Dokument (grundläggande): Begär e-feedback (godkänna/avslå) från kunder

Se till att dina kunder är nöjda och att du inte har missat något genom att begära godkännande av de dokument som du har förberett. På så sätt kan du inte bara se till att kunderna är nöjda med ditt arbete utan också kontrollera att du har gjort allt korrekt.

När en kund inte är nöjd uppmanas de att förklara varför, så att du omedelbart vet vad du ska ta itu med.

Fler användbara instruktionsvideor finns på TaxDome Academy, vår kostnadsfria online nav för
se och lära dig allt du behöver veta om TaxDome.

Täckt här:

• Hur man begär godkännanden
• Påminna kunderna om väntande godkännanden
• Hur godkännanden ser ut på kundens sida
• Hur vet jag när en kund har godkänt eller inte godkänt ett dokument?
• Hantera godkännanden
• Hitta alla konton med dokument som väntar på godkännande
• Ta reda på varför en kund har avvisat ett dokument
• Länka dokument som väntar på godkännande till jobb och använda Automove

Hur man begär godkännanden

Vill du få en kunds godkännande för en tjänst som du utfört? Växla till Begär kundens godkännande när du laddar upp dokument till en mapp med Kunden kan se åtkomst eller medan du redigera ett redan uppladdat dokument. Ställ sedan in Påminnelser om du vill ha dem också. 

Påminna kunderna om väntande godkännanden

Dina kunder får ett e-postmeddelande när du skickar dem ett dokument som måste godkännas. Bestäm om du också vill att de ska få påminnelser när de tar för lång tid på sig.

Om du vill ha en påminnelse om att gå ut, antingen...

• ...manuellt skicka om ett meddelande.
• ...ställa in automatiska påminnelser.

Manuellt skicka en ny påminnelse 

Följ dessa steg för att manuellt skicka en påminnelse till klienten om att godkänna ett dokument:

1. Gå till kundens konto, välj fliken Dokument , öppna underfliken Godkännanden och klicka sedan på Begär godkännande för väntande.
2. Granska och redigera meddelandet till kunden (valfritt) och klicka sedan på knappen Skicka förfrågan .

Det här är vad som händer:

• Ett ytterligare e-postmeddelande skickas till kunden.
• En portalavisering hamnar högst upp på kundens att-göra-lista.

Automatiska påminnelser

Slå på Påminnelser när du laddar upp dokument som du vill att kunderna ska godkänna. Du kan också aktivera den här funktionen när som helst genom att klicka på de tre punkterna längst till höger om dokumentets namn och välja Redigera. När Påminnelser är aktiverat skickas ett extra e-postmeddelande till kunden om de inte godkänner dokumentet inom ett visst antal dagar. När du har aktiverat Påminnelser kan du göra några val.  

• Dagar till nästa påminnelse: Påminn kunden efter x dagar av inaktivitet. Som standard skickas en påminnelse tre dagar efter att dokumentet har laddats upp.

• Antal påminnelser: Skicka upp till x antal påminnelser. Som standard får kunden endast ett påminnelsemejl.

Påminnelser stoppas när...

• ...kunden har inte godkänt dokumentet, men det fastställda antalet påminnelser har skickats.
• ...kunden godkände dokumentet.

Hur godkännanden ser ut på kundens sida

När du har skickat dokument som behöver godkännas får kunden ett meddelande om sin dashboard och ett meddelande i deras e-post.

På deras klientportal ser de alla dokument som väntar på deras godkännande i popup-fönstret Väntar på åtgärd på sidanDokument . Nedan visar vi hur klienten godkänner ditt arbete:

Vill du se TaxDome från en kunds sida? Kolla in en skrivskyddad vy av deras portal.

Länka dokument som väntar på godkännande till jobb och använda Automove

Koppla dokument som väntar på godkännande till jobb så att de omedelbart blir tillgängliga i dina pipelines. Dessutom kan du slå på Automove Jobb  . På så sätt, när klienten har godkänt ett dokument, flyttas jobbet automatiskt till nästa steg i pipeline.

