Hantera team (grundläggande): Kontoåtkomst
Fler användbara instruktionsvideor finns på TaxDome Academy, vår kostnadsfria online hubb för
där du kan se och lära dig allt du behöver veta om TaxDome.
Det finns så många alternativ för att ge anställda tillgång till konton. Du kan ge dem standardåtkomst till alla konton, tilldela dem endast utvalda konton, tilldela dem konton i specifika arbetsfaser med hjälp av vår pipeline automatisering, och mycket mer.
Täckt här:
- Kontoåtkomst, förklarat
- Standardåtkomst till konto, förklarat
- Att ge en anställd tillgång
- Visa en anställds konton
- Visa statistik för anställdas konton
- Ta bort medarbetaråtkomst från ett konto
- Vem kan ge en anställd tillgång till ett konto?
Kontoåtkomst, förklarat
Minst en teammedlem bör ha tillgång till klientkontot. När teammedlemmarna är tilldelade kan de göra allt detta:
- Visa kontoinformation
- Visa och ladda ner klientdokument
- Se alla chattrådar för sina tilldelade konton och svara på dem
- Visa alla SMS-trådar för sina tilldelade konton och skicka SMS
- Se alla företagets e-postmeddelanden för sina tilldelade konton och svara på dem
- Se alla företagets anteckningar för sina tilldelade konton och skapa nya
- Se företagets tidsregistreringar för sina tilldelade konton och skapa nya tidsregistreringar
- Visa alla företagets uppgifter för deras tilldelade konton
- Skapa uppgifter för tilldelade konton
- Visa kontakter som är kopplade till deras tilldelade konton
- Lägga till jobb för pipelines som är tillgängliga för dem
För att få en uppfattning om vad en anställd kan göra kan du besöka en skrivskyddad vy av deras portal.
Firmamedlemmar som tilldelats kontot får också meddelanden om all aktivitet på kontot.
Observera: Teammedlemmar kan tilldelas konton utan att få meddelanden. Här finns mer information om kontoföljare.
Standardåtkomst till konto, förklarat
Standardåtkomst till konton innebär att en teammedlem automatiskt tilldelas alla nyskapade konton.
En företagsägare har standardåtkomst till kontot. Det är dock möjligt att ge alla teammedlemmar tillgång till standardkontot.
Så här ställer du in standardkontoåtkomst för en teammedlem:
Gå till Inställningar > Firmainställningar i den vänstra menyraden. Leta upp avsnittet Standardåtkomst till konto , välj en eller flera teammedlemmar från listan och klicka sedan på SPARA.
Att ge en anställd tillgång
Det finns flera sätt att ge en anställd tillgång till ett konto:
- Genom att ge dem standardåtkomst till kontot
- När du skapar ett nytt konto
- Genom att när som helst redigera ett befintligt konto
- Genom att när som helst använda funktionen för att hantera teamåtkomst
- Tilldela teammedlemmar vid import
- Genom att använda en pipeline automatisering
- Genom att ge dem rätt att se alla konton
Ge tillgång till ett specifikt konto
Om du vill ge en anställd tillgång till ett nytt konto väljer du dennes namn när du skapar kontot.
För att ge en anställd tillgång till ett befintligt konto:
1. Gå till Klienter > Konton i den vänstra menyraden och klicka sedan på klientens namn i listan. Du kan också hitta klienten direkt genom att gå till menyn i vänster sidofält på valfri sida och skriva in namnet i sökfältet.
2. Gå till avsnittet Info och klicka på länken Edit till höger om Account details. Lägg till anställda som du vill ge tillgång till kontot i fältet Teammedlemmar. Varje konto måste ha minst en teammedlem som tilldelats det. Som standard ges kontoåtkomst till företagets ägare.
3. Klicka på knappen Fortsätt och sedan på Spara.
Hantera teamåtkomst i bulk
Fler användbara instruktionsvideor finns på TaxDome Academy, vår kostnadsfria online hubb för
där du kan se och lära dig allt du behöver veta om TaxDome.
För att tilldela anställda till många olika konton samtidigt:
1. Gå till Clients > Accounts i den vänstra menyraden och markera sedan kryssrutorna bredvid de konton som du vill tilldela anställda. Om du vill välja alla konton klickar du på den översta kryssrutan.
2. Klicka på Manage Team.
3. Du kommer att se en lista över företagets teammedlemmar. För varje teammedlem väljer du något av följande:
- Gör ingenting: Teammedlemmen kommer inte att tilldelas kontona, men om teammedlemmen redan är tilldelad konton kommer han eller hon att fortsätta att vara tilldelad dessa konton.
