatet example@email.com).

TaxDome anpassade fält stöder följande typer:

  • Text: denna typ av anpassade fält kan användas för ytterligare information som du behöver ha om dina kunder. Du kanske t.ex. vill lägga till ett anpassat fält för jobbtitel eller pronomen. Det stöder alla symboler.
  • Datum: denna typ används för att ange datum. Den stöder datumformaten MMM-DD-YYYY, MMM/DD/YYYY, MM-DD-YYYY och MM/DD/YYYY för amerikanska företag. För icke-amerikanska företag används formaten DD-MM-YYYY och DD/MM/YYYY. Datumet kan väljas från kalendern eller skrivas in manuellt. Läs mer om hur du ändrar datumformat.
  • Rullgardinsmeny: Denna typ används för att välja ett eller flera av de tillgängliga alternativen. Du kan lägga till så många alternativ som du behöver. Dessa anpassade fält stöder alla symboler. Det finns två undertyper av rullgardinsmenyer:
    • Med rullgardinsmenyn Single Select kan du bara välja ett alternativ i listan.
    • Med flervalsrullgardinsmenyer kan du välja ett valfritt antal alternativ från listan. Aktivera rullgardinsmenyer med flerval genom att växla Tillåt fler val på.

  • E-post: Denna typ används för att lägga till e-postadresser för din kontakt - t.ex. en sekundär e-postadress som arbetsadress eller personlig e-postadress. Inställningar för portalåtkomst, aviseringar och e-postsynkronisering kan aktiver as och inaktiveras för var och en av kontaktens e-postadresser. Den har stöd för stora och små bokstäver i det latinska alfabetet, samt siffror och utskrivbara tecken (t.ex. skiljetecken). E-post ska vara i formatet email@example.com. Denna typ är endast tillgänglig för anpassade kontaktfält.
  • Nummer: denna typ används för att lägga till telefonnummer, personnummer, EIN-nummer osv. Den stöder siffror och tecknen plus, minus, komma och punkt (dvs. "+", "-", "," och "." ).
  • URL: denna typ används för att lägga till URL:er - länkar till sociala nätverk, webbplatser etc. Länken ska skrivas in i något av följande format: exempel.com, www.example.com eller https://www.example.com.
  • Användare: denna typ används för att välja en teammedlem. Den kan t.ex. användas för att välja en bokförare, chef eller granskare för ett klientkonto. Denna typ är endast tillgänglig för kontots anpassade fält.
spets

Observera! Teammedlemmar som valts i Användartyp för anpassade fält måste ha kontoåtkomst.

Anpassade fält för konto

Du kan inkludera specifik information om ett konto genom att fylla i anpassade fält. Gå till fliken Info i ett klientkonto och klicka sedan på länken Redigera. Under Kontoinfo fyller du i de anpassade fält som du vill ska läggas till på sidan Kontouppgifter , klickar på Fortsätt och sedan på Spara.

Lägga till anpassade fält för konton vid import

Skapa nya anpassade fält för konton när du importerar dina kunddata till TaxDome:

1. När du har kommit till Map Accounts-stadiet i din import kanske du ser att det inte finns något anpassat fält att para ihop med ett kolumnrubriknamn som du använde i ditt kalkylblad. Men oroa dig inte! Skapa ett nytt anpassat fält genom att välja Nytt fält i rullgardinsmenyn.

2. Under Fältnamn anger du vad du vill kalla det, t.ex. Stad, Telefon eller Webbplats.

3. Välj fälttyp och klicka på Spara.

När importen har slutförts kommer det nya anpassade fältet att vara tillgängligt för alla dina konton.

Lägga till anpassade kontofält från mallar

Du kan också lägga till anpassade kontofält när du vill från dina inställningar:

1.Gå till Templates > Custom Fields iden vänstra menyraden och klicka sedan på + Add field.

2. Ange ett namn för fältet (t.ex. EIN, SSN eller Bästa tid att ringa)

3. Välj fälttyp och klicka sedan på Spara.

Fyll i det nya anpassade fältet genom att gå till Skapa klientkonto eller till kontots flik Info .

Lägga till anpassade fält från en kundprofil

Gå till fliken Info i ett klientkonto, klicka på Redigera, klicka sedan på de tre punkterna till höger om Kontoinfo och välj Lägg till anpassat fält för konto. Fyll i namnet på det nya anpassade fältet, välj typ och klicka sedan på Spara.

 Du kan också lägga till anpassade fält när du skapar ett nytt konto.

Lägga till anpassade fält för befintliga konton

Om du vill lägga till anpassade fält i alla dina befintliga konton följer du dessa steg:

1. Exportera först alla dina konton. Det gör du genom att gå till Kunder > Konton i den vänstra menyraden, klicka på de tre punkterna till höger om sökfältet och välja Exportera konton. Du kommer att få ett e-postmeddelande med en bifogad zip-fil med alla dina konton.

