Windows-app: Begär e-signaturer

Begär e-signaturer från TaxDome Windows desktop app när du laddar upp förberedda dokument och formulär. Ange var du vill att kunderna ska e-signera, infoga fält för skattebetalaren och dennes make/maka och lägg till kunskapsbaserad autentisering (KBA). Aktivera sedan påminnelser så att kunderna inte glömmer att skriva under så snart som möjligt!

Notera: Du måste ladda upp dokument till en toppnivåmapp med Kunden kan se tillgång till att begära e-signaturer.

Täckt här:

Begära e-signaturer i Windows-appen TaxDome
Begäran om e-signaturer från ett gift par
Lägga till en företagsrepresentants e-signatur
Tillämpa signaturmallar

Begära e-signaturer i Windows-appen TaxDome

Att begära e-signaturer på förberedda dokument och formulär:

1. Ladda upp dokumentet till TaxDome Windows app (för hjälp, se demo ovan).

2. Välj det kundkonto som dokumentet är avsett för.

3. Välj en mapp somkunden kan se och som du vill ladda upp dokumentet till, och slå sedan påBegär kundens signatur? Det nya fönstret för signatur öppnas.

4. Välj antingen undertecknaren manuellt (detta kan vara kunden eller en representant för företaget) i rullgardinsmenyn Välj underteck nare, eller använd en signaturmall.

5. Lägg till så många fält för e-signatur som behövs för varje formulär.

6. Klicka på SPARA. När dokumentet har laddats upp skickas ett e-postmeddelande till kunden med en länk till dokumentet i väntan på e-signatur, och dokumentet blir synligt i underfliken Signaturer på deras flik Dokument.

Tips!

Om du vill länka det uppladdade dokumentet till ett jobb aktiverar du Länka till jobb och välj jobbet. Läs mer om att länka element till jobb.
När dokumentet är kopplat till ett jobb kan jobbet automatiskt flyttas till nästa steg i processen pipeline när e-signaturen är klar.

Nedan kan du läsa mer om de numrerade fälten:

1. Välj mall: Om du har skapat signaturmallar för att spara tid med ofta använda formulär väljer du mallen. För mer information om hur du använder mallar, se detaljer nedan.

2. Välj undertecknare: Välj namn på den person som ska skriva under här.

Om du vill lägga till ett fält väljer du kontaktnamnet i rullgardinsmenyn.
För att lägga till ytterligare ett fält för företagets representant, välj deras namn från rullgardinsmenyn (detaljer nedan).
Du kan också lägga till ett fält för ytterligare en undertecknare, t.ex. make/maka (se nedan).

3. Det finns olika fält som du kan dra och släppa i dokumentet:

Underskrift: Dra och släpp detta fält i det dokument där du vill att kunden eller företagets representant ska skriva under.
Initialer: Dra och släpp detta fält på dokumentet där du vill att de ska initiera något.
Datum för undertecknande: Dra och släpp detta fält i det dokument där du behöver datumet. När kunden har undertecknat ett dokument fylls datum automatiskt i datumfälten samt signaturfälten där de undertecknar. Datumet fylls i en företagsrepresentants fält när dokumentet skickas till klienten för att undertecknas. Datum kan inte redigeras.
Textfält: Använd detta som en Post-it-lapp. Dra och släpp det där du vill lägga till en anteckning eller begära ytterligare information. Placera fältet där du vill ha det och klicka sedan på det för att redigera det.

4. Påminnelser: Slå på detta om du vill att ett e-postmeddelande ska skickas till kunden när de inte signerar senast på förfallodagen. Här finns mer information om påminnelser.

5. Kräv KBA: Slå på detta för att använda kunskapsbaserad autentisering (endast tillgängligt för dina amerikanska kunder). Här finns mer information om KBA.

6. Navigeringsknappar: Använd dessa knappar för att gå från sida till sida.

7. Avbryt: Klicka för att avvisa alla ändringar.

8. SPARA: Du kan spara dina ändringar utan att skicka dokumentet. Du kommer fortfarande att kunna granska och redigera det. Dokumentet kommer inte att vara synligt för kunden förrän du klickar på UPLADDA FILER.