- Tilldela till alla: Teammedlemmen kommer att tilldelas alla valda konton.
- Ta bort från alla: Teammedlemmen kommer inte längre att tilldelas något av de valda kontona.
4. Klicka på TILLDELA.
Tilldela teammedlemmar vid import
När du importerar klientkonton får du två alternativ för att tilldela teammedlemmar:
- Definiera vilka teammedlemmar som ska tilldelas varje konto - för att göra det måste du inkludera teammedlemmar i kalkylbladet.
- Tilldela teammedlemmar under importen - på så sätt kan du tilldela samma teammedlemmar till alla importerade kunder.
Inkludera teammedlemmar i ditt kalkylblad
Den här metoden är mycket tidsbesparande eftersom du kan tilldela olika teammedlemmar olika konton.
1. När du förbereder en CSV-fil för import lägger du till kolumnen Teammedlemmar och inkluderar lämpliga teammedlemmar. Om du vill att flera teammedlemmar ska tilldelas ett konto separerar du namnen med kommatecken.
2. Starta importprocessen. I det andra steget av importen (mappa konton) kommer kolumnen Team members i din CSV automatiskt att mappas med TaxDome property.
Om inte, kontrollera namngivningen av din kolumn i kalkylbladet och starta importen igen.
Nu är det klart! När importen är klar kommer du att ha dina teammedlemmar tilldelade till angivna konton.
Lystring! Vänligen kontrollera teammedlemmarnas namn två gånger. Om det finns en obefintlig anställd i kalkylbladet kommer motsvarande konto inte att skapas.
Tilldela teammedlemmar under importen
Om du inte vill lägga till teammedlemmar i kalkylbladet kan du ändå tilldela dem konton medan du importerar. Gör så här:
Starta importprocessen. I det tredje steget av importen (inställningar) väljer du de teammedlemmar som du vill tilldela de konton som du flyttar till TaxDome.
Observera! De teammedlemmar som du väljer kommer att tilldelas alla importerade konton, så om du vill använda olika teammedlemmar för olika konton är det bättre att antingen inkludera teammedlemmar i kalkylbladet eller ändra tilldelningarna i bulk efter att importen har slutförts.
Ge anställda tillfällig kontoåtkomst via pipeline automatisering
Fler användbara instruktionsvideor finns på TaxDome Academy, vår kostnadsfria online hubb för
där du kan se och lära dig allt du behöver veta om TaxDome.
För tillfällig personal kan du välja att ge begränsad åtkomst till konton. En tillfälligt anställd kan t.ex. behöva komma åt ett dokument som laddats upp till ett konto, men bara under ett visst skede av arbetsprocessen.
Detta kan enkelt sättas upp och automatiseras i en pipeline. Så här gör du:
1. Bestäm i vilket skede du behöver den tillfälligt anställde för att få tillgång till kundkonton. (Du kan läsa mer om automatiseringar).
2. Gå till inställningarna påpipeline , välj det steg som du vill lägga till automatiseringen i, klicka på länken Lägg till automatiser ingar och välj sedan Uppdatera kontoåtkomst i rullgardinsmenyn. Välj teammedlem(mar) från kontolistan.
Automatiseringen kan konfigureras på olika sätt:
- Byt ut tilldelade till standardanvändare på + Lägg till kontoåtkomst tom:
När ett jobb går in i detta skede blir tilldelade medarbetare inte längre tilldelade, och de som har Default Account Access tilldelas kontot i stället. - Ersätt tilldelade till standardanvändare på + Lägg till konto åtkomst fyllt:
När ett jobb går in i det här skedet blir tilldelade medarbetare inte längre tilldelade, och de som anges i fältet Add Account Access tilldelas kontot istället. - Ersätt tilldelade till standardanvändare av + fältet Lägg till konto åtkomst ifyllt:
När ett jobb går in i detta skede förblir tilldelade medarbetare tilldelade kontot, och de som anges i fältet Add Account Access är också tilldelade. - Byt ut tilldelade till standardanvändare av + Ta bort kontoåtkomst ifylld:
När ett jobb går in i detta skede blir de anställda som anges i fältet Remove Account Access inte längre tilldelade. - Lägg till kontoåtkomst fylld + Ta bort konto åtkomst fylld:
När ett jobb går in i detta skede tilldelas de anställda som anges i fältet Add Account Access kontot, och de som anges i fältet Remove Account Access tilldelas inte kontot.
