Förslag (grundläggande): Skapa och tillämpa mallar

Förslagsmallar används för att definiera omfattningen av ett uppdrag mellan ditt företag och en kund. Skapa så många förslagsmallar för olika användningsområden (bokföring, deklaration för ett år, revision, representation, finansiell analys, sanering, löner etc.) som du behöver.

Täckt här:

• Skapa mallar för förslag
• Lägga till förslagsmallar från Marketplace
• Tillämpning av mallar för förslag
• Skicka förslag via automatisering
• Redigering av förslagsmallar
• Duplicering av förslagsmallar
• Radering av förslagsmallar

Skapa mallar för förslag

En förslagsmall kan skapas av en företagsägare, en administratör eller någon annan teammedlem som har hantera mallar åtkomsträttigheter. Det är bra att utforma mallar i förväg så att du har dem färdiga att använda eller anpassa ytterligare.

Fler användbara instruktionsvideor finns på TaxDome Academy, vår kostnadsfria online hubb för
där du kan se och lära dig allt du behöver veta om TaxDome.

Om du vill skapa en förslagsmall går du till Mallar >Företagsmallar i den vänstra menyraden, väljer Förslag & EL och klickar sedan på Skapa mall.

Eller öppna sidan för skapande av mall genom att lägga till automatiseringen Skicka förslag när du redigerar en pipelineoch sedan klicka på Ny mall.

Varje förslag består av flera avsnitt, vart och ett av dem på en separat sida. Du har möjlighet att anpassa vilka avsnitt som ska ingå i förslagsmallen och vad som ska stå i vart och ett av dem:

• Allmänt
• Introduktion och villkor
• Tjänster & fakturor
• Betalning

Tips! Även om dina tjänster, fakturerings- och betalningsalternativ kan behöva anpassas för varje kund är det praktiskt att ha en allmän mall med ifyllda sidor för introduktion och villkor. Det gör att du snabbt kan infoga dem när du utformar ett förslag.

Allmänt

Här kan du skräddarsy ditt förslag genom att välja vilka steg som ska ingå. Du kanske till exempel vill inkludera information om ditt företag, kontraktsavtal, fakturor för gemensamma tjänster som tillhandahålls etc. 

Ta reda på alla numrerade inställningar:

1. Mallens namn: titeln på din förslagsmall (kunderna kan inte se den).

2. Teammedlem: den teammedlem som kommer att få den betalning som är kopplad till ett förslag.

3. Namn: förslagets titel (kunderna kommer att se den).

4. Steps: växla mellan att aktivera och inaktivera steg som ska ingå i förslaget. Varje steg visas som en sida i förslaget. När de har valts kan du anpassa dem. 

5. Eget meddelande i e-post: din kund får alltid ett automatiskt genererat e-postmeddelande med en länk för att visa och underteckna detta förslag. Växla om du vill inkludera ett anpassat meddelande i detta e-postmeddelande.

6, 8. Shortcodes: för att individualisera meddelandet, tillämpashortcodes för att inkludera kontonamn, nästa års datum och andra dynamiska data.

7. Påminnelser: växla till om du vill skicka automatiska påminnelser om väntande förslag. Läs mer om påminnelser.

När du är klar klickar du på knappen Nästa för att gå vidare till nästa avsnitt.

Introduktion och villkor

De här två stegen är snarlika så vi tar upp dem tillsammans. 

På sidan Introduktion kan du presentera dig själv. Förklara för dina kunder vem du är, vilka tjänster du tillhandahåller, vilket värde du tillför och all annan information du vill dela med dig av. Inkludera bilder och videor för att få din självpresentation att lysa. 

På sidan Villkor kan du ange ditt uppdragsbrev eller kontrakt som beskriver villkoren för förhållandet mellan ditt företag och kunden. 

Ta reda på alla numrerade inställningar (de är likadana för båda stegen):

1. Titel: byt namn på det här avsnittet för att bättre anpassa det till ditt varumärke eller det specifika innehåll du inkluderar (kunderna kommer att se det).
2. Text: redigera din introduktion här, lägg till en logotyp, ladda upp bilder från din dator och bädda in video, om det behövs.
3. Lägg till kortkod: för att individualisera texten, använd shortcodes för att inkludera dynamiska data, t.ex. kontonamn eller datum.

Tjänster & fakturor

Du kan skicka en engångsfaktura eller en återkommande faktura tillsammans med offerten, be kunden om en deposition vid godkännande eller skicka offerten med endast en lista över tjänster. Du kommer också att kunna utfärda en faktura vid ett senare tillfälle.

