Förslag (grundläggande): Skicka manuellt eller automatiskt
Med funktionen Proposals & ELs kan du skicka förslag och uppdragsbrev till kunder. Detta kan innehålla en lista över dina tjänster och fakturor som kan betalas när förslaget är undertecknat.
Täckt här:
- Sända förslag
- Påminna kunder om pågående (osignerade) förslag
- Vad dina kunder ser när du skickar ett förslag
Sända förslag
Offerter kan skickas till kunder av företagets ägare, administratör eller annan anställd som har behörighet att hantera offerter.
För att skicka ett förslag till en kund behöver du troligen en mall. Mer information finns i artikeln om att skapa och använda förslagsmallar.
Du kan skicka förslag på olika sätt:
Skicka förslag till kunder manuellt
Följ dessa steg för att skicka förslag till kunder manuellt:
1. (a.) Klicka på knappen Ny längst upp till vänster på skärmen, välj Förslag och sedan för att välja klientkonton för förslaget. Alternativt,
(b.) Gå till Clients > Accounts i den vänstra menyraden och markera kryssrutorna bredvid de kundkonton som förslaget gäller. När du har valt konton klickar du på Fler åtgärder i menyraden och väljer sedan Skicka förslag i rullgardinsmenyn.
Observera! Du kan inte skicka förslag till kontakter som är kopplade till ett konto som inte har portalåtkomst (deras LOGIN måste vara aktiverad). Mer information finns här.
2. Ange ett namn för förslaget och klicka sedan på rullgardinsmenyn Mall för att välja en mall. Du kan lägga till shortcodes till namnet för att individualisera det.
3. Redigera något steg i mallen om det behövs, lägg till fler sidor eller stäng av dem. Mer information om varje steg finns i artikeln om att fylla i förslagsmallarna.
4. För att säkerställa att alla teammedlemmar har tillgång till förslaget inom pipelinekoppla förslaget till ett jobb genom att klicka på + Lägg till jobb längst ner i steget Allmänt.
När du är klar skickar du förslaget.
Alla användare som är kopplade till ett konto och som har Signatory authority aktiverat kommer då att få ett automatiskt e-postmeddelande om att ett förslag har skickats för att granskas och undertecknas. Det anses vara undertecknat när alla användare som har underteckningsbehörighet har undertecknat det.
Ett fält för underskrift läggs automatiskt till i förslaget. När ett förslag har undertecknats läggs datumet till automatiskt.
Skicka förslag via automatisering
För detaljer, gå till artikeln om Skicka förslag automatisering.
Påminna kunder om pågående (osignerade) förslag
Kunderna får ett e-postmeddelande när du skickar ett förslag till dem.
Om mottagarna tar för lång tid på sig att utföra åtgärden eller om de glömmer att göra det, kan du antingen
- manuellt skicka ett nytt meddelande om det väntande förslaget ELLER
- ställa in automatiska påminnelser
Manuella påminnelser (resend)
Du kan skicka ett meddelande om det väntande förslaget igen. Klicka på de tre punkterna till höger om objektet i listan och välj sedan Skicka igen.
Det här är vad som händer:
- Ett ytterligare e-postmeddelande skickas till alla användare som är kopplade till kontot (med behörigheten Signatory aktiverad);
- En portalavisering för detta objekt kommer att flyttas till toppen av klientens att göra-objekt.
Automatiska påminnelser
Du kan när som helst aktivera eller avaktivera automatiska påminnelser genom att öppna det väntande förslaget. Du kan också aktivera automatiska påminnelser när du skickar ett förslag manuellt eller via pipeline automatisering.
När du har aktiverat automatiska påminnelser kan du konfigurera dem:
- Tröskelvärde för inaktivitet, dagar: Som standard är en påminnelse inställd på att skickas ut tre dagar efter att förslaget skickades till kunden, men du kan ändra detta till vad du föredrar.
- Begränsa till: Som standard får kunden endast ett påminnelsemeddelande, men du kan också ändra detta till något du föredrar.
Påminnelser stoppas när...
- ...kunden inte har undertecknat offerten och det fastställda antalet påminnelser har skickats.
- ...alla erforderliga firmatecknare har undertecknat förslaget.
Vad dina kunder ser när du skickar ett förslag
Alla användare som har behörigheten Signatory aktiverad får ett meddelande om att ett nytt förslag har skickats till dem. De kan granska och e-signera förslaget genom att klicka på länken i e-postmeddelandet, genom att klicka på meddelandet på sin dashboardeller genom att gå till avsnittet Proposals & ELs i sin portal.
För att se TaxDome från klientportalsidan, öppna en skrivskyddad vy.
