Mappmallar (Grundläggande): Skapa & tillämpa

Mappmallar effektiviserar processen med att skapa uppsättningar av mappar för att organisera dina kunddokument. Ha mappmallar redo för att snabbt kunna använda dem på nya och befintliga konton. Du kan till och med vara superproaktiv och inkludera de dokument och formulär som dina kunder behöver i dem.

Täckt här:

notera

Webbinarium - Dokumenthantering: Utforska säker lagring och e-signaturer! Torsdag, 13:00 EST. Registrera dig här

Standardmallar för mappar

När du lägger till nya konton i TaxDome (manuellt eller via import) får varje konto automatiskt en mappmall med namnet Standardskatteår.

Du kan antingen redigera standardmappmallen eller skapa en helt ny mapp som standard så att du har den mappstruktur du vill ha för att organisera alla klientkontodokument. Både företagsägare och administratörer har tillgång till att göra detta.

Det finns tre sätt att hantera standardmappmallen:

  • Redigera mallen Standardskatteår: Gå till Mallar >Företagsmallar i den vänstra menyraden, öppna fliken Mappar och klicka sedan på Standardskatteår. Gör ändringar i mallen genom att redigera, ta bort och lägga till mappar och undermappar. Klicka på Spara och avsluta när du är klar.
  • Skapa en ny mappmall att använda som standard: Gå till Inställningar > Företagsinställningar i den vänstra menyraden och välj sedan den mall som du vill använda som standard i avsnittet Standardmappmall. Klicka på Spara och avsluta.

När du redigerar mallen kan du behålla ändringarna och fortsätta redigeringen genom att klicka på Spara.

  • Skapa nya konton utan standardmappmallar: Gå till Inställningar > Fasta inställningar i den vänstra menyraden och klicka sedan på x i den Standardmall för mapp avsnitt. Klicka på SAVE.

spets

Observera: Ett nytt konto kommer alltid att ha en överordnad mapp med klientuppladdade dokument. Mer information om inställningar för synlighet och åtkomstnivåer (vem som kan se och/eller redigera dokumenten i en mapp) finns här.

Skapa mappmallar

Fler användbara instruktionsvideor finns på TaxDome Academy, vår kostnadsfria online nav för
se och lära dig allt du behöver veta om TaxDome.

Mappmallar skapas av en företagsägare, administratör eller annan teammedlem med åtkomsträttigheter för att hantera mallar.

1. Om du vill skapa en mappmall går du till Mallar > Fastamallar i den vänstra menyraden, öppnar underfliken Mappar och klickar sedan på Skapa mall.

Du kan också öppna den här sidan genom att lägga till automatiseringen Tillämpa mappmall när du skapar eller redigerar en pipelineoch klicka sedan på Ny mall.

2. Skapa sedan en mappstruktur. I fönstret Skapa mappmall ser du tre toppnivåmappar(Klientens uppladdade dokument, Firmadokument som delas med klienten och Privat). Du kan byta namn på, redigera och ta bort dessa och skapa så många mappar på översta nivån som du behöver.

Dina alternativ i fönstret Skapa mappmall:

  • Skapa en ny mapp på översta nivån: Klicka på Skapa mapp, namnge mappen, välj sekretess-/åtkomstnivå(Privat, Kunden kan visa eller Kunden kan visa och redigera) och klicka sedan på Skicka. Läs mer om sekretessnivåer här.
  • Skapa en undermapp: Klicka på de tre punkterna till höger om mappen på den översta nivån, klicka på Ny mapp, namnge mappen och tryck sedan på Enter på tangentbordet.
  • Ändra synligheten för en mapp på översta nivån: Klicka på de tre punkterna till höger om mappen, klicka på Redigera, välj sekretess-/åtkomstnivå och klicka sedan på Spara.
  • Byt namn på en mapp/undermapp: Klicka på de tre punkterna till höger om mappen, klicka på Redigera, namnge mappen och klicka sedan på Spara.
  • Ta bort mappar: Klicka på de tre punkterna till höger om mappen och sedan på Ta bort.

3. Nu kan du lägga till dokument och formulär i mappar. Om du vill att klienter ska ha specifika dokument lägger du till dem i mapparna. Dra och släpp dem eller klicka på Ladda upp dokument. Eller ladda upp flera dokument från en mapp genom att klicka på Ladda upp mapp (för mer information om hur TaxDome hanterar mappar, gå hit).

Lägg till så många dokument som behövs i de olika toppnivåmapparna. Lägg t.ex. till mallar för redovisning, bokföring eller skatt i mappen Privat mappen och ett serviceavtal till mappen med Kunden kan se tillgång.

spets

Observera: Dokument kan läggas till i mappar av en företagsägare, administratör eller annan teammedlem som har behörighet att hantera dokument.

4. Klicka på Spara och avsluta för att spara mallen och gå tillbaka till mallistan eller Spara för att behålla dina ändringar och fortsätta redigera mallen.

Tillämpa mappmallar

Nu när du har skapat en mappmall, vad är nästa steg?

