CRM (Avancerat): Slå samman dubbletter av kontakter
Kontakter betraktas som dubbletter när du har mer än en kontakt med samma e-postadress, telefonnummer och namn, och det inte finns några motstridiga fält bland dem. Om du har dubbletter ska du slå samman dem, antingen automatiskt eller manuellt. Om du slår samman två eller flera kontakter som är kopplade till olika konton kommer den resulterande kontakten fortfarande att vara kopplad till dessa konton.
Täckt här:
- Vilka kontakter som flaggas som dubbletter
- Hur man bäst uppdaterar kontaktinformation med ytterligare import
- Hur man automatiskt sammanfogar duplicerade kontakter
- Hur man sammanfogar duplicerade kontakter manuellt
Vilka kontakter som flaggas som dubbletter
Kontakter betraktas som dubbletter när alla ifyllda fält innehåller samma uppgifter. Kontakter flaggas fortfarande som dubbletter om en eller flera har färre ifyllda fält, så länge som alla angivna uppgifter matchar.
I exemplet nedan skulle de två kontakterna inte flaggas som flaggas som dubbletter eftersom deras data inte matchar helt.
Kontakt 1:
Förnamn: Bob
Efternamn: Smith
Kontaktnamn: Bob Smith
Telefon: (555) 555-5555
Kontakt 2:
Förnamn: Bob
Efternamn: Smith
Kontaktnamn: Bob Smith
Telefon: (444) 444-4444
Förnamn: SAME
Efternamn: SAME
Kontaktnamn: SAME
Telefon: ANNAN
I exemplet nedan skulle de två kontakterna flaggas som dubbletter eftersom alla deras tillgängliga data matchar, även om den första har mindre.
Kontakt 1:
Förnamn: Bob
Efternamn: Smith
Kontaktnamn: Bob Smith
Telefon: (555) 555-5555
Kontakt 2:
Förnamn: Bob
Efternamn: Smith
Kontaktnamn: Bob Smith
Telefon: (555) 555-555
Födelsedatum: 8/1/1955
Adress: 123 Main St.
Telefon 2: (995) 222-444
Bästa tid att ringa: 8 p.m.
Förnamn: SAME
Efternamn: SAME
Kontaktnamn: SAME
Telefon: SAMMA
DOB: SAKNAS FÖR KONTAKT 2
Adress: SAKNAS FÖR KONTAKT 2
Telefon 2: MISSING FOR CONTACT 2
Bästa tid att ringa: SAKNAS FÖR KONTAKT 2
Även om vissa uppgifter saknas för kontakt 2, matchar alla tillgängliga uppgifter kontakt 1, så de flaggas som dubbletter.
Hur man bäst uppdaterar kontaktinformation med ytterligare import
Om du vill uppdatera dina kontaktuppgifter med en ny import ska du följa dessa riktlinjer:
- Exportera dina befintliga kontakter. Mer information om vanliga applikationer hittar du här.
- Lägg till ytterligare kolumner i kalkylbladet för information som du vill inkludera (t.ex. födelsedatum, adress, telefonnummer 2 eller bästa tid att ringa).
- Ändra inte de befintliga kolumnerna. Se Vilka kontakter flaggas som dubbletter ovan för att se vilka kontakter som inte kommer att slås samman.
- Importera dina kontakter enligt beskrivningen här. Mappa fält precis som du gjorde tidigare, plus lägg till de nya.
- När du kommer till steget länka konton ska du inte markera några fält om du inte vill länka kontakter till konton.
- När importen är klar visas en rapport över dubbletter.
- Klicka på knappen MERGE DUPLICATES.
- Om de nya kontakterna är exakt desamma som de gamla kontakterna - men med ytterligare fält tillagda - kommer de att slås samman framgångsrikt.
Hur man automatiskt sammanfogar duplicerade kontakter
För att slå samman alla på en gång:
Gå till sektionen Kunder , öppna fliken Kontakter och klicka sedan på knappen FUSIONERA DUPLIKATER. Knappen MERGE DUPLICATES visas endast om TaxDome har hittat dubbletter (dina kontakter skannas varje timme efter dubbletter).
Att slå samman dem en efter en:
1. Gå till Clients, öppna fliken Contacts och klicka sedan på en kontakts namn i listan. Om TaxDome hittar en dubblett för en kontakt visas avsnittet Dubbletter längst ned i det högra skjutbara fönstret.
2. Klicka på ikonen med en pil inom parentes till höger om duplikatets namn för att slå samman det. Alla fält från en duplikatlista kopieras till huvudkontakten, och det extra fältet raderas.
Observera! Vid sammanslagning på detta sätt får dubbletter inte ha motstridiga fält, annars förlorar du data.
Hur man sammanfogar duplicerade kontakter manuellt
Om dina kontakter har motstridiga fält, men du ändå anser att de är dubbletter, kan du slå ihop dem manuellt.
Notera:
- Om några av dubbletternas matchande fält innehåller data väljer du vilka data du vill behålla för den resulterande kontakten.
- Om dubbletternas matchande fält innehåller olika data väljer du de data du vill behålla för den resulterande kontakten.
Till exempel: Det finns tre kontakter för samma person. I fältet Förnamn står det "Mike" i den första, "Michael" i den andra och "M" i den tredje. Välj det förnamn du föredrar för den sammanslagna kontakten. När du sparar den raderas de andra. - Om någon av kontakterna är kopplad till ett eller flera klientkonton är den resulterande kontakten fortfarande kopplad.
- När du slår samman kontakter med olika värden i anpassade fält med flervalslucka kan du välja vilka data som ska sparas: värde för ett av kontona eller en sammanslagning av alla värden.
- När kontakter har sammanfogats kan de inte återfogas. Du kan dock alltid skapa en ny kontakt.
För att slå samman kontakter manuellt:
1. Gå till Kunder, öppna fliken Kontakter och markera sedan kryssrutorna till vänster om de kontakter du vill slå samman.
2. Klicka på länken Merge selected.
3. Du ser fälten för personens kontaktinformation. Gå igenom varje fält noggrant genom att klicka på det och markera den information du vill behålla.
4. Klicka sedan på SPARA.
