Exempel på automatisering (grundläggande): Tillämpning av mappmallar
Låt dina pipelines göra jobbet åt dig: automatisera skapandet av en mappstruktur för dina klienter istället för att skapa mappar manuellt. Till exempel kan mappen för det senaste beskattningsåret läggas till för dina deklarationskunder när jobbet skapas i deklarationen pipeline. Eller så kan hela mappstrukturen skapas i slutfasen av onboarding för en ny kund.
Täckt här:
- Steg 1. Så här skapar du en mappmall
- Steg 2. Lägg till automatiseringen "Tillämpa mappmall" i pipeline
Steg 1. Så här skapar du en mappmall
Om du vill att dina mappar ska genereras automatiskt måste du skapa en mall. Du kan skapa en direkt från pipeline inställningarna genom att klicka på Ny mall när du lägger till automatiseringen.
Även om varje företag anpassar sin mappstruktur beroende på deras workflow, kan vi dela med oss av våra bästa metoder för inspiration:
- Mappstruktur för kunder inom skatteberedning
- Mappstruktur för bokföringskunder
- Mappstruktur för lönekunder
Det mest populära sättet att bygga upp en mappstruktur är att skapa separata mappar för år och tjänster.
Steg 2. Lägg till automatiseringen "Tillämpa mappmall" i pipeline
För att lägga till mappstruktur till dina klientkonton automatiskt måste du se till att du har lagt till en mappmallautomation till din pipeline. För att göra detta:
- Öppna pipeline inställningar, lägg sedan till Apply folder template automation till scenen och välj denmappmall du har skapat. Du kommer troligen att vilja välja det första steget i din pipeline eller det steg där du förväntar dig att din klient utför åtgärder (t.ex. Samla in dokument).
- När jobbet går in i detta skede tillämpas mappmallen på kontot. Du kan använda automatiserade meddelanden i samma skede för att informera kunderna om vad som händer och för att förmedla dina förväntningar.
Observera! För automatiseringen av mappmallen Apply spelar det ingen roll om växeln Automove jobs för scenen är påslagen. Automatiseringen utlöses automatiskt och kräver ingen åtgärd från vare sig kunden eller företaget. Inga element är heller länkade till jobbet när automatiseringen utlöses.