CRM (Avancerad): Anpassade fält
TaxDome tillhandahåller en hel uppsättning anpassade fält, men du kanske vill skapa några egna också. Med anpassade fält kan du lägga till detaljer om dina konton och kontakter. Några exempel på anpassade fält för konton kan vara Adress, Stad och Typ; medan exempel på anpassade fält för kontakter kan vara Födelsedag och Bästa tid att ringa.
Ett anpassat fält kan skapas av en företagsägare, administratör eller teammedlem som har åtkomsträttigheter för att hantera anpassade fält.
Täckt här:
Anpassade fälttyper
Om du vill skapa ett anpassat fält i TaxDome måste du först välja typ. Genom att välja typ (t.ex. text, nummer, URL) undviker du att felaktiga uppgifter anges i fältet (t.ex. måste ett e-postfält ha formatet example@email.com).
TaxDome anpassade fält stöder följande typer:
- Text: Den här typen av anpassade fält kan användas för all ytterligare information du behöver om dina kunder. Du kanske till exempel vill lägga till ett anpassat fält för jobbtitel eller pronomen. Den stöder alla symboler.
- Date: denna typ används för att ange datum. Den stöder datumformaten MMM-DD-YYYY, MMM/DD/YYYY, MM-DD-YYYY och MM/DD/YYYYY för amerikanska företag. För företag utanför USA används formaten DD-MM-YYYY och DD/MM/YYYY. Datumet kan väljas från kalendern eller skrivas in manuellt. Läs mer om hur du ändrar datumformat.
- Rullgardinsmeny: Denna typ används för att välja ett eller flera av de tillgängliga alternativen. Du kan lägga till så många alternativ som du behöver. Dessa anpassade fält stöder alla symboler. Det finns två undertyper av rullgardinsmenyer:
- Med rullgardinsmenyer med enstaka val kan du bara välja ett alternativ i listan.
- Med flervalsrullgardinsmenyer kan du välja valfritt antal alternativ från listan. För att aktivera rullgardinsmenyer med flerval, växla Allow mul tiselect on.
- Email: Den här typen används för att lägga till e-postadresser för din kontakt - till exempel en sekundär e-postadress som arbets- eller privatadress. Inställningar för portalåtkomst, aviseringar och synkronisering av e-post kan slås på och av för var och en av kontaktens e-postadresser. Den stöder stora och små bokstäver i det latinska alfabetet, samt siffror och skrivbara tecken (t.ex. skiljetecken). E-postmeddelanden bör vara i formatet email@example.com. Denna typ är endast tillgänglig för kontaktens anpassade fält.
- Number: denna typ används för att lägga till telefonnummer, personnummer, EIN-nummer osv. Den stöder siffror och plus-, minus-, komma- och punkttecken (dvs. "+", "-", "," och "." ).
- URL: den här typen används för att lägga till URL:er - länkar till sociala nätverk, webbplatser osv. Länken ska skrivas in i något av följande format: exempel.com, www.example.com eller https://www.example.com.
- User: Den här typen används för att välja en teammedlem. Den kan t.ex. användas för att välja en bokförare, chef eller granskare för ett klientkonto. Den här typen är endast tillgänglig för de anpassade fälten för konton.
Observera! Teammedlemmar som väljs i användartypen för anpassade fält måste ha tillgång till kontot.
Anpassade fält för konto
- Lägga till anpassade fält för konton vid import
- Lägga till anpassade kontofält från mallar
- Lägga till anpassade fält från en klientprofil
- Lägga till anpassade fält för befintliga konton
Du kan inkludera specifika detaljer om ett konto genom att fylla i anpassade fält. Gå till fliken Info på ett klientkonto och klicka sedan på länken Redigera. Under Kontoinformation fyller du i de anpassade fält som du vill ska läggas till på sidan Kontodetaljer , klickar på Fortsätt och sedan på Spara.
Lägga till anpassade fält för konton vid import
Skapa nya anpassade fält för konton när du importerar dina kunddata till TaxDome:
1. När du har kommit till Map Accounts i din import kanske du ser att det inte finns något anpassat fält som kan kopplas till ett namn på en kolumnrubrik som du använde i kalkylbladet. Oroa dig inte för det! Skapa ett nytt anpassat fält genom att välja Nytt fält i rullgardinsmenyn.
2. Under Field Name anger du vad du vill kalla fältet, t.ex. City, Phone eller Website.
3. Välj fälttyp och klicka på Spara.
När importen har slutförts kommer det nya anpassade fältet att vara tillgängligt för alla dina konton.
Lägga till anpassade kontofält från mallar
Du kan också lägga till anpassade fält för konton när du vill från dina inställningar:
1.Gå till Mallar > Anpassade fält i denvänstra menyraden och klicka sedan på + Lägg till fält.
2. Ange ett namn för fältet (t.ex. EIN, SSN eller Bästa tid att ringa)
3. Välj fälttyp och klicka sedan på Spara.
Fyll i det nya anpassade fältet genom att gå till Skapa klientkonto eller till kontots flik Info .
Lägga till anpassade fält från en klientprofil
Inne på ett klientkonto går du till fliken Info, klickar på Redigera, klickar sedan på de tre punkterna till höger om Kontoinformation och väljer Lägg till kontoanpassat fält. Fyll i namnet på det nya anpassade fältet, välj typ och klicka sedan på Spara.
