CRM (Grundläggande): Portalåtkomst, aviseringar, synkronisering av e-post

Oavsett om du förbereder skattedeklarationer för en person, en familj eller ett företag behöver varje enhet ett eget konto. Olika personer (t.ex. familjemedlemmar eller affärspartner) kan dock ha olika inställningar på kontot. Läs mer om hur du ställer in inloggning till dina kunder, aviseringar och e-post.

Täckt här:

• Så här lägger du till flera e-postadresser
• LOGIN-reglaget, förklarat
• EMAIL SYNC-brytaren, förklaring
• NOTIFY-reglaget, förklarat
• Meddelanden och e-post för kunder som väntar på aktivering
• Ta bort användaråtkomst från ett konto
• Ändra en e-postadress
• Byta till ett annat konto på klientportalen

Så här lägger du till flera e-postadresser

Eftersom en kontakt är en person är det naturligt att en kontakt kan ha flera e-postadresser (privat, arbete osv.). Som standard har varje kontakt ett fält för e-postadress, men du kan manuellt skapa extra CRM -fält eller lägga till dem när du skapar nya kontakter manuellt eller importerar dem.

En företagsägare, administratör eller annan anställd med åtkomsträttigheter för att hantera konton kan lägga till ytterligare användare (e-postadresser) till ett konto.

I kontoprofilen öppnar du fliken Info och granskar sedan avsnittet Kontakter. Här ser du alla e-postadresser till de kontakter som är kopplade till kontot. Om du vill lägga till e-postadresser som inte finns med i listan kan du antingen lägga till en annan länkad kontakt eller lägga till en annan e-postadress till den kontakt som redan är länkad.

Följ dessa steg:

1. Skapa anpassade e-postfält på CRM för att lagra de ytterligare e-postadresserna.
2. Uppdatera den befintliga kontakten så att den innehåller en ytterligare e-postadress.
3. Slå på reglagen LOGIN, NOTIFY och/eller EMAIL SYNC för e-postadressen om du behöver (se mer om reglagen nedan).

Notera! Om du ändrar e-postadressen innan den inbjudna personen klickar på inbjudningslänken kommer den att avaktiveras av säkerhetsskäl. Ett nytt e-postmeddelande med inbjudan skickas till den uppdaterade e-postadressen. 

LOGIN-reglaget, förklarat

När du anger en e-postadress i en kontakt kan du aktivera LOGIN för att ge tillgång till portalen till den person som e-postadressen tillhör.

Vad detta gör:

• Användaren får en inbjudan till kundportalen TaxDome så att han eller hon kan komma åt sitt konto.
• Alla kontakter som är kopplade till ett konto och som har LOGIN aktiverat bredvid sin e-postadress kan logga in.

När du har lagt till portalåtkomst till en kontakts e-postadress uppmanas du att skicka en e-postinbjudan till den användaren. När du klickar på Skicka skickar TaxDome en aktiveringsbegäran till personen via e-post. För att aktivera kontot accepterar personen begäran och skapar ett lösenord. Den nya användaren kopplas sedan automatiskt till kontot. Varje användare har sina egna inloggningsuppgifter för ett konto.

EMAIL SYNC-brytaren, förklaring

När du lägger till en användare på ett konto kan du också aktivera EMAIL SYNC för deras e-postadress.

Vad detta gör:

• Du kommer att se alla e-postmeddelanden som tas emot från den adressen i avsnittet Inbox+ och på fliken E-post i kontoprofilen och du kan svara från TaxDome.
• All historik mellan dina synkroniserade e-postmeddelanden och kontaktens e-postmeddelanden kommer automatiskt att fyllas i på TaxDome.
• Om Spara bilagor automatiskt är aktiverat kommer alla framtida e-postmeddelanden med bilagor automatiskt att spara dokumenten i avsnittet Klientens dokument på kontot.

Tips! Slå på EMAIL SYNC för framtida kunder som ännu inte har tillgång till portalen (deras LOGIN har fortfarande inte slagits på), så att du kan ta emot e-post från dem också.

