Hantera team (grundläggande): Kontoåtkomst
Fler användbara instruktionsvideor finns på TaxDome Academy, vår kostnadsfria online nav för
se och lära dig allt du behöver veta om TaxDome.
There are so many options to grant employees access to accounts. You can grant them default access to all accounts, assign them to only selected accounts, assign them to accounts at specific job stages by using our pipeline automation, and more.
Täckt här:
- Account access, explained
- Default account access, explained
- Giving an employee access
- Visa en anställds konton
- Visa statistik för anställdas konton
- Ta bort anställdas åtkomst från ett konto
- Vem kan ge anställda tillgång till ett konto
Account access, explained
At least one team member should have access to the client account. When the team members is assigned, they can do all these:
- Visa kontoinformation
- Visa och ladda ner kunddokument
- Se alla chattrådar för sina tilldelade konton och svara på dem
- View all SMS threads for their assigned accounts and send SMS
- Visa alla e-postmeddelanden från företaget för deras tilldelade konton och svara på dem
- Se alla företagets anteckningar för deras tilldelade konton och skapa nya
- Visa företagets tidrapporter för deras tilldelade konton och skapa nya tidrapporter
- Visa alla företagets uppgifter för deras tilldelade konton
- Skapa uppgifter för tilldelade konton
- Visa kontakter som är kopplade till sina tilldelade konton
- Add jobs for pipelines that are available for them
För att få en uppfattning om vad en anställd kan göra, besök en skrivskyddad vy av deras portal.
Firm members assigned to the account also receive notifications about all account activity.
Teammedlemmar kan tilldelas konton utan att få aviseringar. Här finns mer information om kontoföljare.
Default account access, explained
Default account access means that a team member is automatically assigned to all newly created accounts.
A firm owner has default account access. However, it's possible to give default account access to any team members.
Konfigurera standardkontoåtkomst för en teammedlem:
Gå till Inställningar > Företagsinställningar i det vänstra menyfältet. Hitta avsnittet Standardåtkomst till konto , välj en eller flera teammedlemmar från listan och klicka sedan på SPARA.
Giving an employee access
Det finns flera sätt att ge en anställd tillgång till ett konto:
- Genom att ge dem standardåtkomst till konton
- När du skapar ett nytt konto
- Genom att redigera ett befintligt konto när som helst
- Genom att använda funktionen för att hantera teamåtkomst när som helst
- Assigning team members while importing
- Genom att använda en pipeline automation
- By giving them an access right to view all accounts
Giving access to a specific account
To give an employee access to a new account, select their name while creating the account.
För att ge en anställd tillgång till ett befintligt konto:
1. Gå till Kunder > Konton i den vänstra menyraden och klicka sedan på kundens namn i listan. Du kan också hitta kunden direkt genom att gå till menyn till vänster på valfri sida och ange kundens namn i sökfältet.
2. Gå till avsnittet Info och klicka på länken Redigera till höger om Kontouppgifter. Lägg till anställda som du vill ge kontoåtkomst till i fältet Teammedlemmar. Varje konto måste ha minst en teammedlem tilldelad. Som standard ges kontoåtkomst till företagets ägare.
3. Klicka på knappen Fortsätt och sedan på Spara.
Managing team access in bulk
Fler användbara instruktionsvideor finns på TaxDome Academy, vår kostnadsfria online nav för
se och lära dig allt du behöver veta om TaxDome.
För att tilldela anställda många olika konton på en gång:
1. Gå till Klienter > Konton i den vänstra menyraden och markera sedan kryssrutorna bredvid de konton som du vill tilldela anställda. Om du vill markera alla konton klickar du på den översta kryssrutan.
2. Klicka på Hantera team.
3. Du kommer att se en lista över företagets teammedlemmar. Välj ett av följande alternativ för varje teammedlem:
- Gör ingenting: Teammedlemmen kommer inte att tilldelas kontona, men om teammedlemmen redan har tilldelats konton kommer de att fortsätta att tilldelas dessa konton.
