Anpassade fält (Avancerat): Redigera, sök, olika sätt att använda

Lär dig allt du behöver veta om hur du hanterar anpassade fält: hur du redigerar och söker i dem, hur du använder anpassade fält i olika portalavsnitt och hur du tar bort dem.

Täckt här:

• Redigering och borttagning av anpassade fält
• Ändra typ av anpassat fält
• Söka efter innehåll i anpassade fält
• Använda anpassade fält som shortcodes
• Använda anpassade fält för konton i PDF-fakturor
• Använda anpassade kontaktfält vid begäran om IRS utskrifter

Redigering och borttagning av anpassade fält

Du kan alltid hantera de anpassade fält som du har skapat. Gå till Mallar > Anpassade fält i den vänstra menyraden och välj sedan Kontakter eller Konton.

• För att redigera: Klicka på pennikonen längst till höger om det fält som du vill redigera, gör dina ändringar och klicka sedan på Spara.
  • När du redigerar ett anpassat fält av typen Dropdown kan du ändra ordningen på alternativen genom att klicka och hålla kvar ikonen med sex punkter till vänster om alternativnamnet; för att lägga till fler alternativ klickar du på Lägg till alternativ, för att ta bort några klickar du på papperskorgsikonen längst till höger om alternativnamnet.
• Så här ändrar du ordningen: Klicka på och håll kvar ikonen med de sex punkterna längst till vänster om fältet, dra och släpp det och klicka sedan på Spara.
• För att radera: Klicka på papperskorgsikonen längst till höger om det fält som du vill ta bort och bekräfta sedan. När ett fält har tagits bort kommer det inte längre att vara tillgängligt i dina kontakter eller konton. Detta påverkar också alla mallar där det anpassade fältet användes som en kortkod.

Observera! Du kan inte redigera fälttypen efter att den har skapats. Om du vill redigera fälttypen måste du ta bort det anpassade fältet och skapa ett nytt med en annan fälttyp.

Ändra typ av anpassat fält

Om du vill ändra den anpassade fälttypen för alla dina befintliga konton följer du dessa steg:

1. Först ska du exportera alla dina konton. Det gör du genom att gå till Clients > Accounts i den vänstra menyraden, klicka på tre prickar till höger om sökfältet och välja Export Accounts. Du kommer att få ett e-postmeddelande med en bifogad zip CSV-fil med alla dina konton.

2. Ladda upp kalkylbladet tillbaka till TaxDome genom att klicka på knappen Import på sidan Clients .

3. Mappa kontofälten. Skapa motsvarande anpassade fält i TaxDome genom att välja Nytt fält i rullgardinsmenyn och välja den nya typen av fält. Mer information om hur du lägger till anpassade kontofält under import.

4. Hoppa över steg 3 (Inställningar) och mappa kontaktfält. Skapa motsvarande anpassade fält i TaxDome genom att välja Nytt fält i rullgardinsmenyn och välja den nya typen av fält. Mer om hur du lägger till kontaktfält under importen.

5. Klicka på Continue och sedan på Start Import i det sista steget. Inga nya konton kommer att skapas. Istället kommer de nya anpassade fälten att läggas till i dina befintliga konton.

6. På sidan Konton > Kontakter klickar du på Slå samman dubbletter för att lägga till de nya uppgifterna i dina befintliga kontakter.

Söka efter innehåll i anpassade fält

Du kan söka efter innehåll i ett anpassat fält för en viss kontakt eller ett visst konto genom att använda ett nyckelord i det utdragbara sökfältet till vänster:

• Skriv i sökfältet på sidorna Klienter > Kontakter eller Klienter > Konton . Tryck på enter på tangentbordet för att visa sökresultaten. Klicka på x:et i fältet Sök för att rensa det.
• Klicka på knappen Sök längst upp till vänster på valfri sida, skriv i sökfältet och granska sedan resultatet på flikarna Konton och Kontakter .

Observera! Du kan inte söka efter anpassade fält av typerna User och Date. Läs mer om anpassade fälttyper.

Använda anpassade fält som shortcodes

Anpassade fält används också som shortcodeseller dynamisk data, för att lägga till mottagarspecifik text, t.ex. en persons födelsedag eller telefonnummer. I diagrammet nedan kan du se var du kan använda anpassade fält för konton och kontakter som shortcodes:

Tips! För dina enskilda kunder rekommenderar vi att du lägger till varje kunds förnamn, efternamn och adress som anpassade fält för kontot under importen. Detta gör det möjligt att använda denna information som shortcodes i meddelande- och förslagsmallar där kontaktfält inte stöds.

Om du till exempel använder det anpassade fältet Beräknad skattebetalning i en e-postmall kommer mottagaren att få ett e-postmeddelande med sin beräknade skattebetalning (om det anpassade fältet har fyllts i i kontaktuppgifterna).

Använda anpassade fält för konton i PDF-fakturor

Du kan ha anpassade fält för konton i PDF-fakturor. 

Gå till Inställningar > Faktura i den vänstra menyraden. I avsnittet Fakturaanpassning växlar du mellan de kontoanpassade fält som du vill inkludera i dina PDF-fakturor och klickar sedan på Spara. Klicka på Visa mer för att se alla tillgängliga kontoanpassade fält.

Observera! Som standard är alla nyligen tillagda anpassade fält inaktiverade för PDF-fakturor.

Använda anpassade kontaktfält vid begäran om IRS utskrifter

Du kan använda anpassade fält för kontakter för att förenkla begäran om IRS -utskrifter. När du har lagt till anpassade fält för kontakter och fyllt i dem kan den här informationen automatiskt överföras till motsvarande fält när du begär utskrifter.