Begäran om e-signaturer från ett gift par

Enligt skattereglerna måste makar som lämnar in en gemensam deklaration båda skriva under.

Innan du begär ett pars e-signaturer, se till att...

Makens kontakt är kopplad till skattebetalarens konto. (Här finns mer information om kontakter och konton).
Både skattebetalaren och maken/makan har portalåtkomst till kontot: i kontots kontaktavsnitt, Logga in måste vara aktiverad för båda deras e-postadresser.

Nästa steg:

1. Slå på Begär kundsignatur? precis som du gör när du behöver en person för att e-signera (se ovan). Lägg först till fält för skattebetalaren och välj sedan makens/makans kontaktnamn i rullgardinsmenyn Välj undertecknare .

2. Lägg till fält där maken/makan ska skriva under. För tydlighetens skull används en annan färg för varje undertecknare.

3. Klicka på Skicka för att skicka dokumentet till båda makarna.

Vad händer om du begär e-signaturer från ett gift par?

Båda kontakterna som är kopplade till kontot, skattebetalaren och dennes make/maka, får ett e-postmeddelande med en unik länk till det dokument som väntar på e-signatur.
Båda makarna ser att dokumentet väntar på e-signatur.
Båda makarna ser alla fält som lagts till i dokumentet men kan bara underteckna sina egna.
Du får ett meddelande när en make/maka undertecknar dokumentet; det meddelar dig om den andra maken/makan fortfarande behöver e-signera.
När någon har signerat kan du inte redigera signaturfälten.
Ett dokument är märkt Signed när båda makarna har undertecknat.
Om en av undertecknarna misslyckas med KBA eller avböjer att underteckna måste du ladda upp det förberedda dokumentet igen och begära båda underskrifterna på nytt.

Lägga till en företagsrepresentants e-signatur

Många dokument måste också undertecknas av en skatteberedare. Om flera representanter för företaget ska skriva under lägger du till fälten för dessa signaturer och anger varje teammedlems namn.

När du begär en e-signatur från en teammedlem väljer du namnet i rullgardinsmenyn Välj undertecknare. Tillgängliga fält:

Underskrift: Som standard visas ditt namn. Om du behöver fler signaturfält för ditt företag kan du lägga till fler och sedan redigera namnen.
Datum: Fylls i automatiskt när dokumentet skickas till kunden.

Tips:

Om du behöver ändra ditt namn eller dina initialer klickar du på fältet för att redigera det.
Om ett signaturfält har lagts till för en företagsrepresentant, men dokumentet inte har skickats till kunden, kan fältet redigeras eller tas bort av alla teammedlemmar som har tillgång till kundkontodokumenten.
När du skickar dokumentet till en kund anses dokumentet vara undertecknat av ditt företag, och kunden ser att det är undertecknat av företagets representanter.
Om signaturfält för företagsrepresentanter läggs till i dokumentet, men dokumentet ännu inte har signerats av kunden, kan du fortfarande avbryta begäran om e-signatur.
Ett dokuments verifieringskedja visar vem som har lagt till varje företagsrepresentants signaturfält på dokumentet.

Tillämpa signaturmallar

Att ha signaturmallar sparar tid när du begär e-signaturer på ofta använda blanketter, t.ex. 8879, 8821 eller 2848. Här finns mer information om att skapa mallar.

När du har skapat en mall kan du använda den för att snabba upp processen med att begära underskrifter.

Så här gör du:

1. Begär en e-signatur för alla dokument som laddas upp till mappen med Kunden kan se tillgång.

2. Klicka på Välj mall för att få en rullgardinsmeny. Välj en mall.

Ditt namn kommer automatiskt att fyllas i i firmatecknarens signaturfält.
Dina kunders namn fylls automatiskt i signaturfälten för Undertecknare 1 och Undertecknare 2 .

3. För mer information, läs om signaturinställningar.

Ordningen på de länkade kontakterna i avsnittet Kontouppgifter avgör ordningen på undertecknarna. Om du behöver kan du ändra den förvalda signeringsordningen.