- Tilldela till alla: Teammedlemmen kommer att tilldelas alla valda konton.
- Ta bort från alla: Teammedlemmen kommer inte längre att tilldelas något av de valda kontona.
4. Klicka på TILLDELA.
Assigning team members while importing
Importing client accounts gives you two options for assigning team members:
- Define which team members should be assigned to every account - to do so, you need to include team members in your spreadsheet.
- Assign team members during import -- this way, you will be able to assign the same team members to all imported clients.
Include team members in your spreadsheet
This method is a huge time-saver as you can assign different team members to different accounts.
1. While preparing a CSV file for importing, add the Team members column and include the appropriate team members. If you want several team members to be assigned to one account separate names by comma.
2. Start the import process. On the second step of importing (map accounts), the Team members column of your CSV will be automatically mapped with TaxDome property.
If not, please check the naming of your column in the spreadsheet and start the import again.
That's it! When the import is completed, you will have your team members assigned to specified accounts.
Attention! Please check the team members' names twice. If there is a non-existent employee in the spreadsheet the corresponding account will not be created.
Assign team members during import
If you don't want to add team members to your spreadsheet, you still can assign them to accounts while you import. To do so:
Start the import process. On the third step of importing (settings), select the team members you want to assign to the accounts you are moving to TaxDome.
Note! The team members you select will be assigned to all imported accounts, so if you want to use different team members for different accounts, it's better either to include team members in your spreadsheet or change the assignees in bulk after the import is completed.
Giving employees temporary account access via pipeline automation
Fler användbara instruktionsvideor finns på TaxDome Academy, vår kostnadsfria online nav för
se och lära dig allt du behöver veta om TaxDome.
För tillfällig personal kan du välja att ge begränsad åtkomst till konton. Till exempel kan en tillfälligt anställd behöva komma åt ett dokument som laddats upp till ett konto, men bara under ett visst skede av arbetsprocessen.
Detta kan enkelt ställas in och automatiseras i en pipeline. Så här går det till:
1. Bestäm i vilket skede du vill att den tillfälliga medarbetaren ska få tillgång till kundkonton. (Du kan läsa mer om automatiseringar).
2. Gå till inställningarna påpipeline , välj det steg som du vill lägga till automatiseringen i, klicka på länken Lägg till automatiser ingar och välj sedan Uppdatera kontoåtkomst i rullgardinsmenyn. Välj teammedlem/medlemmar från kontolistan.
Automatiseringen kan konfigureras på olika sätt:
- Ersätt tilldelade till standardanvändare på + Lägg till konto åtkomst tom:
När ett jobb går in i detta skede blir tilldelade anställda otilldelade, och de med Standardkontoåtkomst tilldelas kontot istället. - Ersätt tilldelade till standardanvändare på + Lägg till kontoåtkomst fylld:
När ett jobb går in i detta skede blir tilldelade anställda otilldelade, och de som anges i fältet Lägg till kontotillgång tilldelas kontot istället. - Ersätt tilldelade till standardanvändare av + fältet Lägg till konto åtkomst är ifyllt:
När ett jobb går in i detta skede förblir tilldelade anställda tilldelade kontot, och de som anges i fältet Lägg till konto åtkomst är också tilldelade. - Ersätt tilldelade till standardanvändare av + Ta bort kontoåtkomst fylld:
När ett jobb går in i detta skede blir de anställda som anges i fältet Ta bort kontotillgång otilldelade. - Lägg till konto åtkomst ifylld + Ta bort konto åtkomst ifylld:
När ett jobb går in i detta skede tilldelas de anställda som anges i fältet Lägg till kontoåtkomst till kontot, och de som anges i fältet Ta bort konto åtkomst tilldelas inte kontot.
Ge en anställd tillgång till alla konton
To assign an employee to all accounts (both existing and the ones that will be added in the future):
1. Gå till Inställningar >Team & Planer från den vänstra menyraden, navigera till Aktiva teammedlemmar och klicka sedan på medarbetarens namn.