2. Öppna CSV-filen och ta bort alla kolumner från kalkylbladet utom kolumnen för kontonamn. Lägg till kolumner för de anpassade fält du vill lägga till och fyll i data.

spets

Tips! För att undvika att data går förlorade bör du se till att formatet på värdena i cellerna motsvarar de tillåtna formaten för varje typ av anpassat fält.

3. Spara kalkylbladet som en CSV-fil.

4. Ladda upp kalkylbladet till TaxDome genom att klicka på knappen Importera på sidan Kunder > Konton .

5. Mappa kontofälten. Skapa motsvarande anpassade fält i TaxDome genom att välja Nytt fält i rullgardinsmenyn. Mer information om att lägga till anpassade kontofält vid import.

6. Hoppa över de andra stegen och klicka på det sista steget, Starta import. Inga nya konton kommer att skapas. Istället kommer de nya anpassade fälten att läggas till i dina befintliga konton.

Anpassade fält för kontakt

Med anpassade fält för kontakter kan du lägga till information om dina kontakter. Du kan inkludera specifika detaljer om ett konto genom att fylla i anpassade fält. Klicka på kontaktens namn på sidan Klienter > Kontakter. Under Kontaktinfo fyller du i de anpassade fält som du vill lägga till och klickar på Spara.

Du kan också redigera kontaktuppgifterna genom att klicka på kontaktnamnet på klientkontots infosida.

spets

Tips! E-postadresser som anges i anpassade fält visas vid kontaktsökning.

Lägga till kontaktfält vid import

Du kan lägga till anpassade fält i dina kontakter när du importerar dina kunddata till TaxDome:

1. När du har kommit till Map Contacts-stadiet i din import kanske du märker att det inte finns något namn på en kontaktfastighet som kan kopplas till ett kolumnrubriknamn som du använde i ditt kalkylblad. Men oroa dig inte! Skapa ett nytt kontaktegenskapsnamn eller anpassat fält genom att välja Nytt fält i rullgardinsmenyn.

2. Under  Field Name, enter what you would like to call it; for example, Phone, Date of birth or Email.

3. Select the field type and click  Save.

När importen har slutförts kommer det nya anpassade fältet att vara tillgängligt för alla dina kontakter.

Lägga till anpassade kontaktfält från mallar

Lägg till nya anpassade fält i dina kontakter när du vill:

1.Gå till Mallar > Anpassade fält från den vänstra menyraden, öppna sedan fliken Kontakter och klicka på + Lägg till fält.


2. Ange ett namn för det nya anpassade fältet under Fältnamn - t.ex. Födelsedag, EIN, SSN eller Bästa tid att ringa.

3. Välj fälttyp och klicka på Spara.


När du har skapat det nya anpassade fältet kommer det att vara tillgängligt för alla dina kontakter.

Lägga till anpassade fält för befintliga kontakter

Om du vill lägga till anpassade fält för alla dina befintliga kontakter följer du dessa steg:

1. Exportera först alla dina kontakter: gå till Kunder > Kontakter i den vänstra menyraden och klicka på Exportera kontakter. Du får sedan ett e-postmeddelande med en bifogad zip-fil med dina kontakter.

2. Öppna CSV-filen och ta bort alla kolumner från kalkylbladet utom kolumnen för kontaktnamn. Lägg till kolumner för de anpassade fält du vill skapa och fyll sedan i data.

spets

Tips! För att undvika att data går förlorade bör du se till att formatet på värdena i cellerna motsvarar de tillåtna formaten för varje typ av anpassat fält.

3. Spara kalkylbladet som en CSV-fil.

4. För att ladda upp kalkylbladet till TaxDome, gå till Kunder > Kontakter i den vänstra menyraden och klicka sedan på Importera. 

5. Hoppa över stegen för att mappa kontaktfält. Skapa motsvarande anpassade fält i TaxDome genom att välja Nytt fält i rullgardinsmenyn. Mer information om att lägga till kontaktfält vid import.

6. Klicka på Fortsätt och sedan på Starta import i det sista steget.

7. Klicka på Merge duplicates för att lägga till de nya uppgifterna till dina befintliga kontakter.

Redigera/ta bort anpassade fält

Detta avsnitt flyttades hit.

Söka efter innehåll i anpassade fält

Detta avsnitt flyttades hit.

Using custom fields as shortcodes

Detta avsnitt flyttades hit.

Använda anpassade kontofält i PDF-fakturor

Detta avsnitt flyttades hit.

Använda anpassade kontaktfält vid begäran IRS Utskrifter

Detta avsnitt flyttades hit.

Har detta besvarat din fråga? Tack för feedbacken Det uppstod ett problem när du skickade in din feedback. Vänligen försök igen senare.

Behöver du fortfarande hjälp? Kontakta oss Kontakta oss

Relaterade artiklar