  • För att kunna använda en mappmall måste du vara företagsägare, administratör eller teammedlem med åtkomsträttigheter för att hantera dokument.

  • Du kan använda mappmallar manuellt när du skapar ett konto eller när du importerar en kundlista till TaxDome.

  • Mappmallar kan användas för både nya och befintliga konton.

  • När du har använt en mappmall kan du fortfarande göra ändringar i mappstrukturen. Det gör du genom att gå till avsnittet Dokument eller trädvyn när du laddar upp dokument .

Vad händer när du tillämpar en mappmall på ett konto:

  • Om mapparna och dokumenten redan finns i klientkontot kommer de inte att dupliceras om en mappmall har dessa.
  • Om det finns mappar och dokument i klientkontot som saknas i mallen ligger de kvar på sin plats.
  • Om det finns mappar och dokument i mallen som saknas i klientkontot skapas de.
  • Om du utför flera tjänster för samma kund kan du tillämpa flera mallar en efter en, och de mappar och dokument som saknas i kundkontoprofilen skapas.

Det finns flera sätt att använda mappmallar:

Tillämpa en mappmall på ett konto

1. Öppna fliken Dokument på klientkontots sida Dokument och klicka sedan på Tillämpa mappmall.

2. Klicka i fältet Mappmall för att välja en mall från rullgardinsmenyn (t.ex. Nya klienter) och klicka sedan på Verkställ för att ändra mappstrukturen för det valda kontot.

Tillämpa en mappmall på flera konton

1. Gå till Kunder > Konton i det vänstra menyfältet, markera kryssrutorna för de konton du vill tillämpa mappmallen på, klicka på de tre punkterna till vänster om Fler åtgärder i menyfältet och klicka sedan på Tillämpa mappmall.

2. Lägg till fler konton om det behövs genom att skriva ett namn, ID eller e-postadress i sökfältet.

3. Klicka i fältet Mappmall för att välja en av mallarna i rullgardinsmenyn (t.ex. Nya kunder) och klicka sedan på Verkställ för att ändra mappstrukturen för de valda kontona.

Tillämpa mappmallar på konton via automatisering

Mappmallar kan läggas till med hjälp av automatiseringar i en pipeline. På så sätt, när ett jobb för en kund flyttas till en ny fas i pipelinetillämpas en ny mappstruktur automatiskt på deras konto. Så här gör du:

1. Gå till Mallar > Firmamallar i den vänstra menyraden, välj fliken Pipelines och klicka sedan på pipeline namn eller Skapa Pipeline.

2. Välj det steg som du vill lägga till automatiseringen i, klicka på länken Lägg till automatiseringar och välj sedan Tillämpa mappmall i rullgardinsmenyn.

3. Klicka i fältet Använd mappmall , välj mallen i menyn och klicka sedan på Spara för att behålla ändringarna. När automatiseringen har lagts till ser du den genom att gå till pipeline och klicka på automatiseringsikonen ovanför scenen.

När ett jobb flyttas till ett steg med automatiseringen Tillämpa mappmall visas ett popup-fönster som visar att automatiseringen är på väg att utlösas. Om du inte vill att mappar ska skapas automatiskt avmarkerar du åtgärden och klickar sedan på Flytta.

Tillämpa mappmallar på nya konton

Du kan använda en anpassad mappmall när du skapar nya konton manuellt eller via import.

Om du vill att en specifik mall ska tillämpas automatiskt anger du den som standard. På så sätt kommer den att tillämpas på alla nya konton som skapas manuellt eller via import.

Redigera mappmallar (lägga till en undermapp för Nytt skatteår etc.)

Fler användbara instruktionsvideor finns på TaxDome Academy, vår kostnadsfria online nav för
se och lära dig allt du behöver veta om TaxDome.

1. Om du vill göra ändringar i en mall går du till Mallar > Fasta mallar i den vänstra menyraden. Navigera till Mappar och klicka sedan på mappmallens namn.

2. Gör ändringar i mappmallen och klicka på Spara & avsluta. Du kan lägga till eller ta bort mappar på någon av de tre platserna(Privat, Firmadokument somdelas med klienten och Klientuppladdadedokument ).

spets

Observera: De ändringar du gör i en mappmall kommer inte att återspeglas någon annanstans. Du måste tillämpa den uppdaterade mallen på klientkontoprofilen för att se ändringarna. Tidigare skapade mappar kommer inte att raderas.

Radera mappmallar

Ta bort en mappmall om du inte behöver den längre: Klicka på de tre punkterna längst till höger om mappmallens namn, välj Ta bort i rullgardinsmenyn och klicka sedan på Ta bort för att bekräfta. Alla mappstrukturer som skapats för dina konton med den mallen kommer att finnas kvar.

Har detta besvarat din fråga? Tack för feedbacken Det uppstod ett problem när du skickade in din feedback. Vänligen försök igen senare.

Behöver du fortfarande hjälp? Kontakta oss Kontakta oss

Relaterade artiklar