2. Klicka på pennikonen Redigera åtkomsträttigheter och växla sedan till Visa alla konton.
3. Klicka på Spara. Nu kan medarbetaren se alla företagets konton istället för bara de som de har tilldelats.
Visa en anställds konton
Filtrera din kontolista för att se vilka kundkonton som tilldelats specifika medarbetare:
1. Gå till Kunder > Konton i den vänstra menyraden och klicka sedan på Filter.
2. Välj teammedlemmar i avsnittet Team .
Visa statistik för anställdas konton
Företagets ägare och administratörer kan se alla medarbetares statistik för deras tilldelade konton. Denna statistik finns i widgeten Väntande klientaktivitet på sidan Insikter.
Denna widget visar fakturor, organisatörer, signaturer, förslag och godkännanden som väntar på åtgärd från kunden för en viss anställd.
Om du vill spåra klientaktivitet för två eller fler teammedlemmar kan du lägga till så många widgetar för väntande klientaktivitet som du behöver. Här finns mer information om widgetenVäntande klientaktivitet.
Ett annat sätt att visa kontostatistik är på sidan Anställdas nuvarande kunder. För att hitta den, gå till Inställningar > Team & Planer från den vänstra menyraden. Klicka på den anställdes namn och gå sedan till fliken Klienter . Statistik finns tillgänglig för den anställdes nuvarande och tidigare konton.
Du kommer att se denna information:
- ID: kontots unika ID
- Namn: kundens för- och efternamn
- Tilldelad: det datum då den anställde tilldelades ett konto
- Bokförda fakturor: antalet bokförda fakturor
- Intäkter: det totala beloppet för betalda fakturor
- Uppladdade dokument: antalet dokument som laddats upp
- Godkända: antalet dokument som godkänts
Ta bort anställdas åtkomst till ett konto
Säg att du har ett personligt konto i ditt företag och inte vill att andra teammedlemmar ska kunna se det. Eller så har du ändrat dina medarbetares roller och uppgifter och vill inte att alla ska ha tillgång till alla konton.
Du kan ta bort anställda från alla klientkonton. (Eller så kan du göra tvärtom: ta bort konton från en medarbetares lista över tilldelade klienter). Ta en titt på alternativen nedan.
Varning: Om du har anställda med åtkomsträttigheten Visa alla konton aktiverad måste du först stänga av den åtkomsträttigheten. Detta fungerar dock inte för administratörer, eftersom de alltid har åtkomst till alla konton.
Ta bort anställda från ett kundkonto:
- Gå till avsnittet Info i kundens profil och klicka på länken Redigera till höger från Kontouppgifter. Alla medarbetare med kontoåtkomst visas i fältet Teammedlemmar.
- Klicka på × till höger om en teammedlem för att ta bort dennes åtkomst till ett klientkonto.
- Klicka på knappen Fortsätt och sedan på Spara.
Observera! Ett konto kan inte tas bort. Om du tar bort alla anställda tilldelas kontot automatiskt till alla som har standardåtkomst till kontot.
Du kan också ta bort ett konto från en medarbetares lista över tilldelade klienter:
- Gå till Inställningar > Team och planer i den vänstra menyraden, klicka sedan på teammedlemmens namn och gå till fliken Klienter .
- Klicka på den röda raderingssymbolen längst till höger om kontonamnet.
- Klicka på Ta bort i popup-fönstret Ta bort bekräftelse . Det valda kontot flyttas sedan till medarbetarens flik Tidigare .
Vem kan ge anställda tillgång till konton
Företagets ägare och administratörer kan alltid ge anställda åtkomsträttigheter till konton. De kan också ge anställda möjlighet att tilldela klienter till teammedlemmar. Om du är företagsägare eller administratör och vill att någon annan i teamet ska kunna tilldela konton följer du dessa steg:
1. Gå till Inställningar > Team & Planer från den vänstra menyraden, navigera till Aktiva teammedlemmar och klicka sedan på medarbetarens namn.
2. Klicka på pennikonen Redigera åtkomsträttigheter och slå sedan på Tilldela teammates.
3. Klicka på Spara.
