Automove (Grundläggande): Skicka meddelanden & länk till jobb

Du kan få dina meddelanden skickade automatiskt. Dina jobb kan också automatiskt flyttas till nästa steg i chatten pipeline när kunden har checkat av alla sina uppgifter i chatten. I den här artikeln kommer du att få reda på hur du kan använda automatiserade meddelanden, antingen med automove-alternativet eller utan det.

Täckt här:

• Använd automatiserade meddelanden för att informera kunderna om hur arbetet fortskrider
• Aktivera automove för att begära kundbekräftelse på "Klar uppladdning"/ ifyllande av formulär
• Länka chattråden till jobbet manuellt

Använd automatiserade meddelanden för att informera kunderna om hur arbetet fortskrider

Företag som använder sig av automatiserade meddelanden tenderar att skicka flera meddelanden inom varje uppdrag, för att varna kunderna om uppdateringar när uppdraget går vidare genom företaget workflow. Dina kunder kan alltså få meddelanden som t.ex: "Hej, Lisa! Jag vill att du fyller i den här organisatören" eller "Hej, Bart! Din retur håller på att granskas!" 

Processen går vanligtvis till på följande sätt:

1. Om du vill att dina meddelanden ska skickas automatiskt behöver du alltid ha en mall först. Om du inte har någon kan du skapa den genom att klicka på Ny mall när du lägger till automatiseringen.

2. Lägg till automatiken Skicka meddelande för varje steg där du vill informera kunden om vad som händer. När jobbet går in i detta skede skickas ett meddelande automatiskt till kunden. Samtidigt länkas det automatiskt till jobbet. 

3. Bestäm om meddelandet ska skickas till den befintliga chattråden eller till en ny. I regel vill du välja alternativet Skapa ny tråd för det första steget (när din nya arbetscykel har startat) och alternativet Svara på den senaste tråden för de andra stegen (när du redan har skapat en chattråd för det här jobbet). 

Observera! Om din chattmall inte innehåller klientuppgifter kräver det automatiserade meddelandet ingen åtgärd från användaren. Därför tar Automove Jobs-funktionen inte hänsyn till denna automatisering. Det spelar alltså ingen roll om Automove Jobs är på eller av. (Här finns mer information om hur du hanterar oavslutade element när du flyttar jobb). 

Aktivera automove för att begära kundbekräftelse på "Klar uppladdning"/ ifyllande av formulär

Fler användbara instruktionsvideor finns på TaxDome Academy, vår kostnadsfria online nav för
se och lära dig allt du behöver veta om TaxDome.

TaxDome Chattar kan innehålla att göra-listor för dina kunder. Denna funktion används ofta för att skapa en checklista över de dokument som behövs för skatteberedning, begära en bekräftelse på att den åtgärd som krävs av kunden har slutförts osv. 

Och om dina automatiserade meddelanden innehåller sådana att göra-uppgifter kan du använda dem med funktionen Automove Jobs, så att ett jobb automatiskt flyttas till nästa steg när kunden har bockat av alla uppgifter. 

Tips! Här har vi ett exempel på användning av klientuppgifter för att begära klientbekräftelse på "Klar uppladdning" av de dokument som behövs för skatteberedning. Du kan dock använda det för klientbekräftelse för när de är klara med att fylla i löneformulär etc. Se videon i slutet av avsnittet.

Låt oss se hur vi kan ställa in detta:

1. Du behöver alltid ha en mall med uppgifter för alla dina automatiserade meddelanden. Om du inte har en sådan kan du skapa den genom att klicka på Ny mall när du lägger till automatiseringen. Din mall kan se ut så här:

2. Beroende på dina processer kan du lägga till ett separatbekräftelsesteg "Dokument uppladdade" till din pipeline bekräfta att kunden har skickat all nödvändig information innan deras jobb går vidare till In Prep-stadiet.

3. Lägg till automatiken Skicka meddelande för detta steg och bestäm sedan om meddelandet ska skickas till den befintliga chattråden eller till en ny. 

I regel bör du välja alternativet Svara på den senaste tråden i det här fallet, eftersom du kanske redan har skapat en automatisk chattråd för det här jobbet. Om du lägger till nya uppgifter i samma chattråd uppdateras den tidigare skapade uppgiftslistan som visas i chattråden (om någon).

När jobbet går in i detta skede skickas meddelandet automatiskt till kunden. Samtidigt kopplas det automatiskt till jobbet. 

4. Se till att knappen Flytta jobb automatiskt för scenen är aktiverad. På så sätt flyttas jobbet automatiskt till nästa steg när kunden har bockat av sina uppgifter i en chattråd.

Här kan du se ett annat exempel på hur denna funktion kan användas för att automatisera ifyllandet av löneformulär:

Länka chattråden till jobbet manuellt

Chattrådar kan kopplas till jobb av en företagsägare, administratör eller annan anställd med åtkomsträttigheter för att se alla konton eller som är tilldelad kundkontot. 

När chattråden har länkats manuellt fungerarautomove jobs-funktionen på samma sätt som för de meddelanden som skickas och länkas automatiskt: 

• Om det finns klientuppgifter i en chatt flyttas jobbet till nästa steg när klienten har bockat av alla uppgifter.
• Om det inte finns några klientuppgifter i en chatt fungerar inte funktionen Flytta jobb automatiskt för den länkade chatten.

För att manuellt länka en chattråd, gå till pipelineKontrollera att jobbet är i rätt skede, klicka på jobbrutan, klicka på + Länk längst upp till höger, välj Chattar och välj sedan chattrådarna. Du kan också länka ett jobb när du skapar en ny chatt.

• Du kan länka alla chattrådar som innehåller meddelanden som tidigare skickats till användare av kontot.
• Som standard visas endast aktiva trådar. Om du vill se alla eller bara arkiverade trådar klickar du på knappen Filter , väljer antingen Alla eller Arkiverade och klickar sedan på Verkställ.
• Ett jobb kan ha så många länkade trådar som behövs.

Observera! Om klientuppgifterna i en chattråd inte är avbockade och du flyttar jobbet manuellt till ett annat skede, uppmanas du att bestämma vad du ska göra med den väntande chattråden (här finns mer information om hantering av oavslutade element när jobb flyttas).