Underskrifter (grundläggande): Begär e-signaturer från kunder

E-signering av dokument är lika juridiskt bindande som att underteckna dem för hand. När ett dokument har undertecknats är det slutgiltigt och kan inte ändras. Med TaxDome kan du ange var du vill ha e-signaturer, infoga fält för skattebetalaren och dennes make/maka, lägga till kunskapsbaserad autentisering (KBA) eller QES/AdES, aktivera påminnelser - och mycket mer!

Täckt här:

Om du vill ha fler användbara instruktionsvideor kan du besöka TaxDome Academy, vår kostnadsfria online nav för
se och lära dig allt du behöver veta om TaxDome.

Innan du börjar

För att fortsätta med begäran om underskrift:

  • Kontrollera att dokumentet är en PDF-fil .
  • Se till att dokumentet sparas i en mapp med Kunden kan se åtkomst . Om den finns i en mapp med olika åtkomsträttigheter, flytta den till en med Kunden kan se tillgång. 
  • En kund kan inte e-signera om de inte har tillgång till portalen, så se till att inloggning är aktiverat för deras e-postadress.

Begära e-signaturer från dina kunder

Gör så här för att begära en e-signatur från en kund:

1. Gå till underfliken Dokument i ett klientkonto, klicka på de tre punkterna längst till höger i PDF-filen och välj sedan Begär signatur.

2. Välj undertecknare i rullgardinsmenyn Välj undertecknare eller använd en signaturmall.

3. Dra och släpp fältet för e-signatur.

4. Klicka påSkicka. Mer information om menyn för signaturbegäran finns i underavsnittet nedan.

Meny för signaturbegäran

Du har olika alternativ när du begär en e-signatur, som vi beskriver mer i detalj nedan:

1. Kräv KBA /QES /AdES: lägg till autentiseringsmetoden KBA (endast för kunder i USA) eller QES/ AdES signatur (endast för kunder i EU). Om QES/AdES väljs skiljer sig följande flöde från det som beskrivs i den detaljerade artikeln. 

2. Mall: Om du har skapat signaturmallar för att spara tid med ofta använda formulär, är det här du kan välja en.

3. Välj undertecknare: välj en undertecknare för vilken du vill lägga till signaturfält.

  • Klicka på kontoanvändarens kontaktnamn och dra och släpp sedan signaturfälten nedan.
  • Klicka på X till höger för att ta bort en undertecknare.
  • Om du vill lägga till ett fält för en företagsrepresentant väljer du alternativet Jag (se nedan).
  • Ändra den förvalda signeringsordningen.

4. Lägg till undertecknare: välj ytterligare kontokontakter för att underteckna dokumentet, t.ex. en make/maka (läs mer i artikeln om e-signering av gemensamma deklarationer).

5. Underskriftsfält:

  • Signatur: använd detta för en e-signatur från en kund eller företagsrepresentant. Varje signaturfält innehåller signatur, datum och tid för undertecknandet.
  • Initialer: använd detta när du vill att kunden eller företagets representant ska lägga till sina initialer.
  • Datum för undertecknande: detta fält fylls i när kunden undertecknar dokumentet. I fälten för företagsrepresentanter visas datum när dokument skickas till kunder. Datum kan inte redigeras.
  • Text: begära eller lägga till ytterligare information:
    • För att begära ytterligare data, placera fältet där du vill att det ska vara och klicka sedan på det för att redigera.
    • Lägg till information genom att placera det förifyllda fältet där du vill att det ska vara och klicka sedan på det för att redigera.

6. Datumformat: välj datumformat för e-signaturer. Om det inte anges manuellt används standarddatumformatet.

7. Påminnelser: slå på om du vill att ett e-postmeddelande automatiskt ska skickas till kunden om de inte signerar i tid (se detaljer nedan). Påminnelser kommer att innehålla text från nästa fält - Meddelande till kund. 

8. Meddelande till kunden: lägg till ett personligt meddelande som ska bifogas signaturförfrågan. Detta meddelande kommer att inkluderas i e-postmeddelandet tillsammans med den nya signaturbegäran. Om du väljer att inte fylla i detta fält kommer kunden att få ett standardmeddelande.

9. Add shortcode: these are codes that are automatically replaced with key information in the Message for client field, such as the recipient’s name, address, account name or date (read more about shortcodes).

10. Skicka: klicka här när dokumentet är klart att undertecknas.

11. Spara: spara dina ändringar utan att skicka dokumentet: alla tillagda fält sparas och dokumentet visas under fliken Dokument i avsnittet Signaturer. Du kan fortfarande granska dokumentet och lägga till eller ta bort fält. Dokumentet är inte synligt för klienten förrän du trycker på Skicka.