Så här fungerar det:

1. Gå till pipeline inställningar, lägg till scenen för dokumentet som väntar på godkännande och slå sedan på Automove-jobb. Du behöver inte lägga till automatiseringar.

2. Gå till pipeline, se till att jobbet är i rätt fas och länka sedan dokumentet som väntar på godkännande till det: Klicka på jobbrutan, klicka på + Länk högst upp, välj Dokument, klicka på mappen och välj filen/filerna och klicka sedan på Länka.

Det är allt! När klienten har godkänt dokumentet går jobbet automatiskt vidare till nästa steg i pipeline. Och om du flyttar jobbet manuellt kan du bestämma vad du vill göra med det länkade dokumentet.

Hur vet jag när en kund har godkänt eller inte godkänt ett dokument?

När en klient har godkänt eller underkänt ett dokument hamnar det överst i listan Senaste på sidan Dokument . 

Om du har aktiverat kryssrutan Godkännanden i avsnittet Notifieringsinställningar i Inställningar får du också ett e-postmeddelande och ett meddelande i din Inbox+. 

Klicka på dokumentets namn eller Gå till... för att visa det.

Documents' statuses are displayed in the  Documents tab. For more on statuses, go here.

Dokumentets verifieringskedja visar om kunden har godkänt eller inte godkänt ett dokument.

Hantera godkännanden

1. Det finns några sätt att hitta dokument som väntar på godkännande. Välj det som fungerar bäst för dig:

• Gå till Dokument för att se alla dokument som har bearbetats aktivt (laddats upp, redigerats, skickats, låsts till en faktura etc.) under de senaste 30 dagarna, 
• Gå till Dokument, sedan Dokument och välj sedan klient för att se dokument för en klient.
• Gå till fliken Dokument från kundens konto. 

2. Vill du begränsa listan över dokument som väntar på godkännande? Klicka påFilter i det övre högra hörnet och välj ett eller flera filter i avsnittet Godkännanden för att begränsa resultatet av din sökning. 

• Alla: alla dokument väntar på godkännande
• Väntar på betalning: alla dokument som är låsta till fakturor och väntar på betalning
• Väntar på godkännande: alla dokument som väntar på kundens godkännande
• Godkända: alla dokument som godkänts av kunden
• Avvisade: alla dokument som avvisats av kunden

3. Klicka på Tillämpa för att filtrera listan.

För att se alla dokument som väntar på godkännande för en klient, gå till kontot, öppna Dokument och öppna sedan underfliken Godkännanden .

Du kommer att se följande information:

• Dokumentnamn: dokumentets namn tillsammans med en ikon som visar filtypen.
• Datum för begäran: det datum då kundens godkännande begärdes
• Uppladdad av: namnet på den teammedlem som laddade upp dokumentet
• Beskrivning: en beskrivning av dokumentet om en sådan lades till när dokumentet laddades upp (valfritt)
• Status: den status av dokumentet. Läs mer om dokumentstatus här.
• Avvisad: det datum då dokumentet avvisades om det var

Hitta alla konton med dokument som väntar på godkännande

Du kan enkelt filtrera din kundkontolista för att se vilka som har dokument som väntar på godkännande.

1. Gå till Klienter och klicka sedan på Filter.
2. Välj Godkännanden i rullgardinsmenyn och markera Väntar på godkännande.

Du kan också lägga till filtret på sidan Dokument på fliken Senaste .

Ta reda på varför en kund har avvisat ett dokument

Om en kund inte är helt nöjd med ett dokument som du har förberett, uppmanar TaxDome dem att förklara varför. För att se en kunds feedback, öppna dokumentet, klicka på de tre punkterna i det övre högra hörnet och välj Visa mer info (knappen är inte tillgänglig om dokumentet accepterades). Till höger om dokumentet hittar du listan över skäl till underkännande med kundens kommentarer.

Klicka på Tillbaka för att återgå till dokumentlistan.