CRM (Grundläggande): Lägg till kundkonton
Lägg till dina kunder på TaxDome en i taget eller i klump. Kunderna kan också registrera sig på egen hand genom att gå till sin TaxDome portal.
Täckt här:
- Skapa kundkonton
- Länka kontakter när du lägger till konton
- Lägga till portalåtkomst till konton
- Så här stänger du av registreringslänken till din portal
- Visa väntande aktiveringar och skicka inbjudningar på nytt
- Hur vet jag när nya kunder har registrerat sig på TaxDome?
Webbinarium - TaxDome 101: Kom igång med TaxDome! Måndag, kl. 13.00 EST. Registrera dig här
Skapa kundkonton
Kundkonton kan skapas på två sätt:
Skapa ett klientkonto i TaxDome portal
En företagsägare, administratör eller annan anställd med behörighet att hantera konton kan skapa ett nytt kundkonto.
Följ dessa steg:
1. Klicka på knappen Ny längst upp till vänster och välj sedan Konto i rullgardinsmenyn. Du kan även klicka på Ny på sidan Konton.
2. Välj kontotyp, privatperson eller företag, och klicka sedan på Fortsätt.
3. På fliken Contacts kan du antingen länka en befintlig kontakt eller skapa en ny: ange för- och efternamn på den person som är kopplad till ett konto och lägg sedan till e-postadressen.
4. Klicka på Skapa. Och så är det klart!
Var uppmärksam på detta! Undvik att använda specialtecken i för- och efternamn som inte kan användas i katalognamn i Windows. Undvik t.ex. att använda skiljetecken eller specialtecken som kolon (:), dubbelcitat ("), snedstreck framåt (/), bakåtstreck (\), vertikalstreck eller pipe (| ), frågetecken eller asterisk (*). Om du gör det kommer du inte att kunna komma åt dina filer via enheten TaxDome .
Nedan kan du läsa mer om de numrerade posterna i fönstret Nytt konto:
Steg 1. Kontoinformation
Konto är en enhet som du interagerar med. Välj typ och vissa inställningar för ditt nya konto.
1. Typ av kund: Om din kund är ett företag väljer du Company. Om det är en person eller en familj väljer du Individual.
2. Kontonamn: Detta namn kommer att visas på sidan Clients. Om du lämnar fältet tomt genereras det från kontaktens förnamn och efternamn (eller från ett företagsnamn om du skapar ett företagskonto).
3. Företagsnamn: Detta fält visas endast när du väljer Företagstyp . Detta kommer att användas som kontonamn som standard.
4.Taggar: Tilldela taggar för att kategorisera konton. Här kan du läsa mer om taggar.
5. Teammedlemmar: Ge en eller flera teammedlemmar tillgång till ett konto genom att välja dem i rullgardinsmenyn Teammedlemmar. De kommer då att få ett meddelande. Som standard ges åtkomst till ett konto till den användare som skapar kontot och till alla anställda med standardåtkomst till kontot.
6. Mappmall: Tillämpa en mappmall som innehåller anpassade mappar och undermappar. Om du lämnar fältet tomt skapas en fördefinierad mappstruktur med mappen Client uploaded documents på högsta nivån. Läs mer om mappmallar.
7. Anpassade fält: Om du har skapat anpassade fält för dina konton visas de här. Här kan du lära dig hur du lägger till dina egna anpassade fält på CRM .
Steg 2. Kontakter
De faktiska personer (även kallade kunder) som har konton på TaxDome identifieras alltid av kontakter, dvs. för- och efternamn samt e-postadress. Du måste lägga till minst en kontakt till ditt konto - antingen genom att skapa en ny eller genom att länka till en befintlig.
1. Länka befintlig kontakt: Om du vill länka ett konto till en kontakt som redan har lagts till klickar du på den här länken, börjar skriva in kontaktnamnet och klickar sedan på Add. Annars fyller du i fälten nedan för att lägga till en ny kontakt.
2. Kontaktuppgifter: Genom att ange kundernas personliga information säkerställer du att du har deras information till hands, t.ex. telefonnummer eller gatuadress. För privatpersoner kommer det för- och efternamn som anges här att användas som kontonamn med hjälp av standardnamnsformatet.
