Manuella och automatiska påminnelser
Påminnelser meddelar kunderna när de inte har slutfört en åtgärd före ett visst datum. Oavsett om du automatiserar påminnelserna eller skickar dem manuellt håller de kunderna uppdaterade utan att du behöver ge dem en personlig knuff.
Täckt här:
- Påminnelser
- Setting up reminders via pipeline automation
- Reminding clients about pending organizers
- Reminding clients about pending proposals
- Reminding clients about pending invoices
- Reminding clients about actions inside a chat thread
- Reminding clients about pending signatures
- Reminding clients about pending approvals
Påminnelser
När du skickar något med ett åtgärdsobjekt till en klient får de ett meddelande. Alla användare som är kopplade till kontot - med NOTIFY aktiverat - får ett e-postmeddelande. Kontrollera vilka användare som meddelas genom att gå till fliken Info för klientkontot och visa NOTIFY-aktiveringarna i avsnittet Kontakter.
När mottagarna tar för lång tid på sig att slutföra en åtgärd - eller glömmer bort att göra det - har du två alternativ:
- Skicka en påminnelse manuellt om den väntande organisatören, förslaget, fakturan eller dokumentet.
- Ställ in automatiska påminnelser.
Manuella påminnelser
Om du vill skicka om en påminnelse manuellt klickar du på de tre punkterna längst till höger om det objekt som kunden behöver påminnas om och klickar sedan på Skickaom. Du kan även göra detta när automatiska påminnelser har aktiverats.
För att manuellt skicka en betald eller en obetald faktura igen, antingen I listan Fakturor eller i kontots kundprofil, klicka på ögonikonen längst till höger om fakturan, så visas den i ett popup-fönster. Klicka på de tre punkterna längst till höger om fakturanumret och välj sedan Skicka faktura via e-post i rullgardinsmenyn.
För att manuellt skicka om ett meddelande om ett dokument som väntar på godkännande öppnar du underfliken Godkännanden, bläddrar till slutet av de väntande dokumenten och klickar sedan på Begär godkännande för vänt ande längst ned till höger.
Det här är vad som händer:
- En ytterligare e-postpåminnelse skickas till kunden.
- En portalavisering för åtgärdsobjektet flyttas till toppen av klientens att göra-uppgifter.
- Information om återsändningen läggs till i verifieringskedjan.
Automatiska påminnelser
To turn on or off automatic Reminders, first open the pending organizer, proposal, chat, invoice, document pending signature or document pending approval. Toggle on Reminders while sending these manually or via pipeline automation.
Välj hur du vill att de automatiska påminnelserna ska konfigureras:
- Dagar till nästa påminnelse: Som standard skickas en påminnelse ut tre dagar efter att aviseringen för åtgärdsobjektet skickades till klienten, men du kan ändra detta till vad du vill.
- Antal påminnelser: Som standard får kunden endast ett påminnelsemeddelande, men du kan också ändra detta till vad du föredrar.
Setting Up Reminders via Pipeline Automations
You’ll need to make changes to the pipeline to set up reminders for organizers, proposals, invoices and messages automations.
I automatiseringsfunktionerna Skapa faktura, Skapa organisatör, Skicka förslag och Skicka meddelande finns påminnelser under fältet Välj mall. Slå på Påminnelser och välj sedan hur du vill konfigurera de automatiska påminnelserna:
- Dagar till nästa påminnelse: Som standard skickas en påminnelse ut tre dagar efter att aviseringen för åtgärdsobjektet skickades till klienten, men du kan ändra detta till vad du vill.
- Antal påminnelser: Som standard får kunden endast ett påminnelsemeddelande, men du kan också ändra detta till vad du föredrar.
Påminn kunder om pågående arrangemang
Fler användbara instruktionsvideor finns på TaxDome Academy, vår kostnadsfria online nav för
se och lära dig allt du behöver veta om TaxDome.
Så här skickar du en påminnelse manuellt om en väntande arrangör: Gå till kontots flik Organisatörer , klicka på de tre punkterna antingen längst till höger om organisatören i listan eller inuti själva organisatören och välj sedan Skicka igen.
To set up reminders about organizers: Toggle on Reminders when you send an organizer manually or via pipeline automation. To send reminders about organizers that go out via pipeline automation, toggle on Reminders in the pipeline settings for the Create Organizer automation.
Påminnelser kan aktiveras eller inaktiveras när som helst genom att öppna den väntande organisatören. Glöm inte att klicka på Spara när du gör ändringar i inställningarna för Påminnelser.
Organizer Påminnelser stoppas när...
- ...kunden har inte lämnat in arrangören, men det fastställda antalet påminnelser har skickats.
- ...kunden har skickat in arrangören.