Lägga till en företagsrepresentants e-signatur

De flesta dokument måste undertecknas av en eller flera skatteberedare. Om flera representanter för företaget ska skriva under lägger du till fält för dem och redigerar dem så att varje teammedlems namn anges.

När du begär en e-signatur från en teammedlem väljer du alternativet Jag i rullgardinsmenyn Välj undertecknare. De tillgängliga fälten är:

  • Signatur: som standard visas ditt namn, men du kan ändra det. Om du behöver fler signaturfält för företagets representanter kan du lägga till fler och sedan redigera namnen.
  • Initials: by default, the selected initials appear, but you can edit the field as needed.
  • Datum: detta fält fylls i automatiskt när dokumentet skickas till kunden.
  • Text: lägg till ditt företags namn, adress eller andra nödvändiga uppgifter.

Tips:

  • Om du behöver ändra ditt namn eller dina initialer klickar du på och redigerar fältet.
  • Om ett signaturfält läggs till för en företagsrepresentant, och dokumentet inte har skickats till kunden, kan fältet redigeras eller tas bort av alla teammedlemmar med tillgång till kundens kontodokument.
  • När du skickar dokumentet till kunden anses dokumentet vara undertecknat av ditt företag, och kunden kan se detta (med undantag för QES/ AdES signaturer).
  • Om signaturfält för företagsrepresentanter läggs till och dokumentet ännu inte har signerats av kunden, har du fortfarande tid att avbryta begäran om e-signatur om det behövs.
  • Dokumentets verifieringskedja visar vem som skapade varje företagsrepresentants signaturfält i dokumentet.

Påminn kunder om att e-signera dokument

När du skickar ett dokument för e-signering skickas ett meddelande ut. Användare som är länkade till kontot och harNotify aktiverat får meddelandet. Du kan kontrollera vilka användare som har Notify aktiverat genom att gå till ett kontos Info-flik och visa avsnittet Kontakter .

Om mottagarna dröjer för länge med att svara eller om de glömmer att göra det kan du göra det:

Manuella påminnelser (resending)

Om du vill skicka om ett meddelande som kräver en e-signatur klickar du på de tre punkterna till höger om dokumentet i listan Signaturer och väljer sedan Skicka om.

Vad händer?

  • Ett ytterligare e-postmeddelande skickas till kunden
  • Ett meddelande om att dokumentet väntar på e-signatur flyttas till toppen av klientens lista Väntar på åtgärd

Automatiska påminnelser

Kunderna får ett e-postmeddelande när du skickar dem ett dokument för e-signering.

Om du aktiverarPåminnelser när du begär en e-signatur skickas ytterligare e-postmeddelanden till kunden om de inte e-signerar dokumentet inom en angiven tidsram. Påminnelser kan aktiveras och avaktiveras när som helst genom att öppna det dokument som väntar på underskrift (även om det har e-signerats av en av undertecknarna). Glöm inte att klicka på Spara när du gör ändringar i inställningarna för Påminnelser.

När du har aktiverat Påminnelser kan du göra dina val:

  • Dagar till nästa påminnelse: ställ in att påminnelsen ska skickas ut efter ett angivet antal dagar om dokumentet inte har e-signerats av alla undertecknare. Som standard skickas en påminnelse tre dagar efter att e-signaturen har begärts
  • Antal påminnelser: Ange hur många påminnelser som ska skickas ut till kunden. Som standard får kunden endast ett påminnelsemeddelande

Påminnelser upphör när:

  • Det inställda antalet påminnelser har skickats
  • Dokumentet har undertecknats av samtliga undertecknare

Vad din kund ser när du begär en e-signatur

Din kund kan visa och e-signera ett dokument genom att klicka på det i kategorin Dokument i avsnittet Väntar på åtgärd på sidorna Hem eller Dokument i sin kundportal, eller genom att klicka på länken i sitt e-postmeddelande.

När du begär en e-signatur från mer än en användare för ett konto (t.ex. makar), ser användaren som signerar endast sitt eget e-signaturfält. Dokumentet ligger kvar som Väntar på e-signatur i underfliken Signaturer tills båda parter har e-signerat det.

När kunden får signaturbegäran för första gången kommer de att uppmanas att läsa informationen om elektroniska signatur er och godkänna att de använder e-signaturer:

Om du vill se TaxDome från klientsidan kan du öppna en skrivskyddad vy.

Har detta besvarat din fråga? Tack för feedbacken Det uppstod ett problem när du skickade in din feedback. Vänligen försök igen senare.

Behöver du fortfarande hjälp? Kontakta oss Kontakta oss

Relaterade artiklar