Underskrifter (grundläggande): Hur man visar och avbryter begäranden om e-signaturer

Hur kontrollerar du om dina kunder har e-signerat de dokument som du har skickat till dem? Behöver du avbryta en begäran om e-signatur? Ta reda på allt du behöver veta om hur du får dina dokument e-signerade!

Täckt här:

• Hantering av e-signaturer
• Se vem som har e-undertecknat ett dokument eller avböjt att
• Visa konton med dokument som väntar på e-signatur
• Annullering av e-underskrifter
• Annullering av begäran om e-underskrift

Hantering av e-signaturer

1. För att snabbt hitta ett eller alla dokument som väntar på e-signatur:

• Gå till sidan Dokument för att söka efter dokument som har genomgått någon form av åtgärd (laddats upp, redigerats, länkats till en faktura etc.) under de senaste 30 dagarna.
• Gå till Dokument, sedan till Dokument och välj sedan klienten för att söka i alla deras dokument.
• Eller gå till ett specifikt kontos flik Dokument för att söka i alla dess dokument . 

2. Klicka på Filtrera i det övre högra hörnet och begränsa listan över dokument du letar efter genom att välja ett eller flera filter i avsnittet Signaturer .

• Alla visar dokument med begärda e-signaturer.
• Signerat visar dokument som har e-signerats av alla användare av kontot.
• Partially Signed visar dokument som minst en kontoanvändare har e-signerat.
• Pending Signature visar dokument som väntar på e-signatur från alla kontoanvändare.
• Förberedd för underskrift visar dokument som väntar på e-signatur som ännu inte skickats ut.
• Opted Out visar dokument som användare har avböjt att e-signera.
• Pending KBA visar dokument med KBA-förfrågningar som väntar på att bli e-signerade av minst en kontoanvändare.
• KBA misslyckades visar dokument där alla kontoanvändare misslyckades med KBA och/eller användare som vägrade att e-signera.
• Annullerade visar dokument som har signerats offline och annullerats av en företagsägare eller teammedlem med åtkomsträttigheter för att hantera dokument.
• Kind Electronic shows documents signed using the Simple electronic signature.
• Kind QES/AdES shows documents signed using the Qualified and Advanced electronic signatures (QES/AdES).

3. Klicka på Verkställ för att se den avgränsade listan.

För att se en lista över alla dokument med begäran om e-signatur eller som förberetts för e-signatur, gå till Dokument i klientkontot och sedan till Signaturer.

Följande information finns tillgänglig här:

• NAMN: Klicka på dokumentets namn för att visa och ladda ner det.
• STATUS: Stage the document is in, marked KBA or QES/AdES for specific signature type.
  • Undertecknad: Dokumentet har e-signerats av alla kontoanvändare.
  • Inväntar underskrift x/y: Dokumentet har skickats till kunden och x antal har antingen signerat eller avböjt att signera av y antal användare. Håll muspekaren över status för att se detaljerna och ta reda på vilka signaturer som fortfarande väntar.
  • Avböjd underskrift: Kunden avböjde att e-signera dokumentet.
  • Annullerad: Dokumentet signerades offline och annullerades av företagets ägare eller teammedlem med åtkomsträttigheter för att hantera dokument.
  • Delvis undertecknat x/y: Dokumentet har e-signerats av x antal av y antal användare. 
  • KBA misslyckades: Inga kontoanvändare har signerat dokumentet - och minst en av dem misslyckades med KBA.
• DATE UPLOADED visar när dokumentet laddades upp till TaxDome.
• DATE REQUESTED visar när dokumentet skickades till kunden för e-signering.
• DATE SIGNED visar när dokumentet e-signerades av kunden.

Du kan sortera dokument efter namn, datum för uppladdning, datum för begäran eller datum för e-signering. Klicka på pilen upp-ned bredvid rubriken för den kolumn som du vill sortera.

Se vem som har e-undertecknat ett dokument eller avböjt att

När en kund e-signerar eller avböjer att e-signera ett dokument, eller inte klarar KBA, flyttas dokumentet till toppen av listan Senaste på sidan Dokument . Du får också ett e-postmeddelande om det och ett meddelande i din Inbox+. Klicka på dokumentet eller Gå till... för att granska e-signaturen status.

Om en e-signatur begärdes från ett gift par ser du vem som har signerat. Om en av användarna misslyckas med KBA eller vägrar att e-signera, ladda upp det förberedda dokumentet och begär en e-signatur igen. 

Tips: Du kan när som helst ändra dina inställningar för aviseringar.

Om du vill kontrollera ett dokuments e-signatur statusgår du till sidan Dokument och markerar sedan kolumnen Status kolumnen. Mer information om dokumentstatus hittar du här.

Dokumentets verifieringskedja visar om en kund har tillhandahållit en e-signatur och klarat eller misslyckats med KBA.

Visa konton med dokument som väntar på e-signaturer

Du kan ta reda på vilka dokument som fortfarande behöver e-signeras genom att gå till din kontolista.

Filtrera listan Konton för att se de dokument som fortfarande saknar e-signaturer:

1. Gå till Klienter och klicka sedan på FILTER.

2. Välj Pending Signature i avsnittet Signatures och klicka sedan på APPLY.

Du kommer då att se en lista över dessa konton.

Detta kan också göras från fliken Senaste på sidan Dokument .

Annullering av e-underskrifter 

Du kan hamna i en situation där du måste avbryta en begäran om e-signaturer. Du har till exempel begärt e-signaturer från ett par och en av makarna har kommit till ditt kontor för att signera. Följ dessa steg för att annullera en begäran om e-signatur: 

Klicka på de tre punkterna längst till höger om dokumentets namn och välj sedan Annullera i rullgardinsmenyn. Du kommer att uppmanas att ange orsaken till annulleringen. Avmarkera Meddela klient om du inte vill skicka ett meddelande. Klicka sedan på Annullera.

Så här visar du alla dokument med annullerade e-signaturbegäranden: När du visar dokument klickar du på Filter, väljer Annullerad och klickar sedan på Verkställ.

För att se varför en signaturbegäran ogiltigförklarades, öppna dokumentet, klicka på de tre punkterna i det övre högra hörnet och välj Visa mer info (knappen är inte tillgänglig om det inte fanns någon ogiltigförklarad signatur).

Annullering av begäran om e-underskrift

Om du av misstag har skickat en begäran om e-signatur kan du avbryta den - men gör det snabbt! Det fungerar bara om den fortfarande är i Begärd status och ingen har e-signerat ännu. Om dokumentet har e-signerats av en av klienterna använder du Annullera istället.

Klicka på de tre prickarna längst till höger om dokumentets namn och klicka sedan på Avbryt signaturbegäran i rullgardinsmenyn.

När en klient har e-signerat kan du inte avbryta en begäran; funktionen Avbryt begäran om signatur är endast tillgänglig för dokument som har 0 i status räknare.

För att se alla dokument som väntar på e-signatur:

När du visar dokument klickar du på Filter, markerar Avvaktande signatur och klickar sedan på Verkställ.