3. Anpassade fält: Om du har skapat anpassade fält för dina kontakter visas de här. Läs mer om hur du lägger till anpassade fält på CRM .
4. E-post: En kund kommer inte att kunna komma åt sin portal om inte kontaktuppgifterna innehåller e-postadressen.
5. Kontrollera åtkomsten till kontot för varje kontakt med hjälp av reglagen:
- LOGIN: När den är aktiverad kan kontakten komma åt klientportalen TaxDome för att komma in på kontot. Du kan slå på LOGIN men välja att bjuda in klienterna senare (se avsnittet om att lägga till portalåtkomst nedan).
- NOTIFY: När den är aktiverad får kontakten alla systemmeddelanden (t.ex. meddelanden, fakturor, arrangörer osv.), alla e-postmeddelanden och massmeddelanden som skickas till kontot från TaxDome och alla e-postmeddelanden som skickas till kontot via pipeline automation.
- EMAIL SYNC: När den är aktiverad kommer alla e-postmeddelanden som tas emot från kontakten att visas i din Inbox+ samt i fliken E-post på kontot, och du kan svara kontakten från TaxDome. All historik mellan dina synkroniserade e-postadresser och kontaktens e-postadress kommer automatiskt att fyllas i på TaxDome och kan nås på fliken E-post i kontot.
6. Taggar: Tilldela taggar för att kategorisera kontakter. Här kan du läsa mer om taggar.
7. Telefonnummer: Du kan lägga till alla telefonnummer i det här blocket. Med alternativknappen bredvid varje telefonnummer kan du välja det primära telefonnumret som ska användas för SMS.
8. Adress: Lägg till kontaktens fullständiga adress för att säkerställa att den är organiserad och lätt att hitta.
9. Lägg till ny kontakt: Skapa fler kontakter för det här kontot.
10. Skapa ett konto: Klicka på knappen för att skapa ett konto på TaxDome.
Lägga till portalåtkomst till konton
Om du aktiverade LOGIN för kontaktens e-postadress när du skapade kontot, , kommer du att uppmanas att bjuda in dem via klientportalen.
Om du vill lägga till ett eget meddelande i inbjudan skriver du det i fältet Personligt meddelande och klickar sedan på Skicka.
Du kan också aktivera portalåtkomst men välja att inte skicka en inbjudan direkt genom att klicka på Hoppa över. På så sätt kan du arbeta med kontot - ladda upp dokument, lägga till pipelines, skapa uppgifter och så vidare - innan kontakten besöker portalen.
Om du inte lade till portalåtkomst till konton när du skapade dem kan du göra det när som helst:
1. Navigera till fliken Info i klientprofilen (tillgänglig när du har skapat ett konto).
2. Om du redan har kopplat kontot till en eller flera kontakter ser du dem i avsnittet Kontakter . Aktivera LOGIN-knappen bredvid varje kontakt som du vill ge åtkomst till portalen.
3. Om du vill lägga till ett eget meddelande i inbjudan skriver du det i fältet Personligt meddelande i popup-fönstret och klickar sedan på Skicka.
Observera! Om en kontakt är kopplad till flera konton måste du ge portalåtkomst till vart och ett av dessa konton. De kommer sedan att kunna växla mellan kontona när de loggar in.
När en kund får en e-postinbjudan till sin TaxDome -portal måste de aktivera kontot. Kunden klickar på länken i e-postmeddelandet och skapar sedan ett lösenord. Du kan se vilka kunder som ännu inte har aktiverat sina konton och bjuda in dem igen genom att navigera till Clients > Accounts i den vänstra menyraden och sedan välja fliken Pending activation.
Så här stänger du av registreringslänken till din portal
Gå hit.
Hur vet jag när nya kunder har registrerat sig på TaxDome?
När en kund skapar ett konto på TaxDome får alla tilldelade teammedlemmar ett meddelande i sin Inbox+ och ett e-postmeddelande. Klicka på länken Gå till... för att granska den nya klientprofilen.
