Uppgifter (grundläggande): Skapa och tillämpa mallar

Skapa uppgiftsmallar som du kan använda för att utlösa nya uppgifter, fylla i befintliga uppgifter eller tillämpa med automatiseringar i pipelines. Uppgiftsmallar sparar tid genom att sätta ihop vanligt förekommande uppsättningar av uppgifter och lagra dem för framtida användning. De är särskilt användbara för ofta använda procedurer och för att säkerställa bästa praxis.

Fler användbara instruktionsvideor finns på TaxDome Academy, vår kostnadsfria online hubb för
där du kan se och lära dig allt du behöver veta om TaxDome.

Täckt här:

• Skapa mallar för uppgifter
• Lägga till standardmallar för uppgifter från vårt bibliotek
• Tillämpa uppgiftsmallar
• Lägga till uppgifter som automatiseringar
• Redigera uppgiftsmallar
• Duplicering av uppgiftsmallar
• Radera uppgiftsmallar

Skapa mallar för uppgifter

En uppgiftsmall kan skapas av en företagsägare, en administratör eller en anställd som har fått åtkomsträttigheter för att hantera mallar.

Följ dessa steg för att skapa en uppgiftsmall:

1. Gå till Mallar > Fastamallar i den vänstra menyraden och klicka sedan på Skapa mall.

Eller öppna den här sidan genom att lägga tillSkapa uppgiftsautomatisering när du skapar eller redigerar en pipelineoch sedan klicka på Ny mall.

2. Ange namnet på uppgiftsmallen (t.ex. Prepare 1040) i det obligatoriska fältet.

3. Nu är det klart! Klicka på knappenSave & Exit .

Läs mer om alla funktioner i detaljer:

1. Mallens namn: Det här är vad du ser när du väljer din mall.

2. Tilldelad uppgift: Välj namnet på den teammedlem som du vill tilldela uppgifterna till; du kan också välja flera om projektet kräver mer än en. När du tilldelar en uppgift delas den automatiskt med uppgiftsmottagarna. Mer information om uppgiftsmottagare finns här.

3. Status: Välj den status som uppgifterna ska starta i.

4. Prioritet: Ange vilken prioritetsnivå som uppgifterna ska börja med - LÅG, HÖG, MEDIUM eller URGENT. Standardprioritetsnivån är MEDIUM.

5. Beskrivning: Ange en beskrivning för att definiera uppgifterna (valfritt). Du kan använda textformatering, emoji, punktlistor, numrerade listor och även infoga länkar.

6. Taggar: Lägg till taggar i mallen. Det hjälper dig att kategorisera dina uppgifter och sortera bort onödig information. Använd våra fördefinierade taggar eller skapa nya.

7. Start- och förfallodatum: Ange start- och förfallodatum för uppgifter; dessa anses vara antingen relativa eller absoluta (ungefärliga eller fasta):

• Relativ (standard): Ange en tidsperiod för hur lång tid efter startdatumet som uppgiften ska vara slutförd (t.ex. starta en dag efter att uppgiften skapades; avsluta två veckor efter startdatumet). Om inget startdatum har angetts beräknas förfallodatumet från det datum då uppgiften skapades. Observera att du inte kan ange mer än 10 000 enheter (dagar/månader/år).
• Absolute: Växla till Absolute dates för att ange start- och förfallodatum från kalendern istället (t.ex. 15 april).

Att ange datum är valfritt men kan fungera som ett bra tidshanteringsverktyg för både dig och ditt team. Dessutom får du en påminnelse via e-post tre dagar innan uppgiftens förfallodag.

8. Deluppgifter: Klicka på Subtasks för att lägga till en checklista med uppgifter som måste utföras för att den övergripande uppgiften ska kunna slutföras. Fyll i namnet på underuppgiften och klicka sedan på Lägg till under uppgift för att skapa fler punkter i checklistan.

9. Spara och avsluta, Spara och Avbryt: Klicka på Save & Exit för att spara mallen och gå tillbaka till mallistan, Save för att behålla dina ändringar och fortsätta redigera mallen eller Cancel för att avsluta utan att spara.

Lägga till standardmallar för uppgifter från vårt bibliotek

Vi erbjuder standardiserade uppgiftsmallar, som du också enkelt kan redigera. För att lägga till en uppgiftsmall från vårt bibliotek:

1. Gå till Inställningar > Fasta mallar i den vänstra menyraden och klicka sedan på Kopiera från bibliotek.

2. Klicka på kopieringsikonen till höger om den mall som du vill lägga till.

3. När du lägger till en mall från vårt bibliotek är listorna för tilldelade personer och taggar alltid tomma. Du måste fylla i dem med dina egna val och redigera de andra fälten efter behov. Klicka på mallens namn, gör dina ändringar och klicka sedan på Save & Exit.

Tillämpa uppgiftsmallar

När du har skapat en mall kan du använda den för att påskynda skapandet av uppgifter. Så här gör du:

1. Skapa en ny uppgift eller redigera en befintlig.

2. Klicka på listan Template (Mall) för att expandera den och välj sedan en mall.

3. Fortsätt genom att skapa uppgiften. Du kan nu redigera alla egenskaper som redan har fyllts i, dvs. lägga till eller ta bort underuppgifter, mottagare, taggar osv.

Observera! Ändringar som du gör i en uppgift påverkar inte den valda mallen.

Redigera uppgiftsmallar

Följ dessa steg för att ändra en uppgiftsmall:

1. Gå till Inställningar > Firmamallar i den vänstra menyraden och klicka sedan på uppgiftsmallens namn i listan.

2. Gör ändringar i uppgiftsmallen och klicka sedan på Spara och avsluta.

Duplicering av uppgiftsmallar

Du kan skapa nya uppgiftsmallar från befintliga mallar. Klicka på ikonen med tre prickar längst till höger om uppgiftsmallens namn och välj sedan Duplicera i rullgardinsmenyn. Uppgiftsmallens kopia sparas med lämpligt suffix (t.ex. Form 940 (2)).

Radera uppgiftsmallar

Om du vill ta bort en uppgiftsmall helt går du till Inställningar > Fastamallar i den vänstra menyraden, klickar på ikonen med tre punkter längst till höger om uppgiftsmallens namn, väljer Ta bort i rullgardinsmenyn och klickar sedan på Ta bort igen för att bekräfta.