Här finns alla tillgängliga inställningar:

1. Fakturera eller skicka endast en prislista: 

• Lägg till faktura eller be om deposition: skicka en faktura tillsammans med offerten eller be kunden om en deposition vid accept, eller välj 
• Skicka en lista över tjänster utan faktura: skicka en lista över dina tjänster till din kund utan att utfärda en faktura.

2. Fakturatyp: välj om du vill att en engångsfaktura eller en återkommande faktura ska skapas för detta förslag.

3. Fakturamall: Klicka och välj en av dina mallar för engångsfakturor eller återkommande fakturor från rullgardinsmenyn.

4. Issue invoice: Välj när fakturan ska utfärdas, antingen vid godkännande av offerten eller ett visst datum. Om ett specifikt datum har valts måste du välja det.

5. Description: lägg till en beskrivning av vad som ingår i fakturan (valfritt).

6. Varuposter: specificera de utförda tjänsterna och eventuella rabatter.

• Artikel: Klicka på Artikel och välj sedan antingen en befintlig tjänst eller skapa en ny. Fyll i fältet Pris, ange antal tjänster och skatt (mer om skattesatser i fakturor) och skriv in Beskrivning (valfritt).
• Rabatt: Om du vill visa det sänkta priset på fakturan klickar du på Rabatt och fyller sedan i fältet Pris. Beloppet kommer att subtraheras från totalsumman.

7. Sammanfattning:

• Delsumma: detta är summan av beloppen för de tillhandahållna tjänsterna, före skatt.
• Skattesats: när moms tillkommer återspeglas det i totalsumman (mer om moms).

8. Lägg till ytterligare en faktura: klicka för att skapa fler fakturor. 

Betalning

Om du har valt att skicka fakturor tillsammans med ditt förslag måste du också bestämma hur du vill bli betald. 

Ta reda på alla numrerade inställningar:

1. Betalningsmetod: Detta är hur du vill att dina fakturor ska betalas (antingen med kreditkort, bankdebitering eller båda). Vi stöder ett antal olika betalningsmetoder.

2. Payment authorization: välj om du vill att betalningarna ska godkännas och sedan genomföras automatiskt eller inte.

• Automatisk betalning: kunden accepterar villkoren, godkänner betalningen en gång och efterföljande betalningar sker automatiskt. Tillgänglig för Stripe endast för

• Manuell fakturabetalning: kunden måste betala varje faktura manuellt. Tillgänglig för Stripe och CPACharge.

3. Save Template: klicka för att spara mallen och gå tillbaka till mallistan.

Lägga till förslagsmallar från Marketplace

Du kan ladda ner färdiga förslagsmallar med bästa praxis. Så här lägger du till en förslagsmall från Marketplace:

1. Gå till Templates > Marketplace i den vänstra menyraden och öppna fliken Proposals & ELs.

2. Klicka på Get free på den mall du vill lägga till eller klicka på dess pris och fortsätt med betalningen om det är en betald mall.

3. Gå till Mallar > Firmamallar, öppna fliken Proposals & ELs och klicka på namnet på förslagsmallen för att börja redigera. Se till att infoga information om ditt företag på alla ställen där det behövs.

Tillämpning av mallar för förslag

När du har skapat en mall kan du använda den för att snabba upp arbetet med att ta fram nya förslag. Så här gör du:

1. Skapa ett nytt förslag antingen genom att klicka på Ny längst upp till vänster och välja Förslag eller genom att välja en eller flera mottagare i din Kontolista och sedan klicka på Skicka förslag.

2. Klicka i fältet Mall och välj sedan ett förslag i rullgardinsmenyn.

3. Gå igenom stegen i förslaget och gör eventuella ändringar, skicka sedan.

Observera: Ändringar som du gör i förslaget ändrar inte den valda mallen.

Redigering av förslagsmallar

Gör så här om du vill ändra en förslagsmall:

1. Gå till Mallar > Firmamallar i den vänstra menyraden, öppna fliken Proposals & ELs och klicka sedan på förslagsmallens namn

2. Gå igenom förslagsstegen och gör ändringar om det behövs, spara sedan.

Observera: De ändringar du gör i en förslagsmall återspeglas inte i de förslag som redan har skapats med den mallen.

Duplicering av förslagsmallar

Skapa nya förslagsmallar baserat på befintliga: klicka på tre punkter längst till höger om förslagsmallens namn och välj sedan Duplicera. Mallens kopia sparas med lämpligt suffix (t.ex. Förslag (2)).

Radering av förslagsmallar

Om du vill ta bort en förslagsmall helt och hållet går du till Mallar >Företagsmallar i den vänstra menyraden och öppnar sedan fliken Förslag & EL. Klicka på tre prickar längst till höger om förslagsmallens namn, klicka på Ta bort och bekräfta sedan genom att klicka på Ta bort i popup-fönstret Ta bort bekräftelse .