Förslag och återkommande fakturor: hantera vilka kontaktpersoner som har firmateckningsrätt

Vissa av dina konton kan ha flera kontakter kopplade till sig. När du diskuterar förslag eller återkommande fakturor är det viktigt att ha detta i åtanke eftersom du måste förstå vilka användare av kontot som kommer att behöva underteckna. Här kommer vi att förklara detta i detalj tillsammans med en guide för att se om ett förslag är undertecknat.

Täckt här:

• Undertecknande myndighet, förklarad
• Inaktivering av underskriftsbehörighet
• Hur vet jag att kunderna har undertecknat ett förslag?
• Visa vilka kundkonton som har väntande och/eller delvis undertecknade förslag

Undertecknande myndighet, förklarad

Inställningen för firmateckningsrätt i kontots profil konfigureras separat för varje kontakt. Se denna inställning som en typ av "åtkomsträttigheter" för dina kunder. 

Fler användbara instruktionsvideor finns på TaxDome Academy, vår kostnadsfria online nav för
se och lära dig allt du behöver veta om TaxDome.

Nedan ser du hur det står Signatory authority under kontaktpersonens e-postadress.

När detta är aktiverat kan kontakter:

• Skriv under förslag och ange betalningsuppgifter för fakturorna i dem.
• Signera återkommande fakturor och ange betalningsuppgifter för dem. 

Det finns dock en skillnad när det gäller hur det fungerar för båda funktionerna: 

• För förslag måste alla användare med signeringsbehörighet aktiverad signera (den sista som signerar måste ange betalningsuppgifter om ett förslag innehåller faktura). Förslaget anses vara signerat när alla användare har signerat. 
• För återkommande fakturor måste minst en användare med behörigheten Firmatecknare aktiverad ange betalningsuppgifterna och signera. När en användare har signerat blir en återkommande faktura aktiv och inga andra åtgärder behövs från kontots övriga kontakter.

Observera följande om inställningen för Signatory authority :

• ❌ Om firmateckningsrätten är inaktiverad för alla kontakter som är kopplade till ett konto finns det ingen att skicka ett förslag/en återkommande faktura till - om du försöker göra detta får du ett felmeddelande och ett Inbox+ meddelande med en lista över konton som inte kan signera. Sådana kontakter kommer inte att få några aviseringar.
• När ett förslag har skickats kan du inte lägga till undertecknare. Om du vill göra ändringar tar du bort förslaget, väljer önskade inställningar för varje kontakt och skickar ett nytt.
• Om en kontakt undertecknar ett förslag och andra inte gör det men sedan tas bort, anses förslaget vara fullständigt undertecknat. Du kommer att få ett meddelande om detta i din Inbox+.

Inaktivering av underskriftsbehörighet

By default, all contacts with login access have the  Signatory authority setting enabled. You can disable it by navigating to the Info tab of the client profile and clicking the three dots to the right of the name of the contact. 

Det är då du kanske vill inaktivera användarnas firmateckningsrätt: 

• En av familjekontots kontakter är en make/maka. Om du inaktiverar firmateckningsrätten för dem går det snabbare att underteckna förslaget eftersom endast huvudkontots användare behöver underteckna.
• Du har lagt till olika företagsmedlemmar på företagskontot. Om du inaktiverar firmateckningsrätten för de av dem som inte är beslutsfattare kan du se till att de inte signerar den återkommande fakturan av misstag. 

Hur vet jag att kunderna har undertecknat ett förslag?

Once the user of an account has signed a proposal, you’ll receive a notification in your email and Inbox+. Click on the name of the document or on the Go to... link to review the signature status.

Om flera kontakter som är kopplade till kontot har undertecknarbehörighet aktiverad ser du vilka som har eller inte har undertecknat dokumentet.

Observera! Du kan när som helst ändra dina inställningar för aviseringar.

Visa vilka kundkonton som har väntande och/eller delvis undertecknade förslag

Du kan se vilka förslag som är delvis undertecknade genom att gå till Fakturering > Förslag & EL:er i den vänstra menyraden eller till fliken Förslag & EL: er i ett kundkontos profil. Den första siffran i kolumnen SIGNED visar antalet kontakter som är kopplade till kontot och som har signerat förslaget; den andra siffran visar det totala antalet signatärer som krävs.

Det är också möjligt att filtrera din kundkontolista för att se vilka som delvis har undertecknat förslag:

1. Gå till Kunder > Konton i den vänstra menyraden och klicka sedan på rullgardinsmenyn + Filter .

2. From   Proposals & ELs select Partially Signed.