NOTIFY-reglaget, förklarat

När NOTIFY är aktiverat för en e-postadress i avsnittet Kontakter får den person som e-postadressen tillhör systemmeddelanden (antingen alla eller utvalda). Du kan slå på NOTIFY när du lägger till portalåtkomst eller en ny e-postadress till ett konto - eller när du vill.

Tips! Du kan få kopior av alla TaxDome e-postmeddelanden som skickas till kunder. Så här kan du ställa in mottagning av systemmeddelanden som TaxDome skickar till kunder.

Bestäm vilka aviseringar användaren ska få genom att klicka på de tre punkterna längst till höger om e-postadressen och sedan välja Notification Preferences.

Vad knapparna betyder:

Dokument och filer: Filuppladdning

• Meddelanden om nya dokument som laddats upp av företaget

Dokument: Begäran om underskrift

• Begäran om dokument som väntar på underskrift
• Påminnelser om dokument som väntar på underskrift

Dokument och information Godkännanden

• Förfrågningar om dokument som väntar på godkännande
• Påminnelser om dokument som väntar på godkännande

Chattar och klientuppgifter

• Notifieringar om nya meddelanden, inklusive klientuppgifter
• Meddelanden om nya svar i chattrådar

Förslag till beslut

• Begäran om nya förslag
• Påminnelser om pågående förslag

Arrangörer

• Förfrågningar om nya arrangörer
• Påminnelser om väntande arrangörer

Fakturor och betalningar

• Förfrågningar om nya fakturor
• Påminnelse om pågående fakturor
• Bekräftelser för fakturabetalningar
• Meddelanden om utfärdade återbetalningar

Meddelanden och e-post för kunder som väntar på aktivering

Om du har aktiverat LOGIN, NOTIFY och EMAIL SYNC för en kontakt som är kopplad till ett konto, men som ännu inte har aktiverat sitt konto, kommer de fortfarande att få e-postmeddelanden och systemmeddelanden från TaxDome :

• All vanlig e-post som du skickar från TaxDome kommer att gå ut till mottagaren oavsett om deras konto är aktiverat eller inte. Du kan också få Inbox+ aviseringar om nya e-postmeddelanden från den kontakt som är kopplad till kontot (ställ in detta i dina aviseringsinställningar ).
• Alla systemmeddelanden skickas till kontaktpersonens e-postadress och innehåller bannern Kontoaktivering högst upp i e-postmeddelandet tills personen har aktiverat kontot.

Du kan alltid skicka en inbjudan på nytt.

Ta bort användaråtkomst från ett konto

Om någon inte längre vill ha tillgång till ett konto kan du gå vidare och ta bort dem. Under fliken Info i kontoprofilen stänger du av LOGIN till höger om användarens e-postadress. Kontot kommer att förbli intakt, men användaren kommer inte längre att kunna komma åt det.

Ändra en e-postadress

När en kunds e-postadress ändras lägger du till den nya e-postadressen som om det vore en ny användare.

Var uppmärksam! Se till att inte omedelbart ta bort den föråldrade e-postadressen.

Följ i stället dessa steg:

1. Uppdatera kundkontakten så att den innehåller den nya e-postadressen i stället för den gamla.

2. Aktivera LOGIN-knappen och vänta på att användaren accepterar inbjudan som skickats till den nya e-postadressen, så att användaren inte förlorar åtkomsten till sitt konto. 

3. När kunden har accepterat inbjudan tar du bort den tidigare e-postadressen från avsnittet Unlinked Emails genom att stänga av LOGIN .

Byta till ett annat konto på klientportalen

När du loggar in kommer användare som har tillgång till mer än ett konto att se popup-fönstret för att välja önskat konto och meddelandet med det konto de loggade in med högst upp på skärmen. Meddelandet längst upp kan stängas tills nästa inloggning genom att klicka på X längst till höger om det.

De kan komma åt popup-fönstret när som helst senare genom att klicka på länken Switch account längst ner i det blå sidofältet eller till höger från meddelandet högst upp.