Automove (grundläggande): Så här skickar du förslag och kopplar dem till jobb

Fler användbara instruktionsvideor finns på TaxDome Academy, vår kostnadsfria online hubb för
där du kan se och lära dig allt du behöver veta om TaxDome.

Du kan få dina förslag och uppdragsbrev skapade och skickade automatiskt. Jobben kommer att flyttas till nästa steg på pipeline när kunden har undertecknat ett förslag. För att få automatiseringsmagin att hända, ställ in automatiseringen Skicka förslag och slå på Automove funktionen.

Täckt här:

• Skapa ett steg för att skicka förslag och aktivera automove
• Koppla ett anpassat förslag till ett jobb manuellt
• När flyttas mina jobb med länkade förslag automatiskt?

Skapa ett steg för att skicka förslag och aktivera automove

Det här sättet att skicka offerter fungerar bra när du skickar dem för samma tjänster och samma pris till många kunder. Om dina kunder är olika och du skapar anpassade förslag för var och en av dem, men ändå vill ha dem i pipelinehoppa till nästa avsnitt.

Startpunkten för att skicka automatiska förslag är att välja ett lämpligt steg i din workflow. Följ dessa steg:

1. Du behöver en förslagsmall med de villkor som fungerar för dig. Om du inte har någon kan du skapa en genom att klicka på Ny mall när du lägger till automatiseringen.
2. Se till att du har ett steg i din pipeline för nya förslag, och lägg sedan till automatiseringen Skicka förslag. När jobbet går in i detta skede skickas automatiskt ett nytt förslag till kunden. Samtidigt kommer det att länkas till jobbet. 
3. Se till att du har Automove jobb för det aktuella steget är aktiverat. På så sätt flyttas jobbet automatiskt till nästa steg när förslaget är fullständigt undertecknat.
   

Notera! Fakturor som utfärdas tillsammans med offerter kopplas inte automatiskt till jobb.

Koppla ett anpassat förslag till ett jobb manuellt 

När alla dina offerter är olika kan du inte använda automatik för att skicka dem. Istället kan du ha en allmän mall med villkor och företagsinformation som anpassas för varje kund (t.ex. tjänster som läggs till, fakturor som skapas, rabatter som tillämpas etc.) och sedan skickas manuellt. 

Du kan dock skicka förslag manuellt i dina pipelines och ändå dra nytta av fördelarna med Automove-funktionen . 

Se videoexemplet nedan och läs sedan hur du kan länka ditt förslag manuellt:

Förslag kan länkas till jobb av en företagsägare, administratör eller annan anställd som har fått behörighet att hantera förslag. När förslaget har länkats manuellt fungerar funktionen automove jobs på samma sätt som för förslag som skickas och länkas automatiskt: när kunden skriver under flyttas jobbet till nästa steg.

Det finns tre sätt att länka ett förslag manuellt:

• Från skärmen för skapande/redigering av förslag: I det allmänna steget för att skapa ett förslag väljer du en klient och klickar sedan på + Lägg till jobb längst ner på sidan. När du har gjort det kommer du att se de valda jobben i avsnittet Länkade jobb tillsammans med jobbtiteln och den pipeline det tillhör.
• Från sidan Proposals & ELs/kundens kontoflik: Klicka på de tre prickarna längst till höger om det skickade förslaget, välj Länk till jobb och välj sedan jobb från listan.
• Från en pipeline: Kontrollera att jobbet är i rätt fas, klicka på jobbrutan, klicka på + Link uppe till höger, välj Proposals & ELs och välj sedan förslag att länka. Som standard visas endast väntande förslag. Om du vill se alla förslag klickar du på knappen Filter , väljer All och klickar sedan på knappen Apply .

Oavsett vilket alternativ som används kan du göra det:

• Länka alla förslag som tidigare skickats till användare av kontot.
• Koppla så många förslag till ett jobb som behövs.

Observera! Om förslaget inte är undertecknat och du manuellt flyttar jobbet till ett annat steg, uppmanas du att bestämma vad du ska göra med det väntande förslaget (för mer information, läs om hantering av oavslutade element när du flyttar jobb).

När flyttas mina jobb med länkade förslag automatiskt?

Även om offerter har möjlighet att inkludera fakturor är den enda utlösande faktorn för att automatiskt flytta jobb med offerter genom dina pipelines slutförandet av signeringsprocessen. Här är vad som händer i varje fall:

• Förslag utan fakturor. Efter att offerten har undertecknats av alla undertecknare automatiseras jobbet.
• Ett förslag med automatiska betalningar och tillräckliga klientmedel. Efter undertecknandet av förslaget pågår två parallella processer:
  • Jobbet är automatiserat.
  • En faktura utfärdas, som du manuellt kan koppla till jobbet om det behövs. 
  • Betalningen debiteras automatiskt framgångsrikt.
• Förslag med automatiska betalningar, men betalningen gick inte igenom. Efter undertecknandet av förslaget pågår två parallella processer:
  • Jobbet är automatiserat. 
  • En faktura utfärdas, som du manuellt kan koppla till jobbet om det behövs. 
  • Betalningen debiteras INTE automatiskt av olika skäl. TaxDome kommer att försöka ladda efter 1, 4, 24 och 48 timmar. Om dessa försök misslyckas och ingen manuell betalning läggs till, blir fakturan förfallen baserat på dina konfigurerade inställningar.
• Förslag med manuella betalningar. Efter undertecknandet av förslaget pågår två parallella processer:
  • Jobbet är automatiserat.
  • En faktura utfärdas, som du manuellt kan länka till jobbet om det behövs. Om dessa försök misslyckas och ingen manuell betalning läggs till, blir fakturan förfallen enligt dina konfigurerade inställningar.