Jobb (avancerade): Automove
Fler användbara instruktionsvideor finns på TaxDome Academy, vår kostnadsfria online nav för
se och lära dig allt du behöver veta om TaxDome.
Funktionen Automove Jobs förenklar din workflow genom att jobb flyttas från steg till steg i en pipeline på egen hand. Använd funktionen med automatiseringar, länkade element eller båda. Skapa beroenden för att låta jobb automatiskt hoppa framåt varje gång alla åtgärder inom ett steg har slutförts av en teammedlem eller kund.
- Automove-jobb, förklarat
- Hur Automove Jobs fungerar med automatiseringar
- Hur Automove Jobs arbetar med manuellt länkade element
- Automove Jobs - Frågor och svar/Exempel
Automove-jobb, förklarat
Så här fungerar det:
1. När du lägger till steg och automatiseringar till en pipeline, slå på Automove jobs i de steg där du vill att jobb automatiskt ska flyttas framåt.
2. När du lägger till ett jobb till en pipelineutlöses automatiseringar i det första steget.
3. OmAutomove jobs är aktiverat för det första steget, flyttas jobbet automatiskt till det andra steget när alla åtgärder i det första steget är slutförda (t.ex. ett förslag undertecknat, en faktura betald, etc.), varefter automatiseringarna för det andra steget aktiveras - och så vidare.
4. När ett jobb har nått sitt slutskede och alla åtgärder har slutförts kan du arkivera det.
Tänk på följande:
- Om flera automatiseringar läggs till i en scen där Automove-jobb är aktiverat, flyttas jobbet automatiskt när alla åtgärder är slutförda.
- Funktionen Automove-jobb känner igen fakturor, förslag, organisatörer, uppgifter, dokument och chattar även om de är manuellt länkade till ett jobb inom ett steg. Om det finns länkade element med ofullständiga åtgärder kommer jobbet inte att gå vidare.
- Du kan inte slå på Automove-jobb för det sista steget i en pipeline.
- Titta på räknaren till höger om jobbboxen för att ta reda på om det finns några oavslutade element för ett aktuellt skede. För en detaljerad förklaring, gå till här.
Hur Automove Jobs fungerar med automatiseringar
Automove jobs-funktionen fungerar endast med automatiseringar som kräver specifika användaråtgärder, antingen från en teammedlem eller från kunden. Kolla in detaljerna nedan och klicka på namnet på varje automatisering för att ta reda på hur du använder den:
| Automatisering | Vad händer automatiskt |
Åtgärder krävs | Vem som utför åtgärden | Utlöser Automove |
| Skicka arrangör |
Organizer skickas till kunden och länkas till jobbet | Skicka in arrangör |
Kund | Ja |
| Skapa faktura | Fakturan skickas till kunden och kopplas till jobbet | Betala | Kund | Ja |
| Skicka förslag | Förslaget skickas till kunden och kopplas till jobbet | Tecken | Kund | Ja |
| Skapa uppgift | Uppgift skapad för teammedlem och länkad till jobb | Markera som slutförd eller avbruten | Medlem i teamet | Ja |
| Skicka meddelande (om det finns uppgifter för kunden som lagts till i mallen) | Meddelande skickas till kunden och kopplas till jobbet | Avstämning av klientuppgifter | Kund | Ja |
| Skicka meddelande (om det inte finns några uppgifter för kunden i mallen) | Meddelande skickas till kunden och kopplas till jobbet | - | Utförs automatiskt | Nej |
| Tillämpa mappmall | Mappmall tillämpad på kundkonto | - | Utförs automatiskt | Nej |
| Använd tagg för konto |
Taggar applicerade eller borttagna | - | Utförs automatiskt | Nej |
| Uppdatera kontoåtkomst | Teammedlemmar läggs till eller tas bort från kontot | - | Utförs automatiskt | Nej |
| Uppdatera jobbtilldelare | Teammedlemmar läggs till som jobbtilldelare eller tas bort | - | Utförs automatiskt | Nej |
| Skicka e-post |
E-post skickas till kunden | - | Utförs automatiskt | Nej |
Hur Automove Jobs arbetar med manuellt länkade element
Ibland föredrar du att manuellt lägga till en befintlig faktura, offert eller något annat element till ett jobb, istället för att använda automatiseringar för att skapa det. Dessutom kan vissa element (t.ex. dokument) bara länkas manuellt. Element som länkas manuellt triggar dock Automove-jobben på samma sätt. Kolla in detaljerna nedan och klicka på namnet på varje element för att se hur du använder det:
| Länkat element | Åtgärder krävs | Utlöser Automove |
| Förslag |
Tecken | Ja |
| Dokument väntar på underskrift |
Tecken | Ja |
| Dokument som väntar på betalning |
Betala fakturan som dokumentet är låst till | Ja |
| Dokumentet väntar på godkännande |
Godkänna | Ja |
| Faktura |
Betala | Ja |
| Organisatör |
Skicka in | Ja |
| Uppgift |
Markera som slutförd eller avbryt | Ja |
| Chattråd med uppgifter för kunden |
Avstämning av klientuppgifter | Ja |
| Chattråd utan uppgifter för kunden | - |
Nej |
| Anmärkning | - | Nej |
| Betalning | - | Nej |
| Inmatning av tid | - | Nej |
| Wiki-sida | - | Nej |
| Arbete | - | Nej |
Automove Jobs - Frågor och svar/Exempel
| Vad händer när Automove jobs är aktiverat för en scen som innehåller dessa automatiseringar och länkade element: |
Svara på frågan: | |
| Skapa faktura och uppdatera kontotaggar? | Jobbet automatiseras när kunden betalar fakturan. | |
| Uppdatera kontotaggar och skicka e-post? |
Jobbet kommer inte att automatiseras.
|
|
| Skicka förslag och Skicka meddelande?
|
Jobbet flyttas automatiskt när klienten har undertecknat förslaget och alla klientuppgifter i chattråden har markerats som slutförda (om det inte finns några klientuppgifter i mallen är undertecknandet av förslaget den enda åtgärd som utlöser flyttningen). | |
| Skicka förslag som innehåller en faktura? | Jobbet automatiseras när kunden signerar offerten (om du länkar en faktura manuellt automatiseras dock jobbet när offerten är signerad och fakturan är betald). | |
| Skicka arrangör och ett länkat dokument som väntar på godkännande?
|
Jobbet automatiseras när kunden eller teammedlemmen skickar in arrangören och godkänner dokumentet.
|
|
| Skicka arrangör och ett manuellt länkat väntande förslag?
|
Jobbet automatiseras när kunden eller teammedlemmen skickar in arrangören och undertecknar förslaget.
|
|
| En manuellt länkad pending organizer och inga automatiseringar? | Jobbet automatiseras när kunden eller teammedlemmen skickar in arrangören.
|
|
| En manuellt länkad faktura och inga automatiseringar?
|
Jobbet automatiseras när kunden har gjort en fullständig betalning | |
| Ett manuellt länkat dokument som väntar på underskrift och betalning?
|
Jobbet automatiseras när kunden har undertecknat dokumentet och gjort en fullständig betalning. | |