Att ge en anställd tillgång till alla konton
För att tilldela en anställd till alla konton (både befintliga och de som kommer att läggas till i framtiden):
1. Gå till Inställningar >Team & planer i den vänstra menyraden, navigera till Aktiva teammedlemmar och klicka sedan på medarbetarens namn.
2. Klicka på pennikonen Edit Access Rights och växla sedan till View all accounts.
3. Klicka på Spara. Nu kan den anställde se alla företagets konton i stället för bara de konton som han eller hon har tilldelats.
Visa en anställds konton
Filtrera din kontolista för att se vilka kundkonton som har tilldelats specifika anställda:
1. Gå till Klienter > Konton i den vänstra menyraden och klicka sedan på Filter.
2. Välj teammedlemmar i avsnittet Team .
Visa statistik för anställdas konton
Företagets ägare och administratörer kan se alla anställdas statistik för deras tilldelade konton. Denna statistik finns i widgeten Väntande klientaktivitet på sidan Insikter.
Denna widget visar fakturor, organisatörer, signaturer, förslag och godkännanden som väntar på åtgärd från kunden för en specifik anställd.
Om du vill spåra klientaktivitet för två eller flera teammedlemmar kan du lägga till så många widgetar för väntande klient aktivitet som du behöver. Här kan du läsa mer om widgetenVäntande klientaktivitet.
Ett annat sätt att visa kontostatistik är på sidan Employee's Current Clients. Du hittar den genom att gå till Inställningar > Team & planer i den vänstra menyraden. Klicka på den anställdes namn och gå sedan till fliken Clients . Statistik finns tillgänglig för den anställdes nuvarande och tidigare konton.
Du kommer att se den här informationen:
- ID: kontots unika ID
- Namn: kundens för- och efternamn
- Assigned: det datum då den anställde tilldelades ett konto
- Bokförda fakturor: antalet bokförda fakturor
- Intäkter: det totala beloppet för de betalda fakturorna
- Uppladdade dokument: antalet dokument som laddats upp
- Godkända: antalet godkända dokument
Ta bort anställdas åtkomst till ett konto
Säg att du har ett personligt konto i ditt företag och inte vill att andra teammedlemmar ska se det. Eller så har du gjort några ändringar i dina anställdas roller och uppgifter och vill inte att alla ska ha tillgång till alla konton.
Du kan ta bort anställda från alla klientkonton. (Eller så kan du göra tvärtom: ta bort konton från en anställds lista över tilldelade klienter). Kolla in alternativen nedan.
Varning för detta: Om du har anställda med åtkomsträttigheten Visa alla konton aktiverad måste du först stänga av den åtkomsträttigheten. Detta fungerar dock inte för dina administratörer, eftersom de alltid har tillgång till alla konton.
Så här tar du bort anställda från ett klientkonto:
- Gå till avsnittet Info i kundens profil och klicka på länken Redigera till höger om Kontouppgifter. Alla anställda som har tillgång till kontot visas i fältet Teammedlemmar.
- Klicka på × till höger om en teammedlem för att ta bort dennes åtkomst till ett klientkonto.
- Klicka på knappen Fortsätt och sedan på Spara.
Obs! Ett konto kan inte tas bort från tilldelningen. Om du tar bort alla anställda kommer kontot automatiskt att tilldelas alla som har standardåtkomst till kontot.
Du kan också ta bort ett konto från en medarbetares lista över tilldelade kunder:
- Gå till Inställningar > Team & planer i den vänstra menyraden, klicka sedan på teammedlemmens namn och gå till fliken Klienter .
- Klicka på den röda raderingssymbolen längst till höger om kontonamnet.
- Klicka på Ta bort i popup-fönstret Ta bort bekräftelse . Det valda kontot flyttas sedan till den anställdes flik Tidigare .
Vem kan ge anställda tillgång till konton?
Företagets ägare och administratörer kan alltid ge anställda åtkomsträttigheter till konton. De kan också ge anställda möjlighet att tilldela klienter till teammedlemmar. Om du är företagsägare eller administratör och vill att någon annan i teamet ska kunna tilldela konton följer du dessa steg:
1. Gå till Inställningar > Team & planer i den vänstra menyraden, navigera till Aktiva teammedlemmar och klicka sedan på medarbetarens namn.
2. Klicka på pennikonen Edit Access Rights och slå sedan på Assign teammates (Tilldela kamrater ).
3. Klicka på Spara.