Påminna kunderna om pågående förslag
För att skicka en påminnelse manuellt om ett väntande förslag: Gå till Förslag & EL: er i det vänstra sidofältet eller på fliken med samma namn i kundens konto, klicka på de tre punkterna längst till höger om förslaget och välj sedan Skicka igen.
Så här ställer du in automatiska påminnelser om förslag: Aktivera Påminnelser längst ner i steget Allmänt när du skapar ett förslag eller en förslagsmall.
Du kan också aktivera dem när du konfigurerar automatiseringen Skicka förslag.
Påminnelser kan aktiveras eller inaktiveras när som helst genom att öppna det aktuella förslaget.
Påminnelser om förslag stoppas när...
- ...kunden har inte undertecknat förslaget, men det fastställda antalet påminnelser har skickats.
- ...kunden har undertecknat förslaget.
Påminn kunder om förfallna fakturor
To send reminders about pending invoices: Toggle on Reminders when you send an invoice manually or via pipeline automation. To send reminders about invoices sent via pipeline automation, turn on Reminders in the pipeline settings for the Create Invoice automation. The Reminders toggle can be turned on or off at any time by editing the unpaid invoice.
Ett annat sätt att ställa in automatiska påminnelser för väntande fakturor är att ställa in dem i fakturamallen. Detta gör du genom att slå på Skicka påminnelser till kunder, ange antal dagar till nästa påminnelse och antal påminnelser samt klicka på Spara eller Spara och avsluta.
Fakturapåminnelser stoppas när...
- ...kunden har inte betalat fakturan, men det fastställda antalet påminnelser har skickats.
- ...kunden har betalat fakturan.
Observera: Du kan också manuellt skicka om fakturor till kunder! Mer information finns här.
Reminding clients about actions inside a chat thread
To set up automatic reminders about pending actions inside a chat thread: Toggle on Reminders when you send a chat message either manually or via pipeline automation.
To send reminders about chat messages sent via pipeline automation, toggle on Reminders in the pipeline settings for the Send Message automation, set the days until next reminder and the number of reminders, and click Save.
Another way to set up automatic reminders for unread messages is to set them up within the chat template.
Observera: Påminnelserna skickas alltid för det sista meddelandet i tråden.
The behavior of reminders depends on whether there are client tasks added to the thread or not
If a thread has client tasks, reminders stop when:
- ...all client tasks in the thread were marked as completed and all messages were read (we don't consider whether the user responded to the message).
If there are no tasks in a thread, reminders stop when:
- ...the client has responded to the last message in the thread (we don't consider whether the user read it).
Reminders also stop for any thread if:
- ...du arkiverade chattråden.
- ...har du inaktiverat Påminnelser.
- ...the client has not viewed the message/replied to it/completed the action items, but the set number of reminders has been sent.
Om du arkiverar en chattråd och sedan öppnar den igen visas Påminnelser aktiverad som om meddelandet är nytt.
Påminn kunderna om väntande signaturer
För att manuellt skicka en påminnelse om ett dokument som väntar på underskrift: Gå till fliken Dokument i klientkontot, klicka på de tre punkterna antingen längst till höger om dokumentet i listan eller inuti själva dokumentet och välj sedan Skicka signatur igen.
Så här ställer du in automatiska påminnelser om dokument som väntar på underskrift: Slå på Påminnelser när du begär en signatur för ett dokument. Du kan när som helst slå på eller av påminnelser genom att öppna det dokument som väntar på underskrift - även om det redan har undertecknats. Glöm inte att klicka på Spara när du gör ändringar i inställningarna för Påminnelser.
Signaturpåminnelser stoppas när...
- ...kunden har inte undertecknat dokumentet, men det fastställda antalet påminnelser har skickats.
- ...kunden har undertecknat dokumentet.
Påminna kunderna om väntande godkännanden
Så här skickar du en påminnelse manuellt om ett dokument som väntar på godkännande: Gå till fliken Dokument i klientkontoprofilen, klicka på de tre punkterna antingen längst till höger om dokumentet i listan eller inuti själva dokumentet och välj sedan Skicka godkännande på nytt.
Skicka en påminnelse manuellt om alla dokument som väntar på godkännande: Gå till Dokument i menyn till vänster, öppna fliken Godkännanden , klicka på Begär godkännande för väntande, granska och redigera meddelandet till kunden (valfritt) och klicka sedan på Skicka begäran.
Så här ställer du in påminnelser om dokument som väntar på godkännande: Aktivera Påminnelser när du begär ett dokumentgodkännande.
Påminnelser om godkännande stoppas när...
- ...kunden har inte godkänt dokumentet, men det fastställda antalet påminnelser har skickats.
- ...kunden har godkänt dokumentet.