Pipelines (grundläggande): Hur automatiseringar fungerar

Automatiseringar hjälper dig att spara tid. Du lägger till dem så att en åtgärd automatiskt initieras som nästa steg i workflow -processen när du flyttar ett jobb genom de olika stegen i din workflow.

Fler användbara instruktionsvideor finns på TaxDome Academy, vår kostnadsfria online hubb för
där du kan se och lära dig allt du behöver veta om TaxDome.

Täckt här:

Automatiseringar, förklarade
Lägga till automatiseringar
Ordningsföljden för automationer
Radera automationer
Visning av automatiseringar i pipelines

Automatiseringar, förklarade

Fler användbara instruktionsvideor finns på TaxDome Academy, vår kostnadsfria online hubb för
där du kan se och lära dig allt du behöver veta om TaxDome.

Om du kliar dig i huvudet är en automatisering en mekanism som får ett system att fungera automatiskt. TaxDomeAutomatiseringen i ett system initierar åtgärder för dig, dina teammedlemmar eller dina kunder under de olika stadierna i dina arbetsprocesser. När ett jobb rör sig genom de olika stegen i en pipelineutlöser de automatiseringar som du har ställt in de åtgärder som måste vidtas för att jobbet ska kunna slutföras.

Dessutom inkluderar automatiseringar jobben automove funktion. Du kan ställa in triggers för orsak och verkan, så att ett jobb automatiskt flyttas till nästa steg när alla krav för det aktuella steget är uppfyllda. När en kund till exempel betalar en faktura och skickar in en organizer flyttas jobbet automatiskt till nästa steg i pipelinedär en ny automatisering utlöses (t.ex. skapas en uppgift för ditt team).

Din byrå har till exempel en process för personlig skatt. Du kanske vill ha ett introduktionsmejl och en anpassad organizer som automatiskt skickas till klienten. När klienten sedan skickar in organisatören flyttas jobbet för deras konto automatiskt till nästa steg, t.ex. Tax Prep. Du kanske sedan vill initiera en uppgift som en teammedlem ska slutföra, och så vidare.

Så här kan en exempelprocess för din kund se ut. Du kan se att varje steg kan ha automatiseringar som förenklar din rutin.

Tips! Vänligen se Pipelines (grundläggande): Din första pipeline med automatiseringar handledning där vi förklarar hur en typisk pipeline med mallar och automatiseringar skapas, och vad som händer när du lägger till ett jobb i den och flyttar den vidare.

Följ dessa steg för att komma igång:

1. Ladda ner en pipeline från Marketplace. Detta kommer också att kopiera alla mallar som används i automatiseringar.

2. Välj ett steg, lägg till eller redigera automation(er) som en uppföljning och välj sedan en mall.

3. Bestäm om du vill använda funktionen för automatisk flyttning av jobb. Du kan slå på eller av den för varje steg utom för det sista.

4. Spara den pipeline. När automatiseringen har lagts till kan du se den genom att gå till sidan pipeline sidan och klicka på automationsikonen ovanför scenen.

Lägga till automatiseringar

Innan du skapar automatiseringar bör du fundera över vilka olika steg i din arbetsprocess som kräver en viss typ av uppföljning:

När du har ett uppdrag kan du skriva ner de olika stegen i arbetsprocessen.
Ringa in de steg som kräver uppföljningsåtgärder.
Definiera vad dessa åtgärder är, så att du kan lägga till dem som automatiseringar när du skapar en ny pipeline på TaxDome.

När du vet vilka automationer du vill skapa är nästa steg att lägga till dem i en pipeline:

1. Från inställningarna pipeline väljer du scenen som du vill länka automationen till, klickar på knappen Lägg till automationer eller på en automation om du redan har en, och väljer sedan automationstyp:

Tillämpa mappmall: När ett jobb för en kund går in i det här steget ändras mappstrukturen för dokumenten till en vald mall.
Uppdatera kontotaggar: När ett jobb för en kund går in i detta skede tillämpas en vald tagg automatiskt på kundens konto eller tas bort från det. Du kan också välja att rensa alla kontotaggar.
Skapa faktura: När ett jobb för en kund går in i detta steg skickas en faktura baserad på en vald mall till dem. Den länkas också automatiskt till jobbet.
Skapa arrangör: När ett jobb för en kund går in i detta skede skickas en organizer baserad på en vald mall till dem. Den länkas också automatiskt till jobbet.
Skapa uppgift: När ett jobb för en kund går in i detta steg skapas en uppgift baserad på en vald mall. Den länkas också automatiskt till jobbet.
Skickaförslag: När ett jobb för en kund går in i detta skede skickas ett förslag baserat på en vald mall till dem. Det länkas också automatiskt till jobbet.
Skicka e-post: När ett jobb för en kund går in i det här steget skickas ett e-postmeddelande baserat på en vald mall till dem.
Skicka meddelande: När ett jobb för en kund går in i detta steg skickas ett meddelande baserat på en vald mall till dem. Det länkas också automatiskt till jobbet.
Uppdatera kontoåtkomst: När ett jobb för en kund går in i detta skede uppdateras kontoåtkomstbehörigheterna för de teammedlemmar som har åtkomst till kontot.
Uppdatera jobbtilldelare: När ett jobb för en kund går in i detta skede tilldelas teammedlemmarna automatiskt jobbet och/eller blir av med sina tilldelningar.

2. Välj en mall för din automatisering eller klicka på knappen Ny mall för att skapa en ny mall. När mallen har skapats och sparats kan du välja den i listan.

Om du vill veta mer om hur du skapar mallar kan du följa dessa länkar:

3. Om du vill att ytterligare e-postmeddelanden ska skickas till dina kunder när de inte svarar inom en viss tidsram aktiverar du funktionen Påminnelser (dessa automatiseringar fungerar för organisatörer, förslag, fakturor och meddelanden). Läs mer om påminnelser.

4. Om du vill att din automatisering bara ska utlösas för vissa kunder klickar du på knappen Redigera villkor och lägger sedan till ett villkor. Här kan du läsa mer om villkorliga steg.

5. Lägg till så många automatiseringar för varje steg som behövs.

6. Bestäm om du vill att dina jobb ska flyttas automatiskt till nästa steg när alla tillhörande åtgärder har utförts, t.ex. när organisatören är klar, fakturan är betald osv. Läs mer om automatisk flytt av jobb.

7. Klicka på knappen Spara för att spara dina ändringar.

Ordningsföljden för automationer

Vanligtvis bör du inte vara medveten om ordningen på automatiseringar i ett steg. De utlöses en efter en när ett jobb går in i scenen. Så om ett meddelande skickas till klienten tillsammans med organisatören, sker dessa två händelser nästan samtidigt.

I vissa fall spelar dock ordningen på automatiseringen roll eftersom vissa automatiseringar kan vara beroende av andra. Om du till exempel har automationen Update Account Tags som rensar alla taggar från klientkonton och den villkorliga automationen som bara skickar organisatörer till konton med en viss tagg bör du kontrollera ordningen noggrant. I det senare exemplet kanske du vill placera automatiseringen Update Account Tags på andra plats, annars kommer den villkorliga automatiseringen inte att fungera.

Du kan ändra ordningen på automationer. Du öppnar sidofältet Automations genom att klicka på en automation inne på scenen, hålla muspekaren över Move-ikonen och sedan dra och släppa den.

Radera automationer

Du kan ta bort automatiseringar när du redigerar en pipeline.

1. Från inställningarna pipeline inställningarna väljer du scenen med automatiseringen. Du kan se antalet automationer i ett steg i mitten.

2. Klicka på en automation i scenen eller på länken Edit Automations för att komma till sidofältet Automations .

3. Klicka på papperskorgen till höger om automatiseringen och klicka sedan på Spara.

Visning av automatiseringar i pipelines

Du kan alltid ta reda på vilka automatiseringar som används i en pipeline. Du kan också snabbt lägga till eller ta bort automatiseringar.

Det finns en automatiseringsikon med räknaren ovanför varje steg. Klicka på ikonen för att utforska detaljerna: vilka automatiseringar scenen har och vilka mallar som används. Om det finns villkorliga automatiseringar, kommer de att markeras i enlighet med detta. Rikta markören för att se den tagg som utlöser automatiseringen.
Om det finns ett villkorligt steg ser du länken Stegvillkor ovanför det. Klicka för att utforska vilka taggar som används som triggers.
Om du vill göra ändringar i pipelineklickar du på länken Lägg till automatiseringar eller Lägg till taggar . Då öppnas fönstret Edit pipeline.