Dokument (Avancerat): Begär dokument från kunder eller tredje part

TaxDome erbjuder många enkla och säkra sätt att få dokument från kunder och tredje part. Dessutom kan de till och med hoppa över att logga in på portalen om det behövs. Läs vidare för att ta reda på alla sätt som kunder och icke-kunder kan ladda upp dokument på. 

notera

Webbinarium - Dokumenthantering: Utforska säker lagring och e-signaturer! Torsdag, kl. 13.00 EST. Registrera dig här

Begära dokument från kunder som inte kan logga in

Har du en kund som har glömt sina inloggningsuppgifter eller som inte använder portalen TaxDome ? Med TaxDome kan du skapa länkar till en uppladdningssida för filer som begärts. När klienten klickar på länken kommer de till en sida där de kan dra och släppa sina dokument. Du kommer att få ett meddelande i din Inbox+ när dokumenten har laddats upp.

Så här skapar du en länk till en uppladdningssida för Begärda filer:

1. Gå till Dokument på fliken Dokument och välj klienten. Leta sedan upp den mapp som du vill ladda upp dokumenten till, klicka på de tre punkterna till höger om mappen och välj sedan Request Files. 

Du kan också komma åt den här funktionen via fliken Dokument på klientkontot. 

spets

Obs: Kunden kommer inte att kunna se det övriga innehållet i mappen.

2. Ange ett meddelande, t.ex. varför du behöver det begärda dokumentet.

3. Välj ett alternativ:

  • Skicka länken manuellt: Klicka på CREATE, kopiera sedan länken och skicka den via e-post. Eller kopiera den senare när du behöver den: Gå till fliken Dokument och öppna sedan underfliken Filförfrågningar för att hitta den.
  • Skicka länken automatiskt: Växla på Skicka begäran via e-post, välj mottagaren från listan (e-postadresserna i den här listan är för kontoanvändare med aktiverad portalåtkomst) eller ange valfri e-postadress och klicka sedan på CREATE.

Om du vill komma åt alla länkar du har skapat går du till fliken Dokument på klientkontot och öppnar sedan underfliken Filförfrågningar .

  • Om du vill skicka länken automatiskt klickar du på de tre prickarna till höger och väljer Skicka igen.
  • Om du vill skicka länken manuellt väljer du Kopiera länk och skickar den sedan i ett meddelande eller e-postmeddelande.
  • Om du vill ändra meddelandet som ingår i länken väljer du Redigera, skriver in ett nytt meddelande och klickar sedan på SPARA.
  • Om du inte längre vill att klienten ska kunna ladda upp filer via länken väljer du Revoke (Återkalla).

Skapa en säker länk för icke-klienter för att ladda upp dokument

Skapa ett allmänt gästkonto där vem som helst kan ladda upp dokument på ett säkert sätt. Den person som laddar upp dokument till gästkontot behöver inte ha åtkomst till TaxDome portal.

Fler användbara instruktionsvideor finns på TaxDome Academy, vår kostnadsfria online hubb för
där du kan se och lära dig allt du behöver veta om TaxDome.

Så här gör du:

1. Skapa ett allmänt gästkonto. Länka inte några kontakter till det. Du kan dela det med olika personer - och det är bara du och teammedlemmarna som har åtkomst till det.

2. Håll dig organiserad: Gå till Dokument, sedan Dokument. I mappen Private skapar du en undermapp som icke-klienter kan ladda upp till; döp den till något lätt igenkännligt. 

3. Klicka på de tre prickarna till höger om mappen och välj sedan Request Files på för att skapa en säker länk till en uppladdningssida. Nu när du har en länk kan du skicka den till den icke-klient som du behöver dokument från. 

4. När filerna har laddats upp kan du också dela dem med tredje part (för mer information, gå hit).

Hur kunder laddar upp dokument till sin portal

När en klient har tillgång till portalen kan de ladda upp dokument på sidan Hem eller Dokument . För mer information, besök Client Help Center.

Hur kunder laddar upp dokument från TaxDome Mobile App

När en klient har tillgång till portalen kan de installera TaxDome Mobile App på sin smartphone för att ladda upp dokument från sin enhet. Eller så kan de ta en bild av ett dokument, beskära och rotera det och sedan ladda upp det till portalen - enkelt och smidigt. För mer information, gå till Client Help Center.

Begära dokument i chattar

Chattar består av trådar där du på ett säkert sätt kan prata med kunder. Dokument kan bifogas till meddelanden när du skapar dem eller till och med efteråt. För att se till att en klient inte glömmer att följa upp en dokumentbegäran kan du göra det till en uppgift i tråden genom att lägga till den som en uppgift med hjälp av Client Tasks. Begäran kommer att visas som en del av en checklista som de måste slutföra. Läs mer om Klientuppgifter här.

Begära dokument inuti Client Organizers

Våra organizers är skräddarsydda formulär som används för att samla in alla grundläggande uppgifter och dokument som behövs för att börja arbeta för en kund. Organizer-mallarna kan utformas så att de innehåller så många begäranden om filuppladdning som behövs. Dokument som laddas upp till en organisatör sparas automatiskt i standardklientmappen med Kunden kan se och redigera tillgång. Läs mer om hur du skapar organisatörer här.

Begära dokument i e-postmeddelanden

Tänk på att begäran om dokument via e-post inte är det säkraste sättet att utbyta information. När din e-post är synkad med TaxDomekommer du att se all e-post från kunder i TaxDome's Inbox+ och även under E-post fliken i varje klientkontoprofil. Bilagor som klienter skickar via e-post kan sparas automatiskt i en standardmapp för klienter med Kunden kan se och redigera tillgång.

Besvarade detta din fråga? Tack för din feedback Det uppstod ett problem när du skickade in din feedback. Vänligen försök igen senare.

Behöver du fortfarande hjälp? Kontakta oss Kontakta oss på

Relaterade artiklar