Du kan också lägga till anpassade fält när du skapar ett nytt konto.
Lägga till anpassade fält för befintliga konton
Om du vill lägga till anpassade fält för alla dina befintliga konton följer du dessa steg:
1. Först ska du exportera alla dina konton. Det gör du genom att gå till Clients > Accounts i den vänstra menyraden, klicka på de tre prickarna till höger om sökfältet och välja Export Accounts. Du kommer att få ett e-postmeddelande med en bifogad zip-fil med alla dina konton.
2. Öppna CSV-filen och ta bort alla kolumner från kalkylbladet utom kolumnen för kontonamn. Lägg till kolumner för de anpassade fält som du vill lägga till och fyll i uppgifterna.
Tips! För att undvika att dina data går förlorade bör du se till att formatet för värdena i cellerna motsvarar de tillåtna form aten för varje typ av anpassat fält.
3. Spara ditt kalkylblad som en CSV-fil.
4. Ladda upp kalkylbladet till TaxDome genom att klicka på knappen Importera på sidan Klienter > Konton .
5. Mappa kontofälten. Skapa motsvarande anpassade fält i TaxDome genom att välja Nytt fält i rullgardinsmenyn. Mer information om hur du lägger till anpassade kontofält under import.
6. Hoppa över de andra stegen och klicka på det sista steget, Starta import. Inga nya konton kommer att skapas. Istället kommer de nya anpassade fälten att läggas till i dina befintliga konton.
Kontaktens anpassade fält
- Lägga till anpassade kontaktfält vid import
- Lägga till anpassade kontaktfält från mallar
- Lägga till anpassade fält för befintliga kontakter
I kontaktens anpassade fält kan du lägga till information om dina kontakter. Du kan inkludera specifika detaljer om ett konto genom att fylla i anpassade fält. På sidan Clients > Contacts klickar du på kontaktens namn. Under Kontaktinfo fyller du i de anpassade fält som du vill lägga till och klickar på Spara.
Du kan också redigera kontaktuppgifterna genom att klicka på kontaktnamnet på klientkontots informationssida.
Tips! E-postadresser som anges i anpassade fält kommer att visas i en kontaktsökning.
Lägga till kontaktfält vid import
Du kan lägga till anpassade fält i dina kontakter när du importerar dina kunddata till TaxDome:
1. När du har kommit till Map Contacts-stadiet i din import kanske du märker att det inte finns något kontaktegenskapsnamn som kan kopplas till ett kolumnhuvudnamn som du använde i kalkylbladet. Oroa dig inte för det! Skapa ett nytt namn på kontaktegenskapen eller ett anpassat fält genom att välja Nytt fält i rullgardinsmenyn.
2. Under Field Name anger du vad du vill kalla det, till exempel Phone, Date of birth eller Email.
3. Välj fälttyp och klicka på Spara.
När importen har slutförts kommer det nya anpassade fältet att vara tillgängligt för alla dina kontakter.
Lägga till anpassade kontaktfält från mallar
Lägg till nya anpassade fält i dina kontakter när du vill:
1.Gå till Mallar > Anpassade fält i denvänstra menyraden, öppna sedan fliken Kontakter och klicka på + Lägg till fält.
2. Ange ett namn för det nya anpassade fältet under Fältnamn - till exempel Födelsedag, EIN, SSN eller Bästa tid att ringa.
3. Välj fälttyp och klicka på Spara.
När du har skapat det nya anpassade fältet kommer det att vara tillgängligt för alla dina kontakter.
Lägga till anpassade fält för befintliga kontakter
1. Exportera först alla dina kontakter: gå till Clients > Contacts i den vänstra menyraden och klicka på Export Contacts. Du kommer då att få ett e-postmeddelande med en bifogad zip-fil med dina kontakter.
2. Öppna CSV-filen och ta bort alla kolumner från kalkylbladet utom kolumnen för kontaktnamn. Lägg till kolumner för de anpassade fält som du vill skapa och fyll sedan i uppgifterna.
Tips! För att undvika att data går förlorade bör du se till att formatet för värdena i cellerna motsvarar de tillåtna form aten för varje typ av anpassat fält.
3. Spara kalkylbladet som en CSV-fil.
4. Om du vill ladda upp kalkylbladet till TaxDome går du till Clients > Contacts i den vänstra menyraden och klickar sedan på Import.
5. Hoppa över stegen för att mappa kontaktfält. Skapa motsvarande anpassade fält i TaxDome genom att välja Nytt fält i rullgardinsmenyn. Mer information om att lägga till kontaktfält under import.
6. Klicka på Continue och sedan på Start Import i det sista steget.
7. Klicka på Merge duplicates för att lägga till de nya uppgifterna i dina befintliga kontakter.
Redigering/radering av anpassade fält
Detta avsnitt flyttades hit.
Söka efter innehåll i anpassade fält
Detta avsnitt flyttades hit.
Använda anpassade fält som shortcodes
Detta avsnitt flyttades hit.
Använda anpassade fält för konton i PDF-fakturor
Detta avsnitt flyttades hit.
Använda anpassade kontaktfält vid begäran om IRS utskrifter
Detta avsnitt flyttades hit.