Taggar (grundläggande): Tillämpa & sätt att använda

En tagg är en etikett som kan användas för att hitta eller gruppera dina kundkonton, kontakter, tidsposter och uppgifter. Här får du lära dig hur du kan använda taggar i hela systemet, antingen manuellt eller via pipeline automatiseringar.

Täckt här:

• Olika sätt att använda taggar på konton
• Taggar i kontakter
• Taggar i tidrapporter
• Taggar i uppgifter
• Hur vet jag var specifika taggar används?
• Anpassa en lista med taggar
• Sätt att filtrera med taggar

Olika sätt att använda taggar på konton

Även om användningen av taggar inte är begränsad till konton i TaxDome är det här du kan få ut det mesta av dem. Taggar kan göra det möjligt för dig och ditt team att kategorisera dina kunder baserat på plats eller en tjänst du tillhandahåller dem. Taggar kan till och med göra att du snabbt kan avgöra om du behöver lämna in en förlängning för dem utan att söka igenom varje klientpost. 

Nedan kan du läsa om olika sätt att använda taggar på konton:

• I lösvikt
• Vid import
• Inre kundkonton
• Från ett jobbkort
• Beroende på arrangörens svar
• I pipelines

Du kan se alla taggar som har använts under fliken Info för varje klientkonto eller i listan Konton. Om ett klientkonto har tilldelats flera taggar visas bara den första taggen i listan. Håll muspekaren över bubblan som visar antalet taggar för att se de andra taggarna som tilldelats det här kontot.

Tillämpa taggar på konton i bulk

När du behöver använda taggar på flera kundkonton kan du använda bulktaggar i stället för att använda en tagg i taget för att få jobbet gjort snabbare:

1. Gå till Clients > Accounts i den vänstra menyraden och markera sedan kryssrutorna bredvid de klientkonton som du vill tagga. Om du vill markera alla klienter klickar du på den översta kryssrutan.

2. Klicka på knappen Hantera taggar.

3. Du kommer att se en lista med alla dina taggar. För varje tagg väljer du ett av dessa alternativ:

• Gör ingenting: Taggen kommer inte att tilldelas kontot. Om ett konto redan har en tagg kommer den att ligga kvar där.
• Tilldela till alla: Taggen kommer att tilldelas alla valda konton.
• Ta bort från alla: Om något av de valda kontona har en viss tagg tas den bort.

4. Klicka på Tilldela taggar.

Använda taggar på konton under import

Vid import av kundkonton finns det två alternativ för taggar:

• Skapa taggar automatiskt och använd dem på rätt konton genom att inkludera taggar i kalkylbladet.
• Använd befintliga taggar under importen - på så sätt kan du använda samma taggar på alla importerade klienter.

Inkludera taggar i ditt kalkylblad

Den här metoden är mycket tidsbesparande eftersom du inte behöver lägga tid på att skapa taggar i TaxDome. Du kan också använda olika taggar för olika konton. 

1. När du förbereder en CSV-fil för import lägger du till kolumner med de nödvändiga taggarna för kunder och kontakter (om sådana finns). Om du vill att flera taggar ska tillämpas på ett konto ska du skilja namnen åt med kommatecken. 

Taggar som du ännu inte har kommer att skapas automatiskt under importen.

2. Starta importprocessen. I det andra steget av importen (kartlägga konton) väljer du Kartlägg till fastighet i rullgardinsmenyn Åtgärd och Taggar i fältet Konto för dina kontotaggar. 

Nu är det klart! När importen är klar har du skapat dina taggar och använt dem på konton.

Tillämpa befintliga taggar under import

Om du inte vill lägga till taggar i kalkylbladet kan du ändå göra det medan du importerar. Gör så här:

Starta importprocessen. I det tredje steget av importen (inställningar) väljer du de taggar som du vill använda för de konton som du flyttar till TaxDome.

Observera! De taggar du väljer kommer att tillämpas på alla importerade konton, så om du vill använda olika taggar för olika konton måste du förbereda separata kalkylblad för varje uppsättning taggar.

