Exempel på automatisering (grundläggande): Automatisk uppladdning av dokument
Let your pipelines do the work for you: automate uploading documents to client accounts during specific stages of your work process. For example, for the clients who are expected to fill out the forms, you can have documents auto-uploaded once the job is added to the pipeline.
Täckt här:
- Steg 1. Ladda upp dokument till mappmallen
- Step 2. Add the "Apply Folder Template" automation to the pipeline
Steg 1. Ladda upp dokument till mappmallen
To have documents automatically uploaded to client folders, first you’ll need a folder template containing these documents. If you don't have one, you can create one by clicking New Template when you add the automation to the pipeline.
Lägga till dokument i en mappmall när du skapar eller redigerar en befintlig mall:
1. Dra dokumenten från skrivbordet och släpp dem i en mapp, eller klicka på Ladda upp dokument, välj filer som ska laddas upp och välj sedan en mapp.
2. Se till att spara ändringarna genom att klicka på Spara.
Step 2. Add the "Apply Folder Template" automation to the pipeline
To add documents to your client accounts automatically, you need to ensure that you have added a folder template automation to your pipeline. To do so:
- Open pipeline settings, then add the Apply folder template automation to the stage, and select the folder template you have created. You will likely want to select the first stage of your pipeline or the one where you are expecting actions performed by your client (e.g, Collecting Documents).
- När jobbet går in i detta skede tillämpas mappmallen, tillsammans med de dokument som lagts till i den, på kontot. Alla kontakter som är kopplade till kontot och som har Notify aktiverat kommer att få ett meddelande om att dokument har laddats upp och behöver deras uppmärksamhet. Du kan använda automatiserade meddelanden i samma skede för att informera kunderna om vad som händer och för att kommunicera vad du förväntar dig av dem.
Observera! För automatiseringen av mappmallen Apply spelar det ingen roll om växeln automove jobs för scenen är påslagen. Automatiseringen utlöses automatiskt och kräver ingen åtgärd från vare sig kunden eller företaget. Inga element är heller länkade till jobbet när automatiseringen utlöses.