Hantera team (Grundläggande): Åtkomst & tilldelning

Att hantera massor av uppgifter bland många teammedlemmar kan snabbt bli förvirrande. Genom att tilldela kunder, uppgifter, jobb och fakturor till specifika teammedlemmar kan företagare och administratörer hålla koll på vem som gör vad - och vem de ska vända sig till när de har frågor. Läs mer om hur du gör teammedlemmar till mottagare.

Täckt här:

Ge tillgång till konto
Följande konton
Giving pipeline access
Urval av medarbetare
Val av uppdragsgivare
Val av fakturamottagare

Webbinarium - Effektiv teamledning och kommunikation! Fredag, 13:00 EST. Registrera dig här

Ge tillgång till konto

Teammedlemmar har begränsad tillgång till TaxDome tills de faktiskt har tilldelats ett konto. När de är det kan de visa och redigera kundinformation, ladda upp dokument, skapa fakturor, skicka meddelanden, skapa anteckningar, visa länkade kontakter - och mycket mer. Mer information finns här.

Endast företagets ägare eller administratör kan ge teammedlemmar tillgång till konton. Det finns flera olika sätt:

Ge teammedlemmar standardåtkomst (dvs. åtkomst till alla konton).
Tilldela teammedlemmar till specifika konton.
Tilldela teammedlemmar när du skapar eller importerar konton.
Tilldela teammedlemmar till befintliga konton.
Use pipeline automations to give team members temporary access to accounts.

Mer information finns här.

Följande konton

När teammedlemmar följer ett konto får de aviseringar om kontots aktivitet (oavsett om de är tilldelade kontot eller inte). Mer information finns här.

To learn how to add and delete account followers, go to the detailed article.

Giving pipeline access

Team members are given access to pipelines in the Edit pipeline window’s Available to section (below) rather than assigned to them.

The following happens when a team member is added to the Edit pipeline window’s Available to field:

They see the pipeline on their Workflow > Pipelines page.
De kan lägga till, redigera och flytta jobb från steg till steg för sina tilldelade konton.
They have access to the Workflow section, where they can see and access all pipelines and jobs for their assigned accounts.

Tip: To be able to see the account's jobs in a pipeline, a team member needs to have access both to the pipeline and to the account. There's a quick way to give them access: just @mention them in a job comment. They will get a notification in their Inbox+, whether they have access or not, and will be able to request access. Once granted, they will have access both to the account and to the pipeline.

Urval av medarbetare

Fler användbara instruktionsvideor finns på TaxDome Academy, vår kostnadsfria online nav för
se och lära dig allt du behöver veta om TaxDome.

Att ha jobbtilldelare hjälper dig att se vem som är ansvarig för ett visst jobb. Du kan också filtrera efter tilldelare. Du kan ställa in så många tilldelade som du vill för varje jobb.

Här är några exempel på hur du kan dra nytta av att lägga till tilldelade personer i jobb:

Jobbspårare: Om du har personal som ansvarar för att hålla koll på jobbens utveckling kan du tilldela dem alla jobb. Då kan den personen se alla jobb från alla pipelines på en och samma sida.
Ett dedikerat team: eftersom jobbet kan ha flera uppdragsgivare kanske du vill tilldela det till alla personer som kommer att arbeta med det.
Självständigt teamarbete: Om olika personer utför en del av ett jobb i olika skeden av processen kan tilldelningen ändras när det behövs. Du kan till exempel ha ett jobb som tilldelas kundansvarig i det första steget, sedan till förberedaren i nästa steg, sedan till granskaren, och så vidare. Teammedlemmarna kan lämna kommentarer till varandra i jobbkortet. De kan också länka dokument, anteckningar etc. så att den person som arbetar med nästa steg i jobbet får en fullständig bild.

Teammedlemmar kan tilldelas jobb på fem olika sätt:

By using a pipeline automation
Inuti ett jobbkort i fältet Tilldelade
Inuti en jobbmall i fältet Tilldelade

On the Workflow > Jobs page. Click on the name in the JOB ASSIGNEE column and select one or more assignees. If more than one is selected, you will see the number of additional assignees to the right. Hover over it to see their names.

On the Workflow > Job recurrences page. Click on the Assignee field in the ASSIGNEES column and select one or more assignees. If more than one is selected, you will see the number of additional assignees to the right. Hover it over to see their names.

Du kan även välja om du vill se den tilldelade personen på jobbkortet. Läs mer om hur du anpassar jobbkort.

Filtrera jobblistan efter tilldelad person med hjälp av Team-filtret på sidan Jobb .

You can also track all jobs within a pipeline using the Job Assignee filter:

Kom ihåg att jobb går in i pipelines. Teammedlemmar som tilldelats jobb måste också ha åtkomst till de pipelines som innehåller dessa jobb.

Val av uppdragsgivare

Tilldela så många teammedlemmar som behövs till en uppgift i fältet Tilldelade i uppgiftsfönstret (nedan).

Om en uppgift är kopplad till ett jobb kan mottagaren enkelt ändras i jobbet när som helst. Gå hit för mer information.

Toggle on Assign task to job assignee inside the Create Task automation in the pipeline settings so that the job and task assignee are the same person.

Team members can see their tasks on one page by navigating to Workflow > Tasks from the left menu bar. They don’t need access to the accounts or pipelines the tasks are for to view and edit them.

Tip: The Update Account Access pipeline automation allows you to create tasks for specific team members, giving them temporary access to accounts. For example, a stage in a pipeline might include a Review documents task for a specific team member. To learn more, go here.

Val av fakturamottagare

Den teammedlem som tilldelas en faktura får kredit för att ha utfört de tjänster som ingår i fakturan. Som standard är det den person som skapar fakturan som tilldelas den. Mer information finns här.

En företagsägare, administratör eller teammedlem med åtkomst till Hantera fakturor och Tilldela teammedlemmar kan ändra mottagaren.