Använda taggar i kundkonton

Du kan också använda taggar för ett konto när du skapar kont ot eller vid ett senare tillfälle. Följ dessa steg för att tilldela ett konto en eller flera taggar:

1. Gå till Clients > Accounts i den vänstra menyraden, öppna klientkontoprofilen, välj Info i menyraden, och klicka sedan på knappen Edit. Du kommer att se alla taggar som tillämpas på kontot under Tags.
2. Klicka på Taggar för att öppna rullgardinsmenyn med tillgängliga taggar. Välj så många som behövs, klicka på knappen Fortsätt och klicka sedan på Spara.

Taggar i kontakter

Du kan använda taggar på kontakter när du lägger till eller redigerar dem.

Taggar i tidrapporter

Taggar kan också hjälpa dig att organisera tidsposter. Taggar kan läggas till när du skapar eller redigerar tidsposter.

För att se alla taggar som tilldelats dina tidsposter, gå till Fakturering > Tidsposter i den vänstra menyraden.

Taggar i uppgifter

Taggar kan läggas till när du skapar eller redigerar en uppgift och är i slutändan användbara för att sortera uppgifter.

Du kommer att kunna se alla tilldelade taggar i din lista över uppgifter. Om en uppgift har mer än en tagg visas bara den första taggen. Håll muspekaren över bubblan som visar antalet taggar för att se de andra taggarna.

Hur vet jag var specifika taggar används?

För att få en tydlig översikt över var taggarna används, gå till Mallar > Taggar i den vänstra menyraden.

Beskrivning av de tillgängliga kolumnerna:

• Konton. Visar antalet konton med en viss tagg.
• Arkiverade konton. Visar antalet arkiverade konton med en viss tagg.
• Väntande uppgifter. Visar antalet väntande uppgifter med en viss tagg.
• Avslutade uppgifter. Visar antalet slutförda uppgifter med en viss tagg.
• Pipelines (rörledningar). Visar antalet pipelines som har villkor med en viss tagg.

För att se enheter med en specifik tagg, klicka på den ljusblå siffran i valfri kolumn.

Anpassa en lista med taggar

Du har möjlighet att justera tabellkolumnerna enligt dina önskemål. Сlicka på kugghjulsikonen som finns i det övre högra hörnet av tabellen:

1. Dra och släpp kolumnnamnen för att ändra deras ordning.
2. Markera eller avmarkera rutan bredvid kolumnnamnet för att växla visning.
3. Klicka på Apply för att spara dina ändringar.

Sätt att filtrera med taggar

Taggar är praktiska när du behöver leta efter specifika typer av kunder, kontakter eller uppgifter. Du kan t.ex. snabbt vilja hitta alla kunder som behöver en blankett 1040 eller 5471. Det finns tre sätt att filtrera:

• Filtrera din kontolista genom att välja en tagg
• Filtrera din kontolista genom att välja eller utesluta taggar
• Filtrera din uppgiftslista, tidsposter eller kontakter genom att välja flera taggar

Filtrera din kontolista genom att välja en tagg

Filtrera genom att välja en tagg:

1. Gå till Clients > Accounts i den vänstra menyraden.

2. Klicka på valfri tagg.

Du kommer då att se alla klientkonton och kontakter med den taggen.

Filtrera din kontolista genom att välja eller utesluta taggar

Om du vill filtrera kontolistan genom att välja eller utesluta taggar klickar du på knappen Filter , väljer Is eller Is not och väljer sedan taggarna. Så här fungerar det:

• Visar en lista över konton med de taggar du valt (t.ex. alla skattekunder)
• Visar inte en lista över konton utan de taggar som du har valt (t.ex. alla kunder som inte är dina bokföringskunder)

Här följer en översikt över hur du använder filter.

Filtrera din uppgiftslista, tidsposter eller kontakter genom att välja flera taggar

Om du vill filtrera din aktivitetslista, dina tidsposter eller dina kontakter genom att välja taggar, gör du så här:

1. Klicka på rullgardinsmenyn + Filter längst upp till vänster på sidan Uppgifter, Tidsposter eller Kontakter och välj Taggar och en av parametrarna:

• Om du väljer is visas enheter som innehåller taggar som valts i filtret
• Om du väljer is not visas alla enheter som inte innehåller de taggar som valts i filtret

2. Välj önskade taggar och klicka på Apply.

Listan kommer sedan att begränsas till uppgifter, tidsposter eller kontakter med de taggar du har valt.